Kontrola pracowników przez pracodawcę nie jest wprost uregulowana w żadnych przepisach. Zasady te wywodzi się z przepisów o ochronie dóbr osobistych oraz prawie każdego człowieka do ochrony tajemnicy korespondencji.
Z jednej strony uzasadnione potrzeby pracodawcy pozwalają na ingerencję w wykonywanie przez pracownika obowiązków służbowych. Oznacza to możliwość kontrolowania użycia przez pracownika wszelkich przekazanych mu narzędzi pracy. Dotyczy to poczty służbowej, internetu i mienia pracodawcy. Z drugiej strony pracodawca powinien przestrzegać prawa do prywatności pracownika i nie ma prawa dostępu do jego prywatnej korespondencji. Oznacza to, że pracodawca może przeglądać wiadomości wysyłane i otrzymywane przez pracownika, o ile nie będą one zawierały treści prywatnych. W praktyce rozróżnienie rodzaju wiadomości nasuwa problemy i naraża pracodawcę na odpowiedzialność. W regulacjach wewnątrzzakładowych można wprowadzić zasadę, że pracownik ma obowiązek oznaczać w określony wiadomości wysyłane jako prywatne. Można też zakazać całkowicie używania poczty elektronicznej dla celów prywatnych, choć to rozwiązanie nie wydaje się racjonalne. Należy pamiętać, iż przed rozpoczęciem jakiejkolwiek kontroli wykorzystania przez pracownika narzędzi pracy należy go o tym uprzedzić. W praktyce rekomendowane jest wprowadzenie wewnętrznego regulaminu, który będzie wskazywał zasady postępowania i dopuszczalne granice kontroli.
Co grozi pracodawcy, który monitoruje prywatną pocztę pracownika?
Pracodawca może ponosić odpowiedzialność za naruszenie dóbr osobistych pracownika. Pracownik może żądać zaniechania takich działań. Innym roszczeniem jest żądanie złożenia przez pracodawcę oświadczenia określonej treści. Pracownik może też żądać zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty określonej sumy na wskazany cel społeczny. Jeżeli pracownik jest w stanie wykazać szkodę, będzie uprawniony do dochodzenia odszkodowania od pracodawcy. Jest to jedyna w tym przypadku odpowiedzialność oparta na zasadzie winy. W sytuacji gdy pracodawca uprzedzi pracownika o konieczności oznaczania korespondencji jako prywatnej lub zakaże w ogóle jej prowadzenia przy użyciu narzędzi pracy, może się zwolnić z odpowiedzialności za przypadkowy dostęp, jeżeli nie ponosi w tym wypadku winy.
Katarzyna Dulewicz
radca prawny i partner CMS Cameron McKenna