Przedsiębiorcy proponują, aby skrócić okres przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej oraz umożliwić ich przechowanie w formie elektronicznej. Chcą też, aby dokumenty te były przechowywane tylko do czasu przejścia ubezpieczonego na rentę lub emeryturę. Ich zdaniem przechowywanie przez 50 lat dokumentów na przykład 65-letniego mężczyzny jest bezpodstawne. Takie rozwiązanie powoduje duże koszty związane z opłacaniem archiwum lub zatrudnieniem osoby, która zajmuje się porządkowaniem dokumentów.
ZUS twierdzi, że skrócenie okresu przechowywania dokumentów może spowodować problemy z uzyskaniem w przyszłości świadczeń. Archiwiści twierdzą natomiast, że rozwiązanie proponowane przez pracodawców będzie możliwe do wprowadzenia dopiero, gdy dokumenty będą potwierdzane bezpiecznym podpisem elektronicznym.
Dokumenty do emerytury
Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej określa art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2004, nr 39, poz. 353 z późn. zm.). Wcześniejsze problemy z dokumentowaniem wysokości zarobków przez osoby ubiegające się o renty i emerytury spowodowały, że ustawodawca od 1 stycznia 2003 r. wprowadził obowiązek przechowania przez pół wieku list płac i kart wynagrodzeń. Było to podyktowane tym, że zgodnie z obowiązującymi przepisami ubiegający się o renty lub emerytury mogą przedstawić w ZUS zaświadczenia o wysokości zarobków z dowolnie wybranych 20 lat z całego okresu pracy lub z 10 kolejnych lat. Według Teresy Guzelf, dyrektora Departamentu Świadczeń Pieniężnych ZUS, istnieje więc potrzeba zapewnienia ubiegającym się o świadczenia możliwości otrzymania od płatników składek zaświadczeń potwierdzających wysokość wynagrodzeń nawet z odległych lat.
Jolanta Louchin, dyrektor Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku dodaje, że 50-letni okres przechowywania dokumentacji jest różnie ustalany. W przypadku dokumentacji osobowej jest liczony od daty zwolnienia pracownika z pracy, a płacowej od roku następnego po tym, w którym nastąpiła wypłata.
Kosztowne archiwa
- Firmy, przechowując dokumenty przez 50 lat, ponoszą ogromne koszty. Dlatego trzeba nie tylko skrócić ten okres, ale też wprowadzić możliwość ich archiwizowania w formie elektronicznej - mówi Jeremi Mordasewicz, przedstawiciel PKPP Lewiatan w Radzie Nadzorczej ZUS.
Pracodawcy zwrócili się w tej sprawie do sejmowej Komisji Nadzwyczajnej Przyjazne Państwo. Według zapewnień Janusza Palikota, przewodniczącego tej komisji, posłowie wkrótce zajmą się tą propozycją.
- To rozwiązanie jest dobre dla pracodawców, ale niekoniecznie dla pracowników. W naszym archiwum przechowujemy dokumentację 0,5 mln osób i z tego powodu trudno sobie wyobrazić, aby te dokumenty zeskanować - mówi Zbigniew Madej, rzecznik prasowy Kompanii Węglowej.
Podobnie uważa Radosław Kazimierski, rzecznik prasowy Poczty Polskiej. Jego zdaniem koszty związane z utrzymaniem archiwów pracowniczych są wprawdzie wysokie, ale firmy ponoszą je dla dobra pracowników.
- Nie możemy pozbawić prawa do emerytury osób, które u nas pracowały, a z różnych powodów utraciły świadectwa pracy lub zaświadczenia o wysokości zarobków - mówi Radosław Kazimierski.
Natomiast mali i średni przedsiębiorcy proponują oddać pracownikom ich dokumentację. Według Jana Barana, prowadzącego firmę usługową na Śląsku, nie ma czasu i pieniędzy na zajmowanie się dokumentacją swoich byłych pracowników i to oni powinni samodzielnie archiwizować dokumenty płacowe.
- Inaczej dochodzi do takiej sytuacji, że pracownik pracuje u mnie trzy miesiące, a ja później muszę przechować jego dokumenty przez pół wieku - denerwuje się.
Jak ustaliliśmy, minimalna cena za przechowanie jednego metra bieżącego dokumentacji w wyspecjalizowanym archiwum wynosi 15 zł za cały 50-letnim okres. A za jednego zatrudnionego w ciągu dziesięciu lat pracodawca gromadzi około 1 metra dokumentów. Mało która firma stosuje jednak tak niskie stawki, a pracodawcy muszą dodatkowo płacić za każdą dodatkową czynność archiwisty, na przykład gdy chcą uzyskać akta konkretnego pracownika albo zlecą uporządkowanie przechowywanych dokumentów.
Potrzebne dokumenty
- ZUS stoi na stanowisku, że istnieje bezwzględna konieczność zachowania 50-letniego terminu przechowywania dokumentacji - mówi Teresa Guzelf.
Tłumaczy, że skrócenie tego okresu spowodowałoby, że ZUS nie miałby możliwości kontrolowania prawdziwości zaświadczeń o wysokości zarobków. Zakład negatywnie ocenia też propozycję ograniczenia obowiązku przechowywania przez płatników składek dokumentacji płacowej jedynie do formy elektronicznej.
- Obecnie dokumentem potwierdzającym wysokość płac jest zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na formularzu ZUS Rp-7 - tłumaczy Teresa Guzelf.
Natomiast Jarosław Porazinski, prezes Stowarzyszenia Archiwistów Polskich podkreśla, że dokumenty pracownicze można będzie przechowywać w formie elektronicznej, gdy będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Wtedy będą stanowić pełnoprawny dowód dla ZUS.
- Jeśli dokumentacja ta jest potrzebna ubezpieczonemu i ubezpieczycielowi, a konieczność jej przechowywania wymusza państwo, to kosztami nie powinni być obciążani wyłącznie pracodawcy - mówi Jarosław Porazinski.
1 metr bieżący dokumentacji przypada na jednego pracownika za 10-letni okres jego pracy
15 zł wynosi najniższa opłata za przechowanie 1 metra dokumentacji przez 50 lat
Dokumentacja pracownicza
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
BOŻENA WIKTOROWSKA
bozena.wiktorowska@infor.pl