Rozkład czasu pracy odnosi się do dwóch form, w których jest planowana praca. Jedna z nich dotyczy rozkładu (rozkładów) wprowadzanego przez pracodawcę w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub - w przypadku gdy pracodawca nie wydaje tych przepisów wewnątrzzakładowych - obwieszczeniu odnoszącym się do czasu pracy, gdzie są wyznaczone ogólne ramy, które pracodawca powinien zachować planując pracę. Druga forma to indywidualne oznaczenie dni i godzin pracy, czyli harmonogram lub grafik czasu pracy.
Układ zbiorowy pracy, regulamin pracy czy obwieszczenie określa m.in. rozkłady czasu pracy obowiązujące w zakładzie pracy. Mogą to być rozkłady stałe, gdzie zapisy przepisów wewnątrzzakładowych w pełni i wyczerpująco określają dni oraz godziny pracy pracowników. Przy stosowaniu zmiennej liczby godzin pracy czy różnych pór jej wykonywania przez poszczególne osoby nie można w przepisach wewnętrznych wprowadzić stałych, skonkretyzowanych rozkładów. Dlatego stosowane są harmonogramy czasu pracy, w których - w granicach wyznaczonych przez ogólny, regulaminowy rozkład czasu pracy - wskazuje się na konkretne dni i godziny pracy poszczególnych osób.
Przez harmonogramy należy zwykle rozumieć zindywidualizowane rozkłady czasu pracy dla danego pracownika tworzone na określone przedziały czasu. Harmonogramy są niezbędne wszędzie tam, gdzie występuje zmienność godzin pracy, w szczególności przy jednoczesnej zmienności liczby godzin pracy w poszczególnych dniach i różnych dniach pracy.
Rozkład czasu pracy określa dni i godziny pracy pracowników (pracownika), w granicach, jakie tworzy system czasu pracy, którym pracownicy (pracownik) są objęci. Może wyznaczać przedział czasu, w którym można planować pracę poszczególnych osób lub wskazywać skonkretyzowane dni i godziny pracy.
Polecamy: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami
Planowanie pracy w przypadku stałego rozkładu czasu pracy
Pracodawca jest związany zapisami układu zbiorowego, regulaminu pracy czy obwieszczenia i zlecając pracownikom "zwykłą" pracę nie może wykraczać poza zakres godzinowy i dzienny wynikający z postanowień wewnętrznych.
W regulaminie pracy wskazano, że pracownicy działu administracji pracują w systemie podstawowym, od poniedziałku do piątku w godz. 9.00-17.00. Pracodawca chciałby jednak, by w przyszłym miesiącu część pracowników pracowała w godz. 10.00-18.00. Takie planowanie pracy będzie niedopuszczalne. Zapisy regulaminu pracy dotyczące rozkładów czasu pracy są wiążące dla pracodawcy. Jeżeli regulamin nie zawiera żadnych dalszych regulacji, w szczególności wskazujących na możliwość odstępstw od tego rozkładu, pracodawca nie może go zmienić bez wcześniejszej zmiany regulaminu pracy. Może oczywiście zostać wydane polecenie świadczenia pracy w innych przedziałach godzinowych niż wskazane w regulaminie pracy, ale będzie to polecenie pracy w godzinach nadliczbowych (lub - w przypadku zlecenia pracy w innych dniach niż przypadające w przedstawionej sytuacji od poniedziałku do piątku - polecenie wykonywania pracy w dniach wolnych od pracy). Natomiast praca w godzinach nadliczbowych jest dozwolona tylko w szczególnych przypadkach.
Rozkład czasu pracy zawarty w przepisach wewnątrzzakładowych jest wyznacznikiem godzin pracy, jakie mogą być określone w indywidualnych harmonogramach czasu pracy.
W regulaminie pracy wskazano, że praca może się odbywać w zakładzie pracy - z zachowaniem norm czasu pracy i zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy - od poniedziałku do soboty w przedziale godzinowym pomiędzy 8.00 a 20.00. Pracodawca, tworząc grafik czasu pracy, nie może w nim wskazać, że np. praca będzie się odbywała w godz. 6.00-14.00. Regulamin pracy ustala bowiem dolną granicę planowanych godzin pracy na godz. 8.00. Wydane w razie konieczności polecenie wykonywania pracy w innych godzinach niż wskazane w regulaminie powinno być kwalifikowane jako polecenie pracy nadliczbowej.
Zapisy regulaminu pracy dotyczące rozkładu czasu pracy
Przemyślana konstrukcja zapisów dotyczących czasu pracy w przepisach wewnątrzzakładowych pozwala zmniejszyć problem nadgodzin, a także zapewnia realizację potrzeb pracodawcy związanych z zapotrzebowaniem na pracę w określonych dniach i godzinach. Możliwe jest bowiem ustalenie zapisów, które pozwalają na zmianę rozkładu albo na ustalenie w harmonogramie innego rozkładu niż regulaminowy.
Przeczytaj w INFORLEX.PL Biznes cały artykuł: Jak zmieniać rozkłady czasu pracy
W artykule przedstawiono również indywidualne rozkłady czasu pracy oraz zmianę harmonogramu na wniosek pracownika.