Pracodawca zatrudniający powyżej 20 pracowników nie będzie miał jednak obowiązku tworzenia regulaminu pracy, jeżeli wyżej wskazane kwestie uregulowane zostały w układzie zbiorowym pracy (art. 104 k.p.).
Treść regulaminu pracy
Należy pamiętać, że regulamin pracy jest zakładowym źródłem prawa, a zatem jego postanowienia nie mogą być mniej korzystne aniżeli ogólnie obowiązujące przepisy prawa pracy. Jeżeli w treści regulaminu pracy zostaną zapisane zasady pogarszające sytuację pracownika w stosunku do ogólnych przepisów prawa pracy, wówczas te postanowienia są nieważne i należy stosować przepisy powszechnie obowiązujące.
W regulaminie pracy powinny zostać zatem ustalone:
• organizacja pracy, a także warunki przebywania pracowników na terenie zakładu pracy w czasie pracy oraz po jej zakończeniu - można przykładowo wprowadzić zakaz przebywania pracownika na terenie zakładu pracy po zakończonej pracy, bez pisemnej zgody przełożonego,
• wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej - w tym przypadku chodzi o wskazanie grup pracowników, którym takie świadczenia przysługują; w przypadku odzieży i obuwia roboczego należy również określić normy przydziału oraz przewidywane okresy ich użytkowania,
• systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy - systemy i rozkłady czasu pracy mogą być zróżnicowane w stosunku do poszczególnych grup pracowniczych - np. można ustalić, że pracownicy administracyjno-biurowi będą wykonywali pracę od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 16.00, w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym, natomiast pracownicy produkcyjni będą świadczyli pracę w systemie pracy 3-zmianowej, w 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym; ustalając regulamin pracy, nie można zapomnieć o wyznaczeniu dni wolnych dla zachowania przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy; także w tym przypadku poszczególne grupy pracowników zatrudnionych u jednego pracodawcy mogą mieć ustalone różne dni.
• pora nocna - pora nocna to 8 godzin z przedziału czasowego między 21.00 a 5.00 rano; można zatem ustalić, iż pora nocna obejmuje godziny od 21.00 do 5.00 lub od 22.00 do 6.00 rano lub od 23.00 do 7.00,
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia - wynagrodzenie za pracę wypłacane jest co do zasady z dołu, co najmniej raz w miesiącu; najpóźniej musi być ono wypłacone do 10. dnia następnego miesiąca kalendarzowego,
• wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom - wykazy te powinny obejmować stanowiska pracy występujące u danego pracodawcy, na których wykonywane są prace wymienione w rozporządzeniu z 10 września 1996 r. w sprawie wykazu prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet (DzU nr 114, poz. 545 ze zm.) oraz w rozporządzeniu z 24 sierpnia 2004 r. w sprawie wykazu prac wzbronionych młodocianym i warunków ich zatrudnienia przy niektórych z prac (DzU nr 200, poz. 2047),
• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
• wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
• przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy - w tym zakresie należy skonkretyzować uprawnienia i obowiązki wynikające z rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU z 1996 r. nr 60, poz. 281). Należy zatem wskazać m.in., kogo pracownik zawiadamia o swojej nieobecności (np. przełożonego lub pracownika działu kadr), komu przedstawia zwolnienie lekarskie.
Ponadto w regulaminie pracy powinny znaleźć się zapisy informujące pracownika o karach porządkowych, które przewiduje Kodeks pracy (art. 1041 k.p.). W żadnym wypadku nie wolno pracodawcy rozszerzać czy modyfikować kar, które wymienione zostały w Kodeksie pracy.
Zgodnie z przepisami na pracownika może zostać nałożona kara upomnienia lub nagany. W szczególnych zaś przypadkach, które zostały ściśle określone w Kodeksie pracy, pracownik może być ukarany karą pieniężną.
Zasady ustalania regulaminu pracy
Regulamin pracy ustala pracodawca, uzgadniając jego treść z działającymi u niego organizacjami związkowymi. Termin ostatecznego zakończenia prac nad regulaminem pracy ustalają sami zainteresowani, tj. pracodawca i związki zawodowe. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 21 marca 2001 r. (I PKN 320/00, OSNP 2002 /24/599), „regulamin pracy wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową nie ma mocy wiążącej (art. 1042 k.p. i art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.)”. Jednak „w razie nieprzedstawienia w terminie 30 dni wspólnie uzgodnionego stanowiska przez organizacje związkowe w kwestii zaproponowanego przez pracodawcę terminu prowadzenia negocjacji, może on ustalić regulamin pracy bez uzgodnienia z tymi organizacjami”.
Pracodawca może samodzielnie wprowadzić regulamin pracy tylko wówczas, gdy:
• nie działają u niego związki zawodowe,
• treść regulaminu nie zostanie uzgodniona z organizacjami związkowymi w ustalonym wcześniej terminie (art. 1042 k.p.).
Wejście w życie
Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni, licząc od dnia, w którym został on podany do wiadomości pracowników. Należy przy tym zaznaczyć, że sposób podania regulaminu pracy do wiadomości pracowników wynika z przyjętych u danego pracodawcy zwyczajów (np. przez wywieszenie go na tablicy ogłoszeń, przesłanie intranetem, przedstawienie na zebraniu z załogą) - art. 1043 k.p.
Nie można również zapominać, że każdy nowo zatrudniany pracownik zanim zostanie dopuszczony, musi zostać zapoznany przez pracodawcę z treścią regulaminu pracy. Pisemne oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z treścią regulaminu należy wpiąć do akt osobowych, do części A.
W tym samym trybie jak wyżej przedstawiony ustala się zmiany regulaminu pracy. Zmiany te również wchodzą w życie po upływie dwóch tygodni od podania ich do wiadomości pracowników.
Marianna Fulara