Takie upoważnienie jest wymagane. Akta osobowe i inne dokumenty pracownicze, którymi na co dzień zajmuje się pracownik działu kadr, stanowią bowiem zbiór danych osobowych.
W świetle przepisów dotyczących ochrony danych osobowych administratorem zbioru danych osobowych jest pracodawca, a praca osoby zajmującej się sprawami personalnymi polega na przetwarzaniu tych danych. Przetwarzaniem będą jakiekolwiek operacje wykonywane na danych, jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych.
Pracodawca nie musi zgłaszać zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych, ale ciąży na nim obowiązek wydania pracownikowi działu kadr upoważnienia i wpisania go do odpowiedniej ewidencji. Pracodawca musi zapewnić prawidłowe przetwarzanie danych i zagwarantować bezpieczeństwo. Przepisy nakładają obowiązek sporządzenia i prowadzenia określonej dokumentacji - stworzona ma być ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. Administrator danych, czyli pracodawca, powinien wskazać imię i nazwisko kadrowego zajmującego się sprawami pracowniczymi w firmie. Pamiętajmy, aby koniecznie wskazać dzień - datę nadania upoważnienia oraz wygaśnięcia uprawnienia do przetwarzania danych osobowych. Ponadto ewidencję musi podpisać administrator danych osobowych.
Dane pracowników przetwarzane są zazwyczaj w systemie informatycznym, dlatego w ewidencji wskazuje się również login - nazwę użytkownika, pod jaką figuruje w systemie, w którym przetwarza się dane.
Aleksandra Grabowska
PODSTAWA PRAWNA:
• ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).