Podatnik ma obowiązek odtworzenia zniszczonej przez powódź dokumentacji podatkowej, która dotyczy zobowiązań podatkowych nieprzedawnionych.
Podatnicy prowadzący księgi podatkowe są zobowiązani do ich przechowywania do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych z nimi związanych (art. 86 § 1 ordynacji podatkowej). Wraz z księgami należy przechowywać dokumenty związane z ich prowadzeniem. Obowiązek ten obciąża podatników. To podatnicy są odpowiedzialni za przechowanie dokumentów w należytym stanie, który umożliwi ich kontrolę. W razie zaginięcia lub zniszczenia dokumentów przed upływem terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych podatnicy są zobowiązani do odtworzenia tych dokumentów. Nie inaczej jest w przypadku zniszczenia dokumentów przez powódź. Również w tych trudnych okolicznościach podatnicy muszą odtworzyć dokumentację podatkową. Stanowisko takie potwierdza komunikat MF z 25 maja 2010 r. zamieszczony na stronie internetowej ministerstwa (www.mofnet.gov.pl). Z komunikatu wynika, że o zniszczeniu dokumentacji przez powódź podatnicy powinni jak najszybciej zawiadomić właściwy dla siebie urząd skarbowy. W celu odtworzenia dokumentacji podatnik może m.in.:
• zwrócić się do kontrahentów o wystawienie duplikatów zaginionych faktur oraz przesłanie kopii umów, zamówień czy innych dokumentów dotyczących jego zobowiązań, które mogą się znajdować w posiadaniu kontrahentów,
• zwrócić się do urzędu skarbowego o przekazanie danych ze złożonych deklaracji podatkowych, które zostały u podatnika zniszczone przez powódź,
• zwrócić się do inspektoratu ZUS o przekazanie danych ze złożonych deklaracji i raportów, które zostały u podatnika zniszczone przez powódź,
• skorzystać z dokumentacji banku, który prowadzi konta podatnika.
Nie bez znaczenia mogą być również wyjaśnienia osób związanych z firmą, np. pracowników, którzy mogą pamiętać wiele faktów związanych z przedsiębiorstwem, a czasami posiadać kopie dokumentów firmowych. Podatnik musi dołożyć wszelkiej możliwej staranności w odtworzeniu tej dokumentacji. Inaczej organ podatkowy określi podstawę opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli brak będzie ksiąg podatkowych i innych danych niezbędnych do jej określenia (art. 23 § 1 ordynacji podatkowej).
Edward Żurański
Podstawa prawna:
• art. 21 ust. 1 pkt 26 i 26a, art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 5 i 48 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j. t. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn.zm.),
• art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 5 i 50 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j. t. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.),
• rozporządzenie Ministra Finansów z 28 grudnia 2009 r. sprawie zaniechania poboru podatku dochodowego od osób fizycznych od niektórych dochodów (przychodów) podatników podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz.U. Nr 226, poz. 1819).