W przypadku rozliczania się pracodawcy (płatnika składek) z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych za pomocą programu Płatnik ma on obowiązek przechowywać papierowe kopie elektronicznych dokumentów ubezpieczeniowych. Czas ich przechowywania wynosi 5 lub 10 lat, w zależności od rodzaju dokumentów.
Jednak z przepisów ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.) wynika, że ZUS może żądać przedstawienia dowodów opłacania składek nawet po wymaganym okresie ich gromadzenia.
Dokumenty zgłoszeniowe
Płatnik składek, który zgłasza pracownika (zleceniobiorcę) do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych na formularzu zgłoszeniowym ZUS ZUA albo tylko do ubezpieczenia zdrowotnego (na formularzu ZUS ZZA), ma obowiązek przechowywać te dokumenty przez okres 5 lat. Płatnicy rozliczający składki za co najmniej 5 osób, którzy zobowiązani są elektronicznie zgłaszać te osoby do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, mają dodatkowy obowiązek. Nie wystarczy bowiem, że zgłoszenia przechowują na nośnikach elektronicznych. Powinni też sporządzić dokumenty papierowe. Dokumenty opatrzone własnoręcznymi podpisami osób zgłaszanych do ubezpieczeń także przechowują przez 5 lat. Wynika to wprost z art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Dokumenty rozliczeniowe
Przedsiębiorcy rozliczający co miesiąc składki na ubezpieczenia społeczne lub tylko zdrowotne za zatrudnione osoby muszą przechowywać przez 10 lat kopie przekazywanych do ZUS deklaracji rozliczeniowych (ZUS DRA), imiennych raportów miesięcznych (ZUS RSA) oraz dokumentów korygujących. Termin ten liczy się od dnia przekazania tych formularzy do właściwej dla płatnika jednostki terytorialnej ZUS. 10-letni okres przechowywania dokumentów rozliczeniowych dotyczy zarówno dokumentów wysyłanych elektronicznie, jak i papierowo.
Przelewy
Płatnik składek powinien również gromadzić przelewy, za pomocą których opłaca składki na ubezpieczenia społeczne. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie określa jednak, przez jaki okres należy je przechowywać. Można jednak uznać za wskazane, że płatnik nie powinien tych dokumentów niszczyć przed upływem 5 lat, bo taki termin wynika z art. 74 ust. 2 pkt 8 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (DzU z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.) dla dowodów księgowych i innych dokumentów. Termin ten liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczy wpłata. Banki również przechowują dokumenty płatnicze przez 5 lat.
ZUS wskazuje jednak, że w interesie samego płatnika składek jest, aby gromadził dowody opłacenia składek przez taki sam okres, jaki dotyczy dokumentów rozliczeniowych, czyli przez 10 lat. Termin ten związany jest z 10-letnim okresem przedawnienia dochodzenia należności z tytułu składek.
Jeszcze inne terminy przechowywania dokumentów związanych z opłacaniem składek zawiera ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.). Płatnik składek musi przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty przez 50 lat od dnia zakończenia zatrudnienia danego pracownika (art. 125a ustawy emerytalnej).
Natomiast od osoby opłacającej składki samodzielnie (np. od osoby prowadzącej działalność gospodarczą) ZUS może żądać, aby przedstawiła dowody potwierdzające opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne oraz wysokość podstawy ich wymiaru po 31 grudnia 1998 r. Z przepisu nie wynika jednak, do kiedy organowi rentowemu wolno wystąpić z takim żądaniem. Tak więc wskazane jest, aby wszyscy płatnicy przechowywali dowody opłacania składek oraz kopie dokumentów ubezpieczeniowych przez 50 lat.
Każdy płatnik musi udostępnić inspektorowi kontroli posiadaną dokumentację. Może on badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Mimo że płatnicy składek powinni przechowywać dokumenty zgłoszeniowe 5 lat, a rozliczeniowe 10 lat, to zdaniem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przedsiębiorcy, którzy opłacają składki za siebie, powinni przechowywać te dokumenty przez okres nie krótszy niż 10 lat. To samo odnosi się do dokumentów płatniczych. Papiery te mogą być przydatne w razie sporu między ZUS a płatnikiem składek. Stanowią one bowiem materiał dowodowy.
Barbara Zabieglińska
specjalista ds. ubezpieczeń społecznych