Postęp techniczny otwiera przed pracodawcami nowe możliwości. W wielu firmach korespondencja elektroniczna jest traktowana na równi z tradycyjną - prowadzoną w formie pisemnej. W ten sposób pracodawcy zarządzają swoim zespołem, np. wydając polecenia służbowe, akceptując wnioski urlopowe pracowników nadsyłane również tą samą drogą. Jednak forma elektroniczna nie jest zastrzeżona jedynie do spraw należących do tzw. codziennego zarządu firmą.
Wielu pracodawców zastanawia się, czy właśnie w dobie takiego postępu technicznego można skutecznie wypowiedzieć pracownikowi umowę o pracę za pomocą e-maila. Kwestia ta trafiła również do Sądu Najwyższego, który w wyroku z 18 stycznia 2007 r. (II PK 178/06, niepubl.) potwierdził możliwość dokonania wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę za pomocą e-maila. Przyjmuje się, że oświadczenie woli w tej formie jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, aby adresat mógł zapoznać się z jego treścią (art. 61 § 2 k.c. w związku z art. 300 k.p.).
Zwykły e-mail to za mało
Wysłanie do pracownika e-maila zawierającego oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę będzie wprawdzie skuteczne, ale wadliwe. Dla rozwiązania stosunku pracy zastrzeżono formę pisemną (art. 30 § 3 k.p.). W celu jej zachowania niezbędne jest złożenie na dokumencie zawierającym treść oświadczenia woli własnoręcznego podpisu (art. 78 k.c. w związku z art. 300 k.p.).
WAŻNE!
Jedynie e-mail opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym czyni zadość wymogowi zachowania formy pisemnej, a w konsekwencji jest równie ważny jak oświadczenie pisemne (art. 78 § 2 k.c.).
Jest to jedyny sposób na potwierdzenie autentyczności dokumentu oraz tożsamości jego nadawcy. W przypadku wypowiedzeń ma to szczególnie doniosłe znaczenie, gdyż jedynie upoważniona osoba może złożyć skuteczne oświadczenie woli w tej kwestii.
Niestety ta forma sygnowania korespondencji elektronicznej nie jest w praktyce popularna. Wymaga ona posiadania specjalnych urządzeń, służących do składania samego podpisu elektronicznego oraz jego weryfikacji. Niewiele zaś instytucji lub firm takie posiada.
Jeżeli zatem pracownik otrzyma wypowiedzenie umowy zwykłym e-mailem, to będzie ono skuteczne, aczkolwiek niezgodne z przepisami, gdyż nie spełnia ono wymogu pisemności. Podobnie rzecz się ma z oświadczeniem woli o rozwiązaniu stosunku pracy, doręczonym za pomocą faksu. Również i ono będzie wadliwe, gdyż nie spełnia wymogu zachowania formy pisemnej. Mimo to wywoła skutek prawny w postaci rozpoczęcia biegu okresu wypowiedzenia i terminu na wniesienie przez pracownika odwołania do sądu pracy (uchwała SN z 2 października 2002 r., III PZP 17/02, OSNP 2003/20/481, w której sąd uznał, że doręczenie pracownikowi za pomocą faksu pisma pracodawcy wypowiadającego umowę o pracę jest skuteczne i powoduje rozpoczęcie biegu terminu przewidzianego w art. 264 § 1 k.p., ale stanowi naruszenie art. 30 § 3 k.p.).
Oznacza to, że w takich wypadkach pracownik może wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o przywrócenie do pracy lub odszkodowanie.
E-mail i pismo tradycyjne
Pracodawca może uniknąć takiej sytuacji, wysyłając do pracownika wypowiedzenie o tej samej treści jednocześnie dwiema drogami: e-mailem i przesyłką pocztową. Oczywiste jest, że jako pierwsza dotrze do adresata wiadomość w formie elektronicznej, a dopiero później w tradycyjnej. Jednak dzięki temu zabiegowi bieg okresu wypowiedzenia rozpoczyna się już z chwilą odbioru przez pracownika wiadomości elektronicznej.
Przykład
Pracodawca przygotował dla Moniki W. wypowiedzenie stosunku pracy z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia. Pismo to zostało wysłane do pracownicy 28 września 2007 r. w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, tzn. e-mailem oraz pocztą tradycyjną, za potwierdzeniem odbioru. Ze zwrotnego potwierdzenia odbioru wynika, że Monika W. odebrała list dopiero 3 października 2007 r. Mimo to należy uznać, że wypowiedzenie zostało skutecznie doręczone już 28 września, tj. w dniu wysłania e-maila. Od tego zatem dnia rozpoczął się bieg okresu wypowiedzenia, który upłynie 31 października 2007 r.
Jednocześnie pracodawca nie naraża się na zarzut niezachowania formy pisemnej, gdyż - jak uznał Sąd Najwyższy w przywołanym wyżej wyroku z 18 stycznia 2007 r. - w takim przypadku mamy do czynienia z „podwójnym doręczeniem tego samego oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy o pracę”. Nie zachodzi tu więc przypadek złożenia dwóch różnych wypowiedzeń stosunku pracy, z których jedno (elektroniczne) nie spełniałoby wymogu pisemności, a drugie byłoby nieuprawione - gdyż pracownik nie wyraził zgody na wycofanie poprzedniego (e-mailowego). W uzasadnieniu wyroku Sąd Najwyższy stwierdził, że byłoby nadmiernym i niezrozumiałym formalizmem uznanie za niezgodne z przepisami identycznego oświadczenia woli pracodawcy sporządzonego na piśmie tylko z tego powodu, że zostało ono doręczone zarówno w postaci elektronicznej, jak i tradycyjną przesyłką pocztową.
Wyrok SN z 18 stycznia 2007 r. (II PK 178/06)
Pracodawca, który sporządził na piśmie i wysłał identycznej treści oświadczenie woli o wypowiedzeniu umowy o pracę, jakie dotarło do pracownika zarówno w postaci elektronicznej, jak i tradycyjną przesyłką pocztową, nie narusza wymagania dokonania wypowiedzenia na piśmie (art. 30 § 3 k.p.).
Agata Lankamer-Prasołek
prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy