Jeżeli księgowy system informatyczny wykorzystywany przez daną firmę pozwoli na wydrukowanie kopii faktury na życzenie organu kontrolnego, to funkcja dokumentacyjna wymagana ustawą o VAT zostaje spełniona. To do podatnika należy decyzja, w jakiej formie chce przechowywać faktury.
Obowiązujące przepisy nie dają jednoznacznej odpowiedzi na pytanie w sprawie zasad wystawiania i przechowywania faktur. Na tym tle często toczą się spory podatników z fiskusem. Rozporządzenie w sprawie (...) wystawiania faktur oraz sposobu ich przechowywania (...) stanowi w § 21, że oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów, należy przechowywać w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Dotychczas organy podatkowe twierdziły, że kopie faktur należy przechowywać w wersji papierowej. Z kolei w orzecznictwie pojawił się pogląd, że skoro polskie regulacje nie zawierają jednoznacznych rozstrzygnięć, należy sięgnąć do dyrektywy 2006/112/WE, która zawiera bezwzględny obowiązek przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysyłane.
Ostateczne rozstrzygnięcie w tym zakresie przynosi precedensowy wyrok NSA (I FSK 1169/08). Warto zwrócić uwagę na jego uzasadnienie. Sąd, co prawda, opiera swoje stanowisko na dyrektywie 2006/112/WE, jednak wyraźnie stwierdza, że z dyrektywy można wywnioskować jedynie to, że kopia faktury może być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej. Nieuprawnione jest utożsamianie czynności „wystawienia” i „przesłania” faktury. Są to dwie odrębne czynności. Porównanie zapisu § 23 ust. 2 rozporządzenia (Ministra Finansów z 25 maja 2005 r., obecnie z 28 listopada 2008 r.) z art. 247 ust. 2 dyrektywy prowadzi do wniosku, że polski normodawca nie wprowadził dokładnego zapisu tej normy. Pominięcie zwrotu „w jakiej zostały przesłane lub udostępnione” otworzyło pole do niejednoznacznej wykładni językowej, co skutkuje koniecznością poszukiwania innych wykładni.
Zauważyć należy, że w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania.
Przesłanką interpretacji omawianych przepisów jest konieczność przechowywania kopii faktury. Jest to funkcja kontrolna i wykładnia powinna ją uwzględniać.
Zatem jeśli podatnik zobowiązuje się drukować faktury na każde żądanie uprawnionego organu, przy jednoczesnym zachowaniu wymogu oznaczania kopii faktury wyrazem „KOPIA”, to tym samym gwarantuje wymagane w art. 246 dyrektywy cechy kopii faktur.
Nie ma zatem normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. NSA podkreślił, że za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne.
Podkreślić należy, że to podatnik, mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to w formie drukowanej, czy to w formie elektronicznej, ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne, czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur. Istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji.
Jeśli więc normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie.
NSA powołał się także na zasadę proporcjonalności, wyrażoną w art. 5 ust. 3 Traktatu Założycielskiego, a następnie doprecyzowaną przez Trybunał Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich (np. w sprawie C-446/03 Marks&Spencer czy też C-361/96 Sociale Generale). Z zasady tej wynika, że państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów art. 246 dyrektywy 112, jest nadmiernie dolegliwy i narusza wspomnianą zasadę.
Jeśli zatem zarówno przepisy wykonawcze do ustawy o VAT, jak i unormowania unijne nie nakazują posiadania wyłącznie papierowych kopii faktur, za wystawienie faktury uznać można już samo zgromadzenie informacji niezbędnych do jej sporządzenia, a nie wydrukowanie faktury. Zatem to do podatnika należy decyzja, w jakiej formie chce przechowywać faktury.
Dzięki wyrokowi NSA przedsiębiorcy nie muszą już ponosić dodatkowych kosztów związanych z wydrukiem i archiwizacją faktur. Niektóre firmy wystawiają po kilka tysięcy faktur miesięcznie, a przypomnieć należy, że faktury trzeba przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez pięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym zostały wystawione, co w praktyce oznacza prawie sześć lat.
• rozporządzenie Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 122, poz. 1337; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 222, poz. 1760
• wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/08)
Wiesława Moczydłowska
współpracownik redakcji BR