Niejednokrotnie pracodawcy naruszają obowiązek wypłaty pracownikom wynagrodzenia w ustalonym terminie. W takiej sytuacji muszą się oni liczyć z poważnymi konsekwencjami. Opóźnienie to może spowodować konieczność wypłaty odsetek od zaległej pensji, a nawet w niektórych przypadkach odszkodowania z tytułu rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia. Ponadto przy nieterminowej wypłacie należy zwrócić również szczególną uwagę na sposób naliczania takiego wynagrodzenia oraz zastanowić się nad konsekwencjami w rozliczeniach z urzędem skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.
Odsetki za zwłokę
W przypadku niewypłacenia w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę pracownik może żądać od pracodawcy odsetek ustawowych nawet wtedy, gdy nie poniósł z tego powodu żadnej szkody, a opóźnienie było następstwem okoliczności, za które pracodawca nie ponosi odpowiedzialności (wyrok SN z 26 lutego 1975 r., I PR 31/75, OSNC 1975/12/176).
Odsetki z tytułu opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia za pracę przysługują pracownikowi także w części, od której pracodawca odprowadził składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych (uchwała SN z 19 września 2002 r., III PZP 18/02, OSNP 2003/9/214). Odsetki te ustala się zatem od kwoty wynagrodzenia brutto, tj. z uwzględnieniem tej części wynagrodzenia, która podlegała odprowadzeniu na poczet należnych od pracownika składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Jeżeli jednak pracodawca przekazuje w obowiązującym terminie do urzędu skarbowego i ZUS potrącone z pensji składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, wówczas należne pracownikowi odsetki od niewypłaconego w terminie wynagrodzenia za pracę przysługują jedynie od kwoty netto.
Odsetki od zaległych wynagrodzeń korzystają ze zwolnienia od opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych i wynoszą obecnie 11,5%. Jeżeli jednak w regulaminie wynagradzania lub w układzie zbiorowym pracy zostały zawarte zapisy określające odsetki w wysokości wyższej od ustawowej, pracodawca ma obowiązek stosować te odsetki, które wynikają z przepisów obowiązujących w jego zakładzie pracy.
Odszkodowanie
Jeżeli pracodawca wielokrotnie nie wypłaca w terminie wynagrodzenia, pracownik może to potraktować jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracodawcy i z tego powodu rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia (art. 55 § 11 k.p.). Przysługuje mu wówczas odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia, a jeśli umowa o pracę została zawarta na czas określony lub na czas wykonywania określonej pracy - w wysokości wynagrodzenia za okres 2 tygodni.
Odszkodowanie to jest zwolnione z podatku dochodowego.
Kara grzywny
Niewypłacenie w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Pracodawca, dopuszczając się tego wykroczenia, podlega karze grzywny nakładanej przez sąd w wysokości od 20 zł do 5000 zł. Inspektor pracy po przeprowadzeniu czynności wyjaśniających może jednak uznać, że w danym przypadku wystarczająca będzie kara grzywny nałożona w drodze mandatu karnego. W postępowaniu mandatowym można nałożyć grzywnę w wysokości do 500 zł, a w sprawach, w których oskarżycielem publicznym jest inspektor pracy - do 1000 zł.
Konsekwencje składkowe i podatkowe
Wypłata zaległego wynagrodzenia rodzi obowiązki podatkowe zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy. Pracodawca od takiej wypłaty musi pobrać zaliczkę na podatek. Pracownik musi natomiast rozliczyć takie świadczenie w zeznaniu rocznym za rok, w którym nastąpiła wypłata.
Należność z tytułu zaległego wynagrodzenia staje się przychodem ze stosunku pracy z chwilą jej otrzymania przez pracownika lub postawienia do jego dyspozycji. W konsekwencji podlega opodatkowaniu na takich samych zasadach, jakie obowiązują w momencie dokonywania wypłaty, przy czym bez znaczenia jest fakt, czy wypłacana należność obejmuje świadczenie bieżące czy też zaległe wynagrodzenie
Przykład
Pracodawca ze względu na trudności finansowe wypłacił pracownikom wynagrodzenia za grudzień 2007 r. dopiero w styczniu 2008 r. Jak w takim przypadku będzie przedstawiało się rozliczenie wynagrodzenia, jeśli pracownik zarabia 2500 zł brutto?
Wynagrodzenie wypłacone w styczniu 2008 r., choćby należne za grudzień 2007 r., jest u pracownika przychodem ze stycznia. A zatem w celu obliczenia jego wysokości stosujemy parametry obowiązujące w 2008 r.
Ustalamy wysokości składek społecznych:
• składka emerytalna:
2500 zł × 9,76% = 244 zł,
• składka rentowa:
2500 zł × 1,5% = 37,50 zł,
• składka chorobowa:
2500 zł × 2,45% = 61,25 zł,
• składki społeczne razem:
244 zł + 37,50 zł + 61,25 zł = 342,75 zł.
Obliczamy wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne:
• podstawą wyliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne jest wynagrodzenie brutto pomniejszone o składki społeczne:
2500 zł - 342,75 zł = 2157,25 zł,
• składka na ubezpieczenie zdrowotne:
2157,25 zł × 9% = 194,15 zł,
• składka na ubezpieczenie zdrowotne odliczana od podatku (7,75%):
2157,25 zł × 7,75% = 167,19 zł.
Następnie ustalamy dochód pracownika. W tym celu od przychodu odejmujemy składki na ubezpieczenia społeczne oraz kwotę stanowiącą zryczałtowany koszt uzyskania przychodu:
2500 zł - 342,75 zł - 111,25 zł (zakładamy, że pracownik zamieszkuje w tej samej miejscowości, gdzie znajduje się zakład pracy) = 2046 zł.
Obliczamy zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Podstawę opodatkowania mnożymy przez obowiązującą stopę procentową podatku, a następnie pomniejszamy o ulgę podatkową i składkę zdrowotną 7,75%:
2046 zł × 19% = 388,74 zł,
388,74 zł - 48,90 zł = 339,84 zł,
339,84 zł - 167,19 zł = 172,65 zł; po zaokrągleniu ostateczna kwota zaliczki będzie więc wynosić 173 zł.
Ustalamy wynagrodzenie netto do wypłaty. W tym celu wynagrodzenie brutto (przychód) pomniejszamy o składki na ubezpieczenia społeczne, zaliczkę podatkową oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne (9%):
2500 zł - 342,75 zł - 173 zł - 194,15 zł = 1790,10 zł.
Przychody z wynagrodzenia ze stosunku pracy podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym w roku ich otrzymania lub postawienia do dyspozycji podatnika. Zasada ta odnosi się także do wypłaty zaległego wynagrodzenia. Jeśli na przykład pensja za 2007 r. została wypłacona pracownikowi w roku następnym, to powinien on ująć ją w rozliczeniu rocznym za rok 2008. Zaległa pensja będzie bowiem przychodem pracownika w roku wypłaty.
Dorota Twardo
specjalista ds. kadr i płac
Audyt Doradztwo Finanse „Lidmar”