Skuteczne ubieganie się o dotację z programów unijnych jest procesem złożonym. Doświadczenia w ubieganiu się o fundusze UE wskazują na szereg elementów, które wpływają na pozytywny wynik procesu i tworzą model zarządzania pozyskiwaniem dotacji, składający się z trzech etapów:
- Etap analizy - Identyfikacja
- Etap aplikowania - Wniosek
- Etap rozliczania - Realizacja
Pierwszym krokiem jest analiza krótkoterminowych (dwa, trzy lata) i długoterminowych (lata 2007-2013) planów rozwojowych przedsiębiorstwa. W ten sposób zostaną zidentyfikowane wszystkie projekty, które mogą kwalifikować się do współfinansowania z funduszy UE. Zestawienie planów przedsiębiorstwa z dostępnymi źródłami dofinansowania oraz terminami naboru wniosków może stworzyć długoterminową strategię ubiegania się o fundusze.
Obszar analiz powinien obejmować planowane inwestycje, prace badawczo-rozwojowe, szkolenia pracowników i inne dziedziny finansowane z funduszy UE.
Analiza konkretnych projektów ma pomóc w ustaleniu dostępnych źródeł dofinansowania wraz z oceną szansy pozyskania wsparcia. Na tym etapie należy zweryfikować formalne oraz merytoryczne kryteria dostępu do programu.
Podczas analizy należy zbadać m.in., do jakiej kategorii należy przedsiębiorca (np. mały, średni lub duży), ponieważ część programów adresowanych jest wyłącznie do MSP. Ważna jest analiza zakresu działalności, gdyż niektóre rodzaje są wyłączone ze wsparcia przyznawanego w ramach pomocy regionalnej. Natomiast katalog kosztów kwalifikowanych wskazuje, które koszty podlegają refundacji (może się okazać, że istotna część kosztów projektu nie podlega refundacji, a zatem przygotowanie wniosku jest bezcelowe). Kluczową kwestią jest także harmonogram projektu. Należy pamiętać, że inwestycję można rozpocząć zazwyczaj dopiero po dniu złożenia wniosku. Wytyczne unijne wskazują, że za datę rozpoczęcia inwestycji należy rozumieć podjęcie prac budowlanych lub zobowiązania do zamówienia urządzeń.
Prawidłowe przeprowadzenie etapu identyfikacji oszczędza czas przygotowania dokumentacji projektu, który nie spełnia kryteriów danego programu i nie ma szans na wsparcie. Należy pamiętać, że zarówno przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej, jak również rozliczanie projektu, oznacza dla przedsiębiorcy konieczność zaangażowania kilku osób. Na tym etapie warto zastanowić się, czy firma posiada wystarczające zasoby do przeprowadzenia wszystkich prac, czy też lepszym rozwiązaniem jest współpraca z firmą doradztwa dotacyjnego.
UDZIAŁ UNIJNEJ DOTACJI W WARTOŚCI PROJEKTU*
Maks. 50 proc. województwo podkarpackie, małopolskie, opolskie, lubuskie, kujawsko-pomorskie, warmińsko-mazurskie, podlaskie, świętokrzyskie, łódzkie
Maks. 40 proc. województwo śląskie, dolnośląskie, wielkopolskie, zachodniopomorskie, pomorskie, mazowieckie do 2011 roku
Maks. 30 proc. Warszawa, mazowieckie od 2011 roku
* mikroprzedsiębiorstwa i małe firmy mogą dostać 20 proc., a średnie firmy o 10 proc. większą dotację
MICHAŁ KLIMCZAK
Senior Consultant PNO Consultants