Rozmowa z Anną Tomczyk, dyrektorem Departamentu Prawnego w Głównym Inspektoracie Pracy.
Czy rzeczywiście pracodawca musi przekazywać wiele informacji organom PIP?
- Tak. Przepisy prawa nakładają na pracodawcę wiele obowiązków o charakterze informacyjnym. Państwowa Inspekcja Pracy jest przecież organem powołanym do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej. Właśnie dlatego przepisy zobowiązują pracodawcę do przekazywania określonych w przepisach informacji.
Jakie są to informacje i w jakim terminie pracodawca musi przekazać je do PIP?
- Poszczególne obowiązki w tym zakresie są porozrzucane po wielu aktach prawnych. Można je znaleźć zarówno w ustawie o PIP, Kodeksie pracy, jak i w poszczególnych rozporządzeniach.
Przepisy Kodeksu pracy zobowiązują pracodawcę m.in. do przekazania określonych porozumień zawieszających przepisy prawa pracy. Będą to porozumienie o zawieszeniu stosowania w całości lub w części przepisów prawa pracy oraz porozumienie o zawieszeniu stosowania u danego pracodawcy, w całości lub w części, zakładowego układu zbiorowego pracy oraz ponadzakładowego układu zbiorowego pracy bądź jednego z nich na okres nie dłuższy niż 3 lata. Informacje te pracodawca powinien niezwłocznie przekazać do okręgowego inspektora pracy.
Pracodawca musi również zawiadomić właściwego miejscowo inspektora pracy o stosowaniu wydłużonych okresów rozliczeniowych, jeżeli nie działa u niego zakładowa organizacja związkowa, albo gdy zakładowa organizacja związkowa nie wyraża na to zgody. Na pisemny wniosek pracownika pracodawca musi poinformować okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników w nocy.
Z punktu widzenia inspekcji pracy bardzo istotny obowiązek o charakterze informacyjnym określony został w art. 209 k.p. Zgodnie z tym przepisem każdy pracodawca, który rozpoczyna prowadzenie działalności, musi w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności zawiadomić na piśmie właściwego okręgowego inspektora pracy i właściwego państwowego inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności.
Również w razie zmiany miejsca, rodzaju i zakresu prowadzonej działalności, zwłaszcza zmiany technologii lub profilu produkcji, jeżeli zmiana technologii może powodować zwiększenie zagrożenia dla zdrowia pracowników, pracodawca musi pisemnie o tym fakcie poinformować inspektora. Należy pamiętać, że jeżeli właściwy okręgowy inspektor pracy lub właściwy państwowy inspektor sanitarny zobowiąże pracodawcę prowadzącego działalność powodującą szczególne zagrożenia dla zdrowia do okresowej aktualizacji powyższych informacji, to pracodawca musi taką informację przekazać.
Kolejną grupę stanowią informacje związane z bezpieczeństwem i zdrowiem pracowników.
Pracodawca jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy i prokuratora o śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym wypadku przy pracy oraz o każdym innym wypadku, który wywołał wymienione skutki, mającym związek z pracą, jeżeli może być uznany za wypadek przy pracy. Informację tę należy zgłosić natychmiast po zdarzeniu - w miarę możliwości telefonicznie lub faksem. Na stronach internetowych okręgowych inspektoratów pracy wskazane są sposoby natychmiastowego zawiadamiania o takich zdarzeniach. (Niewykonanie tego obowiązku jest przestępstwem z art. 221 k.k.).
Z wypadkami przy pracy związany jest jeszcze jeden obowiązek informacyjny, przewidziany w rozporządzeniu w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz sposobu ich dokumentowania. Zgodnie z nim pracodawca niezwłocznie doręcza właściwemu inspektorowi pracy protokół powypadkowy dotyczący wypadków śmiertelnych, ciężkich i zbiorowych.
Również właściwemu organowi Państwowej Inspekcji Sanitarnej i właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie zgłosić każdy przypadek rozpoznanej choroby zawodowej albo podejrzenia o taką chorobę. W tym przypadku niezwłocznie oznacza w praktyce - bez nieuzasadnionej zwłoki. Informację tę należy zgłosić na piśmie.
Trzeba również wspomnieć, że pracodawca, u którego są wykonywane prace połączone z koniecznością pozostawania w kontakcie z substancjami, preparatami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym, ma dodatkowy obowiązek informacyjny. Pracodawca ten ma obowiązek przekazywania właściwemu państwowemu wojewódzkiemu inspektorowi sanitarnemu oraz właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy niezwłocznie po rozpoczęciu działalności oraz corocznie w terminie do 15 stycznia informacji o substancjach, preparatach, czynnikach lub procesach technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym.
Następne obowiązki dotyczą przekazywania pisemnych informacji związanych z realizacją przez podmioty kontrolowane nakazów i wystąpień inspektorów pracy. Wynikają one z ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy. Zgodnie z tymi przepisami podmiot kontrolowany, do którego została skierowana decyzja, ma obowiązek informowania odpowiedniego organu Państwowej Inspekcji Pracy o jej realizacji z upływem terminów określonych w decyzji. Także podmiot kontrolowany lub organ sprawujący nad nim nadzór, do którego skierowano wystąpienie, jest obowiązany w terminie określonym w wystąpieniu, nie dłuższym niż 30 dni, zawiadomić odpowiedni organ Państwowej Inspekcji Pracy o terminie i sposobie realizacji wniosków pokontrolnych. Nieprzesłanie tych informacji w terminie powoduje dokonanie przez inspektora pracy kontroli sprawdzającej wykonanie decyzji i wystąpień. Obowiązki informacyjne przewidziane są również w ustawie o rozwiązywaniu sporów zbiorowych. Na podstawie tych przepisów pracodawca podejmuje niezwłocznie rokowania w celu rozwiązania sporu w drodze porozumienia, zawiadamiając równocześnie o powstaniu sporu właściwego okręgowego inspektora pracy. Niedopełnienie obowiązku powiadomienia właściwego okręgowego inspektora pracy o powstaniu sporu jest przestępstwem, przewidzianym w tej ustawie.
Jakie skutki prawne pociąga za sobą niezgłoszenie do PIP wymaganych prawem informacji?
- Pracodawcom grożą sankcje przewidziane w Kodeksie pracy oraz w Kodeksie karnym. Mogą zostać ukarani karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł, a w przypadku przestępstwa karą grzywny do 180 stawek dziennych albo karą ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności.
Rozmawiała
Aleksandra Nowak