Kontrola ZUS może trwać nie więcej niż cztery tygodnie w stosunku do tzw. mikro, małych i średnich przedsiębiorców oraz osiem tygodni w stosunku do pozostałych przedsiębiorców. Termin ten liczy się od dnia doręczenia przedsiębiorcy upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Zgodnie z ustawą z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 155, poz. 1095 z późn. zm.) przedsiębiorca nie może być w tym samym czasie kontrolowany przez więcej niż jedną służbę. Nie dotyczy to jednak kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, która może być przeprowadzana niezależnie od innych kontroli. Jest zatem możliwa sytuacja, w której będzie prowadzona równolegle kontrola ZUS oraz PIP.
Inspektor rozpoczynający kontrolę płatnika powinien okazać legitymację służbową oraz upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Upoważnienie takie powinno zawierać m.in. wskazanie podstawy prawnej kontroli, oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS, która przeprowadza kontrolę, imię i nazwisko inspektora kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej, oznaczenie kontrolowanego płatnika składek, wskazanie daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanego terminu jej zakończenia oraz zakres przedmiotowy kontroli. Upoważnienie powinno zostać doręczone kontrolowanemu płatnikowi. W razie jego nieobecności może ono zostać okazane osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia spraw płatnika. Płatnik oraz osoba przez niego wskazana mają prawo uczestniczyć w kontroli. Podczas kontroli inspektor ma obowiązek zachować bezstronność. Jeżeli kontrolowany płatnik uważa, iż istnieją okoliczności, które mogą mieć wpływ na jego bezstronność, może on wnioskować o wyłączenie inspektora.
W czasie przeprowadzania kontroli inspektor ma prawo m.in. do badania wszelkich ksiąg, dokumentów finansowo-księgowych i osobowych, dokonywania oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek, żądania udzielania informacji przez płatnika składek czy przesłuchiwania świadków.
Kontrola prowadzona jest w siedzibie płatnika oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności, a także w biurach rachunkowych, biurach przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz dokumentacji finansowo-księgowej.
BARTŁOMIEJ RACZKOWSKI
partner, Bartłomiej Raczkowski Kancelaria Prawa Pracy