Pracodawca jest zobowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy każdego pracownika. Lista obecności nie będzie wystarczająca w tym zakresie, gdyż stanowi jedynie formę potwierdzania obecności w pracy.
Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Obowiązek ten obejmuje wszystkich pracodawców, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników oraz ich system i rozkład czasu pracy.
Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi na jego żądanie (art. 149 § 1 k.p.). W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Nie oznacza to jednak, że dla tych pracowników nie trzeba prowadzić ewidencji czasu pracy. Jak już wspomniano, obowiązek ewidencji czasu pracy dotyczy wszystkich pracowników, wymienionym pracownikom nie trzeba jedynie ewidencjonować godzin pracy.
Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy w formie karty ewidencji czasu pracy, którą zakłada odrębnie dla każdego pracownika. I chociażby z tego względu lista obecności nie będzie tu wystarczająca, gdyż podpisuje się na niej zwykle większa liczba pracowników.
Ewidencja czasu pracy może być prowadzona również w formie elektronicznej. Istotne jest to, aby zawierała niezbędne informacje oraz żeby była możliwość dokonania wydruku ewidencji odrębnie dla każdego z pracowników.
Karta ewidencji czasu pracy pracownika powinna zawierać następujące informacje:
• pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy,
• dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,
• w stosunku do pracowników młodocianych - także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego (§ 8 pkt 1 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).
Do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.
Ponadto w karcie ewidencji należy oznaczyć imię i nazwisko pracownika, zajmowane stanowisko oraz system pracy, w jakim pracownik jest zatrudniony, a także inne dane identyfikacyjne stosowane w firmie.
Należy zaznaczyć, że pracodawca dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł, jeśli chociażby 1 pracownik nie zostanie objęty ewidencją czasu pracy.
Odpowiedziała Alicja Fal