Do obowiązków pracownika, który jest nieobecny w pracy należy usprawiedliwienie tej nieobecności. Przyczynami, które usprawiedliwiają nieobecność w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy. Są nimi także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika, które pracodawca uzna za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.
Charakter nieobecności spowodowanej stawieniem się w sądzie
Pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika od pracy na czas niezbędny do stawienia się na wezwanie sądu. Jest to zwolnienie „na czas” niezbędny do załatwienia określonej sprawy. W odróżnieniu od zwolnień udzielanych „na dzień” (np. w związku ze ślubem dziecka pracownika czy pogrzebem osób najbliższych) usprawiedliwienie obejmuje jedynie czas niezbędny do załatwienia sprawy. Wlicza się tu również czas dojazdu.
WAŻNE!
Po upływie czasu niezbędnego do załatwienia sprawy pracownik jest zobowiązany stawić się w pracy.
Zwolnienie to przysługuje niezależnie od tego, w jakim charakterze ma się stawić pracownik przed organem sądowym, czy ma być stroną, innym uczestnikiem procesu (np. pełnomocnikiem, interwenientem w postępowaniu cywilnym, wnioskodawcą i uczestnikiem w postępowaniu nieprocesowym, oskarżycielem posiłkowym w postępowaniu karnym) czy świadkiem. Termin „wezwanie” należy interpretować ściśle.
Poza zakresem przedmiotowym tego przepisu są wszelkie przypadki stawiennictwa przed wymienionymi w nim organami w innym trybie niż na ich wezwanie (np. odbiór orzeczenia w sekretariacie sądu czy składanie wniosków, pism, odwołań).
Pracodawca musi zwolnić od pracy pracownika wezwanego do sądu w celu wykonywania czynności biegłego. Łączny wymiar zwolnienia z tego tytułu w roku kalendarzowym nie może przekraczać 6 dni w roku kalendarzowym. Należy zaznaczyć, że pojęcie „wykonywanie czynności biegłego” oprócz stawiennictwa na rozprawach, na których biegły składa wyjaśnienia, obejmuje również inne czynności, m.in. takie, które łączą się z przygotowywaniem opinii, w szczególności z zapoznawaniem się z aktami sprawy, badaniami itp.
Zasady usprawiedliwiania nieobecności
Pracownik jest zobowiązany uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym terminie swojej nieobecności w pracy. Dotyczy to przyczyn, które są mu z góry wiadome lub obiektywnie możliwe do przewidzenia, tj. takie, które w świetle doświadczenia życiowego przy dochowaniu należytej staranności da się przewidzieć. A zatem obowiązek taki będzie dotyczył również sytuacji, w której pracownik jest zobowiązany do stawienia się w sądzie. Jeżeli pracownik nie dopełnia obowiązku uprzedzenia, to łamie przepisy rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (zwanego dalej rozporządzeniem). Przepisy te konkretyzują pracowniczy obowiązek dbałości o dobro zakładu pracy (art. 100 § 2 pkt 4 k.p.). Biorąc pod uwagę zakłócenia w funkcjonowaniu zakładu, jakie może spowodować absencja zatrudnionego, poinformowanie pracodawcy o nieobecności należy uznać za podstawowy obowiązek pracownika. Dotyczy to każdej przyczyny nieobecności znanej pracownikowi z góry, w tym również spowodowanej koniecznością stawienia się w sądzie.
Pracodawca może określić sposób zawiadomienia o nieobecności w wewnętrznych przepisach obowiązujących w zakładzie pracy. Jeżeli pracodawca nie ustalił zasad powiadamiania o nieobecności, wówczas pracownik powinien dokonać stosownego zawiadomienia osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową. W przypadku powiadomienia o nieobecności drogą pocztową za datę zawiadomienia uważa się datę stempla pocztowego.
WAŻNE!
Należy podkreślić, że na nieobecność pracownika w zakładzie pracy - spowodowaną określonymi przez prawo przyczynami, w tym koniecznością stawienia się na wezwanie sądu - nie jest wymagana zgoda pracodawcy.
Dokumentem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy związaną z koniecznością stawienia się w sądzie jest imienne wezwanie pracownika do osobistego stawiennictwa, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie.
Wynagrodzenie za dzień stawienia się w sądzie
Na podstawie przepisów rozporządzenia za czas zwolnienia od pracy w związku z koniecznością stawienia się przed sądem - również w charakterze biegłego - pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Świadkowi przysługuje jednak zwrot kosztów noclegu oraz utraconych zarobków lub dochodów związanych ze stawiennictwem w sądzie (art. 85 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych).
W związku z tym pracodawca musi wydać pracownikowi zaświadczenie określające wysokość utraconego zarobku. Zaświadczenie jest wydawane po skorzystaniu przez pracownika ze zwolnienia. Taki dokument może stanowić dla pracownika podstawę do złożenia wniosku o zwrot utraconych zarobków.
WAŻNE!
Pracodawca jest zwolniony z obowiązku wystawiania zaświadczenia określającego wysokość utraconego zarobku, jeżeli obowiązujące w zakładzie pracy przepisy wewnętrzne przewidują, że pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia lub gdy pracodawca, mimo braku takiego obowiązku, wypłaca zatrudnionemu wynagrodzenie za cały czas zwolnienia od pracy.
Wniosek o zwrot utraconego wynagrodzenia należy złożyć w formie pisemnej lub ustnie do protokołu, nie później jednak niż w terminie 3 dni po wykonaniu czynności. Natomiast jeżeli czynność była wykonana na rozprawie, wniosek powinien być złożony najpóźniej w ciągu 3 dni po rozprawie. W przypadku uchybienia tym terminom pracownik traci prawo do dochodzenia zwrotu przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop zgodnie z zasadami utraconego zarobku. Należy wyjaśnić, że pracownik nie może odpracować czasu, przez który korzystał ze zwolnienia od pracy. Takie „odpracowanie” zostanie bowiem potraktowane jak praca w godzinach nadliczbowych, za którą pracownik powinien otrzymać czas wolny albo wynagrodzenie łącznie z dodatkiem z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.
Piotr Matwiejczyk
Podstawa prawna:
• art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy,
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU z 1996 r. nr 60, poz. 281 ze zm.),
• art. 85 ust. 1 ustawy z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (DzU z 2005 r. nr 167, poz. 1398 ze zm.).