Kodeks pracy nakłada na pracodawców obowiązek doręczenia pracownikowi oprócz umowy o pracę dodatkowego dokumentu, który będzie precyzował jego uprawnienia, a mianowicie informacji o warunkach zatrudnienia. Celem wprowadzenia tego przepisu do Kodeksu pracy było stworzenie możliwości poznania kluczowych uprawnień przez zatrudnianą osobę.
Zgodnie z art. 29 § 3 Kodeksu pracy, oprócz sporządzenia samej umowy o pracę, pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika na piśmie nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę o:
• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
• wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
• obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
• układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.
WAŻNE!
Z uwagi na fakt, że informacja o warunkach zatrudnienia powinna zostać sporządzona na piśmie, powinna być opatrzona własnoręcznym podpisem pracodawcy lub upoważnionej przez niego osoby.
Przepis ten nie zakazuje pracodawcy zamieszczenia tych wszystkich elementów w samej umowie o pracę. Jednak z uwagi na możliwość ich zmiany nie wydaje się to dobrym rozwiązaniem.
Informacja o warunkach zatrudnienia dotyczy bowiem warunków pracy, na które pracodawca ma duży wpływ i może je w miarę swobodnie kształtować lub też zmieniają się one z mocy prawa we wskazanych w przepisach sytuacjach.
W praktyce więc pracodawca powinien doręczyć pracownikowi osobny dokument, który będzie zawierał ww. informacje.
Nie do końca zrozumiały jest termin poinformowania pracownika o warunkach wymienionych w art. 29 § 3 Kodeksu pracy. Mianowicie liczony on jest od momentu zawarcia umowy o pracę, a więc także w sytuacji, gdy pracownik nie otrzymał jeszcze umowy - bo przykładowo rozpocznie pracę za 2 tygodnie i wtedy też otrzyma pisemną umowę o pracę - pracodawca będzie musiał przedstawić mu pismo wynikające z art. 29 § 3. Wydaje się, że terminy w § 2 i 3 powinny być liczone od tego samego momentu, czyli od dnia rozpoczęcia pracy, tzn. w tym dniu pracownik otrzymuje umowę, a dodatkowo w terminie 7 dni pozostałe informacje. Dodatkowo należy zaznaczyć, że poinformowanie pracownika o jego warunkach zatrudnienia może nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.
Przykład
Pracodawca sporządza pismo dla nowo przyjętego pracownika. Może on zdecydować, czy poda dokładne informacje, np. że norma dobowa wynosi 8, tygodniowa 40 godzin, wynagrodzenie jest płacone co miesiąc, pracownikowi przysługuje 26 dni urlopu, a jego okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie (przy umowie na czas określony zawartej na czas dłuższy niż 6 miesięcy), czy też wskaże jedynie przepisy Kodeksu pracy lub innych przepisów prawa pracy, z których te informacje będą wynikać.
Pracodawcy nieposiadający regulaminu pracy
W niewielkich zakładach pracy, w których z uwagi na mniejszą niż 20 osób liczbę pracowników nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, omawiany dokument powinien zawierać dodatkowe elementy.
Oprócz wymienionych poprzednio - powinien precyzować:
• porę nocną,
• miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia oraz
• przyjęty sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Wynika to z faktu, że w przypadku zakładu pracy mającego regulamin informacja o warunkach zatrudnienia musiałaby powtarzać zapisy znajdujące się już w regulaminie.
Zmiana danych objętych informacją
Pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika na piśmie także o zmianie jego warunków zatrudnienia, a także o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy lub jego zmianie (art. 29 § 32 k.p.).
Powinien tego dokonać niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian, a w przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu - nie później niż do dnia rozwiązania umowy.
Przykład
Pracownik po studiach przepracował u pracodawcy 2 lata. W związku z tym jest uprawniony do większego wymiaru urlopu (26 dni). Oprócz udzielenia pracownikowi dodatkowych 6 dni urlopu (urlop uzupełniający), pracodawca powinien także pamiętać o zaktualizowaniu jego informacji o warunkach zatrudnienia.
Również w tym wypadku poinformowanie pracownika o zmianie jego warunków zatrudnienia może nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.
Jak postąpić z błędnym dokumentem?
Informacja powinna być sporządzona co najmniej w 2 egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron, a następnie umieszczona w aktach osobowych pracownika w części B. W praktyce może zdarzyć się jednak, że pracodawca umieści tam dane niezgodne ze stanem faktycznym. Oczywiście w przypadku, gdy z informacji będzie wynikać uprawnienie mniej korzystne dla pracownika, niż przysługuje mu z mocy prawa, to w oczywisty sposób będzie ono zastąpione przez właściwe przepisy. Co jednak stanie się, gdy pracodawca przez nieuwagę zamieści tam zapis, który będzie polepszał sytuację pracownika? Na przykład w informacji znalazł się zapis stanowiący, że pracownikowi przysługuje 30 dni urlopu, podczas gdy ma on prawo tylko do 20. W takim wypadku nie dojdzie jednak do niechcianego polepszenia sytuacji pracownika. Informacja nie należy do źródeł uprawnień pracowniczych, a więc informacje w niej zawarte mają charakter jedynie informacyjny. Pracownik nie będzie więc mógł powoływać się na zapis zawarty w informacji o warunkach zatrudnienia, jeżeli ten będzie stał w sprzeczności np. z regulacjami zawartymi w Kodeksie pracy.
Przemysław Ciszek
C&C Chakowski&Ciszek