Obowiązek wydania regulaminu pracy powstaje z chwilą zatrudnienia dwudziestego pracownika - bez względu na rodzaj łączącej strony umowy o pracę oraz fakt przebywania pracowników na urlopach. Nie bierzemy tutaj pod uwagę przeciętnego zatrudnienia w roku, ale zawsze decydujące znaczenie ma osiągnięcie w konkretnym momencie wskazanego w przepisach stanu zatrudnienia.
Regulamin pracy musi zostać wydany przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 20 pracowników. W mniejszych zakładach pracy nie ma takiego obowiązku. Zakłady te mogą jednak wydawać regulamin pracy, co często jest bardzo wygodnym rozwiązaniem (zwłaszcza przy wahaniach stanu zatrudnienia). Gdy regulamin pracy już obowiązuje w zakładzie pracy, warto także zastanowić się, czy rezygnacja z niego w chwili spadku stanu zatrudnienia byłaby w rzeczywistości konieczna i przede wszystkim korzystna. Istniejąca regulacja regulaminowa jest wygodna, gdyż zawiera wszystkie niezbędne dla pracowników informacje w tym zakresie. Wzrost zatrudnienia spowoduje natomiast ponowne powstanie obowiązku wydania tego dokumentu.
Można jednak spotkać się także ze stanowiskiem, że pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników nie tylko nie musi wydawać regulaminu pracy, ale wręcz nie może. Taka wykładnia tego przepisu nie jest jednak uzasadniona żadnymi racjonalnymi względami. Ponadto w przypadkach takich, jakie wskazano w pytaniu, prowadziłoby to do konieczności rezygnowania z regulaminu przy każdym spadku zatrudnienia poniżej 20 osób, nawet jeśli pracodawca planowałby w niedługim czasie zwiększenie zatrudnienia.
Regulaminy wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. W taki też sposób wchodzą w życie zmiany regulaminów. Przepisy nie określają sposobu, w jaki regulamin powinien zostać ogłoszony. Może to stać się przez każde zachowanie pracodawcy (lub osoby działającej w jego imieniu), w którego konsekwencji pracownicy otrzymają możliwość zapoznania się z nowymi uregulowaniami. Przykładowo, może to się odbyć przez wręczenie takiej informacji wszystkim pracownikom, odczytanie na zebraniu załogi, wywieszenie na tablicy ogłoszeń, rozesłanie pocztą elektroniczną itp. Istotne jest, by pracodawca zapewnił faktyczną możliwość przeczytania regulaminu.
Dwudziestu zatrudnionych pracowników oznacza w tym kontekście faktyczny stan zatrudnienia w danej chwili, bez stosowania wyliczeń średniego stanu zatrudnienia na przestrzeni roku kalendarzowego. Wliczeniu podlegać tutaj powinni wszyscy pracownicy, bez względu na rodzaj umowy o pracę (umowa na okres próbny, na czas określony, na czas nieokreślony) oraz na wymiar etatu (nie dokonujemy przeliczenia wymiaru czasu pracy na pełne etaty).
Przepisy nie wyszczególniają grup zatrudnionych osób, które mogłyby zostać wyłączone przy ustalaniu zatrudnienia, od którego zależy wprowadzenie regulaminu pracy ze względu na określoną sytuację (np. osoby przebywające na urlopie wychowawczym, bezpłatnym).
Mimo że w takich przypadkach zostają zawieszone wzajemne świadczenia ze stosunku pracy, to jednak osoby te ciągle pozostają w zatrudnieniu.
Marek Rotkiewicz
Podstawa prawna:
art. 104-1043, 174 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn.zm.).