Zgodnie z obowiązującymi przepisami firma musi zapłacić podatek VAT od wykonanej sprzedaży. Obowiązek musi być spełniony nawet, jeśli wierzyciel nie uzyskał faktycznego wpływu gotówki. To rodzi pewne problemy związane z płynnością finansową, szczególnie jeśli portfel klientów składa się z niesolidnych płatników.
Udzielanie odroczonego terminu płatności jest w wielu branżach standardem wymiany handlowej, dlatego firmy nie mogą sobie pozwolić na utratę przychodów, jaka mogłaby powstać w wyniku rezygnacji z kredytowania odbiorców. W praktyce, zdarza się, że odbiorca nie płaci za towar czy usługę lub opóźnienie płatności jest na tyle duże, że mocno ogranicza płynność finansową wierzyciela a windykacja nie zawsze jest skuteczne. Narzędzie, które stworzył ustawodawca dyscyplinuje dłużników oraz poprawia cash flow wierzyciela.
Powinno być łatwiej
Od 1 grudnia 2008 roku zaczęły obowiązywać przepisy, które umożliwiają zdyscyplinowanie dłużnika do zapłaty lub częściowe odzyskanie należnej wierzycielowi kwoty. Dotyczą one tak zwanej ulgi na złe długi. Choć rozwiązanie nie jest nowe, można wnioskować, że jest bardziej skuteczne niż występujące w poprzedniej wersji. Dotychczas wierzyciel w celu skorzystania z ulgi na złe długi musiał uprawdopodobnić nieściągalność należności. W wielu przypadkach było to bardzo trudne. Nowe rozwiązanie umożliwia odzyskanie zapłaconego podatku VAT w momencie, kiedy sprzedający nie otrzyma pieniędzy już po upływie 180 dni od wyznaczonego terminu płatności.
Jednak nie są to jedyne zmiany. Skrócił się również okres, za który można dokonać korekty VAT. Poprzednio wynosił 5 lat, po zmianie są to już tylko 2 lata, czyli należności przeterminowane dłużej niż 2 lata nie mogą być przedmiotem dokonania korekty.
Trzeba trzymać się zasad
W celu dokonania korekty należy najpierw zawiadomić dłużnika, że wierzyciel chce skorzystać z ulgi na złe długi. Niesolidny kontrahent musi potwierdzić, że takie zawiadomienie do niego dotarło. W tym celu można stosować przepisy Ordynacji podatkowej o doręczeniach. Precyzują dokładnie, kiedy można uznać pismo, jako doręczone. Na przykład zgodnie z nimi pismem doręczonym może być nawet takie, którego odbioru dłużnik odmówił. Najskuteczniejszą drogą zawiadomienia dłużnika może być wykorzystanie działu handlowego firmy. Handlowcy na bieżąco pracują w obszarze działalności dłużnika lub wiedzą, w jaki sposób i gdzie dostarczyć zawiadomienie, gdy dłużnik nie prowadzi już działalności. Alternatywą jest oczywiście poczta.
Nie istnieją żadne sztywne wytyczne co do formy zawiadomienia. Na pewno trzeba dokładnie sprecyzować wierzytelność, której ma dotyczyć korekta podatku. Jeśli w ciągu 14 dni od otrzymania takiego zawiadomienia dłużnik nadal nie zapłaci, wówczas można przystąpić do korekty VAT. Korekta powinna być przeprowadzona w okresie, w którym wierzyciel otrzymał potwierdzenie odbioru pisma.
Z ulgi można skorzystać tylko w przypadku, gdy na dzień dokonania korekty wierzyciel i dłużnik są czynnymi podatnikami VAT. Ponadto dłużnik nie może być objęty postępowaniem upadłościowym lub likwidacją. Ten drugi warunek dotyczy tylko momentu dokonania sprzedaży. W momencie korekty nie ma znaczenia, czy dłużnik objęty jest upadłością lub likwidacją.
Kolejny warunek związany jest z obowiązkiem wykazania przez wierzyciela w przeszłości sprzedaży (dotyczącej korygowanej należności) i związanego z nią należnego podatku w deklaracji VAT. W tym celu bezcenne będzie archiwum faktur. Dodatkowo trzeba pamiętać, że dług, którego dotyczy korekta nie może być wcześniej sprzedany.
Korekta dotyczy nie tylko obrotu wierzyciela, ale musi ją zrobić również dłużnik. Dla dłużnika nie będzie to korzystna zmiana, bowiem zmieni się kwota od której naliczany jest podatek. Z tego powodu o korekcie trzeba obowiązkowo poinformować urząd skarbowy dłużnika.
Kiedy wierzyciel może już dokonać korekty podatku, powinien do deklaracji, w której dokonuje korekty, załączyć taką informację dla urzędu skarbowego. O dokonanej korekcie znowu trzeba poinformować dłużnika, a kopię tego pisma przesyłać do urzędu skarbowego.
Moment powstania zaległości
Nowe przepisy obowiązują od 1 grudnia 2008 roku, ale wierzyciel może mieć wątpliwości, czy ulga dotyczy zaległości powstałych już po wejściu w życie ustawy, czy obejmuje również długi, które powstały jeszcze przed zmianą przepisów. W związku z tym, że nie ma żadnych wytycznych w tej kwestii, można wnioskować, iż dotyczy ona również długów powstałych przed wprowadzeniem zmian. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami nie mogą to być wierzytelności starsze niż dwa lata, licząc od terminu płatności.
Wprowadzenie zmian w uldze na złe długi powinno poprawić płynność finansową. Wierzyciel w części odpowiadającej wartości podatku VAT może odzyskać pieniądze. Po drugie, korekta może mobilizować dłużnika do uregulowania zobowiązania, ponieważ będzie unikał konfrontacji z organami skarbowymi i musiał dokonać korekty swojego podatku. A to będzie się wiązać z dopłatą podatku, powiększoną o odsetki karne.
Paweł Leśniakowski