Jednym z organów kontroli, którego w swoim zakładzie pracy może spodziewać się pracodawca, jest Państwowa Inspekcja Pracy.
Procedura
Inspektor pracy rozpoczyna kontrolę od okazania legitymacji służbowej i upoważnienia. Przedstawia je pracodawcy lub osobie upoważnionej do jego reprezentowania w czasie kontroli. Obowiązek przedstawiania upoważnienia dotyczy jedynie kontroli przedsiębiorców, czyli osób fizycznych, osób prawnych i jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną - wykonujących we własnym imieniu działalność gospodarczą, a także wspólników spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej (art. 4 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej - DzU z 2007 r. nr 155, poz. 1095 ze zm.). Stąd obowiązek przedstawiania upoważnienia do kontroli np. spółki i brak takiego obowiązku np. w przypadku szkoły publicznej.
WaŻne!
Obowiązkiem pracodawcy będącego przedsiębiorcą jest pisemne wskazanie osoby upoważnionej do reprezentowania go w trakcie kontroli w czasie jego nieobecności. Za niedopełnienie tego obowiązku grozi kara grzywny nie niższa niż 1000 zł.
Jeżeli więc inspektor pracy nie zastanie w zakładzie pracy pracodawcy, a osoba upoważniona nie zostanie wyznaczona, ma prawo zawiadomić Policję o popełnieniu przez pracodawcę wykroczenia z art. 601 § 7 Kodeksu wykroczeń.
Upoważnienie do kontroli
Kontrolę może prowadzić inspektor wskazany w upoważnieniu. W przypadku gdyby miał ją kontynuować inny inspektor, on także musi przedstawić odrębne upoważnienie. Przeprowadzenie kontroli jedynie na podstawie legitymacji dopuszczalne jest w sytuacji, gdy z okoliczności faktycznych wynika, że trzeba ją przeprowadzić niezwłocznie (np. istnieje zagrożenie życia lub zdrowia pracowników, którzy pracują na wysokości bez zabezpieczeń przed upadkiem, w niezabezpieczonych wykopach itp.). W takich przypadkach inspektor pracy także musi przedstawić upoważnienie, lecz już po rozpoczęciu kontroli w terminie 7 dni od dnia jej rozpoczęcia.
Przebieg kontroli
Po wylegitymowaniu się i okazaniu upoważnienia inspektor pracy rozpoczyna kontrolę i w jej toku ma prawo do:
• swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń podmiotów kontrolowanych,
• przeprowadzania oględzin obiektów, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy,
• żądania od pracodawcy lub innego kontrolowanego podmiotu oraz od wszystkich pracowników lub osób, które pracodawca zatrudnia lub zatrudniał, albo które wykonują lub wykonywały pracę na rzecz kontrolowanego podmiotu (także jako podmioty prowadzące działalność gospodarczą na własny rachunek), pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą oraz wzywania i przesłuchiwania tych osób w związku z przeprowadzaną kontrolą,
• żądania okazania dokumentów dotyczących budowy, przebudowy lub modernizacji oraz uruchomienia zakładu pracy, planów i rysunków technicznych, dokumentacji technicznej i technologicznej, wyników ekspertyz, badań i pomiarów dotyczących produkcji bądź innej działalności podmiotu kontrolowanego, jak również dostarczenia mu próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji, w ilości niezbędnej do przeprowadzenia analiz lub badań, gdy mają one związek z przeprowadzaną kontrolą,
• żądania przedłożenia akt osobowych oraz dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub inne osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy,
• zapoznania się z decyzjami wydanymi przez inne organy kontroli i nadzoru nad warunkami pracy (np. inspekcji sanitarnej, dozoru technicznego, straży pożarnej i in.) oraz ich realizacją,
• utrwalania przebiegu i wyników oględzin pomieszczeń pracy za pomocą aparatury i środków technicznych służących do utrwalania obrazu lub dźwięku,
• sporządzania niezbędnych do kontroli odpisów lub wyciągów z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń na podstawie dokumentów, a w razie potrzeby zażądania tego od podmiotu kontrolowanego,
• sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego, ich przesłuchiwania i żądania oświadczeń w sprawie legalności zatrudnienia lub prowadzenia działalności zarobkowej,
• korzystania z pomocy biegłych i specjalistów.
Obowiązki pracodawcy
Wymienionym uprawnieniom inspektora odpowiadają obowiązki pracodawcy polegające przede wszystkim na umożliwieniu inspektorowi dostępu do wszystkich pomieszczeń pracy, wglądu w dokumenty, uzyskiwaniu niezbędnych informacji od pracowników i innych pracujących na terenie zakładu osób itp. Inspektorowi należy zapewnić także w miarę możliwości oddzielne pomieszczenie, w którym będzie mógł zapoznawać się z dokumentami i informacjami, których żąda od pracowników i innych osób, a na czas oględzin pomieszczeń pracy i zapoznawania się z procesami technologicznymi konieczne jest przydzielenie odzieży roboczej lub środków ochrony indywidualnej, w przypadkach gdy odzież własna kontrolującego mogłaby ulec zniszczeniu lub zabrudzeniu oraz ze względów bezpieczeństwa.
Jeżeli pracodawca zlecił wykonywanie niektórych czynności z zakresu prawa pracy firmie zewnętrznej, inspektor może przeprowadzić kontrole także w jej siedzibie.
Przykład
Pracodawca zlecił rozliczanie wynagrodzeń pracowniczych firmie finansowo-księgowej X. Inspektor pracy, żądając dokumentów, na podstawie których obliczone zostały wynagrodzenia pracowników za godziny nadliczbowe i ekwiwalenty za urlop, uzyskał informację, że znajdują się one w siedzibie firmy X. Kontroler w zakresie prawidłowości wypłaty wynagrodzeń i innych świadczeń ze stosunku pracy przeprowadzi więc w tej firmie kontrolę.
Adrianna Jasińska-Cichoń
radca prawny