Nawet najlepszy menedżer nie może zapobiec takim zdarzeniom w firmie, które mogą zagrozić wizerunkowi organizacji czy bezpieczeństwu ludzi. Może natomiast i wręcz powinien zrobić wszystko, żeby zminimalizować to ryzyko. Dodatkowo menedżer musi przygotować procedury postępowania na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń. W sytuacji zagrożenia nikt nie ma czasu, żeby zastanawiać się, co należy robić. Tu musi działać absolutny automatyzm.
Co może się zdarzyć?
Odpowiedź jest jedna: wszystko. Najlepsze scenariusze pisze bowiem życie. Trudno jednak organizować funkcjonowanie firmy pod tym kątem. Wystarczy, że menedżerowie wyszkolą zespół i wdrożą procedury na wypadek sytuacji, które są do przewidzenia, które już firmę dotknęły czy dotykają. Co prawda w każdej branży będą one inne, ale jest też część dotycząca wszystkich.
Wyciek danych
Każdą firmę może dotknąć wyciek informacji niejawnych, poufnych danych, tajemnic handlowych. Przyczyna może leżeć po stronie człowieka, ale i technologii. Jakie procedury zapewnią bezpieczeństwo i co robić, kiedy dojdzie do „przecieku”?
● Czynnik ludzki to na ogół pracownik, który świadomie bądź nieświadomie udziela informacji o tajnych danych innym osobom, np. konkurencji. Dlatego do firmy powinny mieć wstęp tylko osoby znane, posługujące się identyfikatorem (pracownicy) albo zaproszone na spotkanie biznesowe, zweryfikowane np. przez ochronę.
● Rozmowy i korespondencja, dotyczące niejawnych informacji, powinny być dobrze chronione, np. rozmowy odbywać się za zamkniętymi drzwiami.
● Mało prawdopodobne, żeby z firmy wyciekło coś, o czym nikt nie wie. Dlatego im mniej osób dopuszczonych do tajemnicy, tym większe prawdopodobieństwo ustrzeżenia firmy przed wyciekiem poufnych informacji (umowy handlowe, innowacyjne rozwiązania produktowe, organizacyjne, cenniki itp.). Do tajnych danych powinni mieć dostęp tylko niezbędni ludzie.
● Pliki i dokumenty zawierające tajne informacje trzeba przechowywać tylko w sobie znanym i dostępnym miejscu. Jeśli trzeba o nich z kimś rozmawiać, powinno się pokazywać je w swoim pomieszczeniu/stanowisku pracy, na własnym monitorze. Nie wolno przesyłać ich pocztą elektroniczną, udostępniać sieciowo, pożyczać czy kopiować.
● Ochrona/sekretarka firmy musi być wyczulona na wnoszenie/wynoszenie i używanie przez gości mobilnego sprzętu, np. dyktafonów, telefonów komórkowych, laptopów, palmtopów, przenośnej pamięci. Trzeba wyraźnie określić warunki użytkowania tego typu urządzeń w miejscu pracy, a przede wszystkim kopiowania na nie danych.
● Pracownicy powinni przebywać w firmie i korzystać z zasobów sieciowych tylko w godzinach pracy firmy. Ich aktywność w innym czasie powinna być ustalona z przełożonymi, a nawet wymagać zgody. To samo dotyczy dostępu do danych dla osób przebywających w delegacji.
● Zabieranie pracy do domu zawsze powinno być wcześniej uzgodnione z przełożonymi. Generalnie powinna obowiązywać zasada: nie zabieramy niedokończonej pracy do domu ani w formie papierowej, ani elektronicznej (często wysyłanej na prywatną skrzynkę e-mailową).
● Dane muszą być chronione przez system informatyczny, który je systematycznie kopiuje i przechowuje, ponieważ komputery czasem się psują.
● Na bieżąco powinna odbywać się kontrola aktualnych uprawnień/dostępu pracowników. Ich stanowiska się zmieniają, zakres obowiązków także, a uprawnienia/dostępy często pozostają niezmienione. Błąd - muszą odpowiadać aktualnym potrzebom wynikającym z zajmowanego w firmie stanowiska.
● Jeśli dojdzie do wydostania się tajnych danych na zewnątrz, trzeba ustalić, jakiego były typu, kto miał do nich dostęp i dlaczego mógł chcieć je uzyskać.
● Jeśli w grę wchodzi wyciek danych w formie elektronicznej, nieodzowna będzie pomoc doświadczonych informatyków, którzy zdołają prześledzić, kto z danych zasobów korzystał, kiedy, skąd i czy miał prawo.
● W przypadku wycieku danych elektronicznych trzeba odłączyć dyski sieciowe i zaczekać, aż specjaliści skończą pracę i znajdą winowajcę; inaczej zdoła zatrzeć ślady przestępstwa.
● Pracownik, z którego winy doszło do wycieku tajnych informacji, zawsze musi ponieść konsekwencje, bez względu na to, czy było to celowe działanie, czy wynikło z jego niewiedzy.
Nawet najlepsze procedury bezpieczeństwa nie uchronią danych w 100%. Dlatego najważniejsze, by dostęp do nich był starannie wyselekcjonowany.
Wypadek przy pracy
Wszystkie nieszczęśliwe, nagłe zdarzenia, wywołane przez czynnik zewnętrzny, które powodują uraz lub śmierć pracownika, zalicza się do kategorii wypadków przy pracy. Wypadek może się zdarzyć w trakcie wykonywania codziennych zadań, polecenia przełożonego albo kiedy pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy, np. w drodze z siedziby firmy do miejsca wykonywania pracy. Rodzajów takich zdarzeń jest kilka: wypadek zbiorowy, ciężki wypadek przy pracy, wypadek śmiertelny. Jak należy postępować, zanim do biura firmy zapuka prokurator?
● Wyznaczyć konkretną osobę, która załatwia w firmie sprawy pracownicze (w tym wypadki przy pracy), np. kadrowca.
● Poinformować pracownika przez kadrowca o obowiązku zgłaszania wszystkich wypadków, jakie przytrafią się jemu lub innym w czasie pracy.
● Obowiązkowo wystawić skierowanie na szkolenia BHP i pouczyć o ewentualnych zagrożeniach, które mogą się przytrafić na danym stanowisku.
● Jeśli dojdzie do wypadu, koniecznie trzeba to zgłosić odpowiednim służbom (np. pogotowie ratunkowe, straż pożarna, policja). Pisemne zgłoszenie wypełnia poszkodowany (o ile jego stan na to pozwala) i świadkowie zdarzenia.
● Jeśli miejscem wypadku był teren zakładu pracy, trzeba dany obszar zabezpieczyć, aby zminimalizować zagrożenie dla pozostałych pracowników oraz nie zatrzeć śladów zdarzenia, które pozwolą ustalić biegłym przyczyny.
● Zwołać zespół powypadkowy, który zajmie się wyjaśnieniem okoliczności zdarzenia, a także zgłosić zaistnienie wypadku do właściwego inspektora pracy.
● Zespół powypadkowy kompletuje dokumentację powypadkową, a następnie sporządza protokół powypadkowy i wpis w rejestrze wypadków przy pracy.
● Przekazać pracownikowi informację o przysługujących mu (bądź nie) świadczeniach z ubezpieczenia społecznego.
● Jeśli zdarzenie nastąpi w drodze do/z miejsca pracy, należy ustalić okoliczności i wpisać w karcie wypadku „w drodze do pracy” lub „w drodze z pracy”.
Przytoczone czynności wydają się oczywiste do czasu faktycznego zdarzenia. Kiedy do niego dojdzie, jedni tracą głowę i się wycofują, inni są nadaktywni, jeszcze inni szukają kozła ofiarnego, na którego można zrzucić winę. Czytelne procedury bezpieczeństwa wszystkim oszczędzą wielu przykrości i nerwów.
Przypadek losowy
Naprawa instalacji elektrycznej może doprowadzić do pożaru. Wystarczy iskra i tragedia gotowa. Niezabezpieczone okno może z kolei kusić złodzieja do opróżnienia magazynu pełnego cennego towaru, a niechlujstwo doprowadzić do skażenia żywności. W dwóch pierwszych przypadkach dokładny opis postępowania pozwoli opanować chaos, który niechybnie zapanuje. Pracownicy muszą mieć pod ręką wykaz telefonów alarmowych, spis osób, które trzeba natychmiast powiadomić. W trzecim przypadku najważniejszy jest krótki, czytelny komunikat do mediów i późniejsze przekazywanie istotnych faktów. Ukrywanie czegokolwiek bardzo szybko może się zemścić. W danej chwili firma poniesie straty materialne i utraci dobrą opinię. W przyszłości nikt jej nie zaufa.
Procedury nie zadziałały
Znany obrazek - sygnał alarmowy w firmie wyje i nikt nie może go wyłączyć, bo jedyna osoba, która ma klucze do budynku, nie odbiera telefonu. Ktoś powie - procedury nie zadziałały. Nic bardziej błędnego. Zawinił człowiek, który je układał, i ten, który nie potrafił na gorąco wybrnąć z sytuacji. Nie sposób bowiem ułożyć w procedury każdego zdarzenia, dlatego zdrowy rozum zawsze jest w cenie.
Dorota Dąbrowska