Najważniejszymi dokumentami niezbędnymi do prawidłowego rozliczenia pracownika są: karta ewidencji czasu pracy, karta pracy, imienna karta przychodów oraz lista płac.
Karta ewidencji czasu pracy
Zasadniczym dokumentem, który powinien stanowić podstawę wyliczenia należnego pracownikowi wynagrodzenia, jest karta ewidencji czasu pracy. Kartę tę zakłada się i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika. Obowiązek jej prowadzenia wynika z art. 149 Kodeksu pracy i co do zasady dotyczy wszystkich pracowników.
Przepisy prawa pracy dopuszczają odstępstwo od konieczności prowadzenia ewidencji godzin pracy tylko w stosunku do pracowników:
• objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
• zarządzającym zakładem pracy w imieniu pracodawcy,
• otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej,
• otrzymujących ryczałt na godziny nadliczbowe.
W karcie ewidencji czasu pracy, zgodnie z § 8 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.), muszą znaleźć się zapisy dotyczące:
• godzin przepracowanych w poszczególnych dobach, tj. wypracowanych w ramach normalnego czasu pracy, przypadających na niedzielę lub święto, pracy w porze nocnej, pracy w godzinach nadliczbowych, pracy w dni wolne, które zostały udzielone pracownikowi w celu zachowania przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy,
• dyżurów, do których pełnienia pracownik został zobowiązany,
• urlopów: wypoczynkowych, bezpłatnych, macierzyńskich,
• wszelkich zwolnień od pracy,
• innych nieobecności zarówno usprawiedliwionych, jak i nieusprawiedliwionych.
Ponadto, jeżeli pracodawca zatrudnia pracowników młodocianych, w karcie ewidencji czasu pracy należy ująć czas, który przepracowali, wykonując prace wzbronione młodocianym (młodociani mogą wykonywać tylko takie prace wzbronione, które dozwolone są na podstawie przepisów prawa do odbycia przygotowania zawodowego).
Z karty ewidencji czasu pracy powinno zatem wynikać, ile godzin pracownik przepracował w przyjętym okresie rozliczeniowym w ramach nominalnego czasu pracy, a także, ile w godzinach nadliczbowych.
Karty pracy
Wyżej wymienione przepisy w sposób ogólny wskazują na rodzaj i sposoby prowadzenia dokumentacji stanowiącej podstawę naliczenia wynagrodzenia.
Stosunkowo mały problem stanowi ustalenie wynagrodzenia na podstawie wyżej wymienionych dokumentów dla pracowników wynagradzanych stawką miesięczną lub godzinową. Problem dla służb kadrowo-księgowych może pojawić się przy ustalaniu należności osobom zatrudnionym w systemie prowizyjnym, czasowo-prowizyjnym, akordowym itp. W takich przypadkach w celu udokumentowania należnego wynagrodzenia należałoby pomocniczo wprowadzić karty pracy. Karty te powinny być tak skonstruowane, aby można było ewidencjonować w nich charakterystyczne elementy wynagrodzenia dla danej grupy zawodowej. Przykładowo w karcie pracowników wynagradzanych akordowo można umieścić zapisy dotyczące liczby jednostek, którą dany pracownik wyprodukował, czasu, w jakim je stworzył, kwoty wynagrodzenia jednostkowego przysługującego pracownikowi za wyprodukowaną jednostkę czy partię produktu.
W przypadku natomiast pracowników zatrudnionych w systemie prowizyjnym (czasowo-prowizyjnym) Karta powinna odzwierciedlać te elementy, które mają zasadniczy wpływ na osiąganą prowizję.
Przykład
Pracownik wynagradzany jest stałą stawką miesięczną, a ponadto przysługuje mu prowizja w wysokości 10% liczonych od marży sprzedanego towaru. Pracodawca, aby umożliwić rozliczenie wynagrodzenia w kartach pracy, zamieścił rubryki, w których wpisywane są wielkości dotyczące sprzedanych przez pracownika towarów oraz kwota marży.
Należy pamiętać, że karta pracy nie zastępuje karty ewidencji czasu pracy, a stanowi wewnętrzny dokument umożliwiający naliczenie wynagrodzenia.
Imienna karta wynagrodzeń/karta przychodów
Zgodnie z § 8 pkt 2 wyżej przywołanego rozporządzenia z 28 maja 1996 r. dla każdego pracownika należy założyć imienną kartę/listę wynagrodzeń. Karta ta powinna obejmować wypłacane pracownikowi wynagrodzenia za pracę oraz inne świadczenia, które wiążą się z wykonywaną pracą.
W karcie zatem powinno być wpisywane wynagrodzenie (w zależności od konkretnego przypadku):
• zasadnicze określone stawką godzinową lub miesięczną lub osiągnięte w wyniku pracy akordowej,
• premie, prowizje, nagrody,
• obowiązujące w danym zakładzie pracy dodatki do wynagrodzeń, np. stażowe, za znajomość języków obcych,
• urlopowe,
• za czas niezdolności do pracy.
Rolę tej karty może pełnić karta przychodów. Jej treść reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia kart przychodów (DzU nr 219, poz. 1839).
Karty przychodu powinny zawierać co najmniej następujące dane:
• imię i nazwisko pracownika,
• Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) pracownika,
• numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) pracownika,
• kwotę osiągniętych w danym miesiącu przychodów w gotówce i w naturze,
• koszty uzyskania przychodu,
• potrącone przez płatnika w danym miesiącu kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, określone w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych,
• dochód osiągnięty w danym miesiącu,
• dochód narastająco od początku roku,
• kwotę zaliczki na podatek dochodowy, obliczonej zgodnie z przepisami o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• kwotę składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne określonej w przepisach o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym,
• kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy,
• datę przekazania zaliczki.
Karty te należy wypełnić najpóźniej do dnia 20. następnego miesiąca. Mogą być one prowadzone przy zastosowaniu technik informatycznych, jednak należy pamiętać, że nie później niż do dnia 20. następnego miesiąca powinny być wydrukowane.
Lista płac
Wyżej wymienione dokumenty stanowią podstawę do sporządzenia listy płac.
W liście płac powinny być wyszczególnione takie elementy, jak:
• przychody pracownika osiągnięte ze stosunku pracy (wynagrodzenie za pracę), od których odprowadzana jest składka na ubezpieczenia społeczne,
• wynagrodzenie niepodlegające składkom ubezpieczeniowym na rzecz ZUS (np. chorobowe),
• przychody stanowiące podstawę wymiaru składek za ubezpieczenia społeczne,
• wyszczególnienie wysokości składek z tytułu ubezpieczeń społecznych (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe),
• koszty uzyskania przychodu,
• podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz kwota tej składki,
• ulga podatkowa,
• kwota zaliczki na podatek dochodowy,
• potrącenia z wynagrodzeń (na podstawie tytułów egzekucyjnych, zaliczek, inne potrącenia dobrowolne),
• zasiłek chorobowy.
Beata Naróg