Pracodawca (jako płatnik) ma obowiązek rozliczyć podatek pracownika za 2009 r., jeżeli ten do 8 stycznia 2010 r. złoży mu PIT-12, w którym oświadczy, że:
1) poza dochodami uzyskanymi od pracodawcy nie uzyskał innych dochodów niż dochody, o których mowa:
• w art. 30 updof, m.in. z tytułu wygranych w konkursach, grach i zakładach wzajemnych czy tzw. małych zleceń (umowy zlecenia, o dzieło do 200 zł),
• w art. 30a updof, m.in. z odsetek lub innych przychodów od środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku podatnika,
• w art. 30b updof, m.in. ze zbycia papierów wartościowych,
• w art. 30c updof, tj. dochodów opodatkowanych podatkiem liniowym,
• w art. 30e updof, tj. dochodów ze sprzedaży nieruchomości i innych praw z nimi związanych,
2) nie korzysta z odliczeń, z wyjątkiem:
• składek na ubezpieczenia społeczne potrąconych przez pracodawcę ze środków pracownika, które odlicza się od dochodu,
• zwróconych pracodawcy świadczeń, od których wcześniej ten pobrał podatek, odliczanych od dochodu,
• składki na ubezpieczenie zdrowotne, którą odlicza się od podatku,
3) nie korzysta ze wspólnego rozliczenia z małżonkiem czy jako osoba samotnie wychowująca dziecko,
4) nie ma obowiązku doliczenia kwot uprzednio odliczonych, z wyjątkiem odliczonej od podatku składki na ubezpieczenie zdrowotne, która została mu zwrócona (art. 37 ust. 1 updof).
Jeżeli pracownik spełnia powyższe warunki, pracodawca jako płatnik może dokonać za niego rozliczenia rocznego podatku w zeznaniu PIT-40. Pracodawca przy dokonywaniu rozliczenia rocznego powinien:
1) uwzględnić (na wniosek pracownika zawarty w PIT-12) koszty uzyskania przychodu udokumentowane imiennymi, okresowymi biletami komunikacji autobusowej, kolejowej, promowej, miejskiej, jeżeli koszty te są wyższe niż koszty zryczałtowane ze stosunku pracy,
2) odliczyć od dochodu składki ZUS sfinansowane z wynagrodzenia pracownika, a od podatku odliczyć składkę na ubezpieczenie zdrowotne,
3) odliczyć od dochodu (na wniosek pracownika zawarty w PIT-12) zwrócone płatnikowi świadczenia z tytułu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu,
4) uwzględnić dochody pracownika z innych źródeł przychodów, m.in. z praw majątkowych, umów zlecenia i o dzieło opodatkowanych według skali podatkowej, które pracownik uzyskał za pośrednictwem tego pracodawcy.
WAŻNE!
W zeznaniu PIT-40 za 2009 r. płatnik nie może rozliczyć ulgi prorodzinnej z tytułu wychowania dziecka.
Wymienione warunki powodują, że duża część pracowników jest wyłączona z rozliczenia rocznego podatku przez pracodawcę. Pracodawca nie może rozliczyć pracowników, którzy:
• chcą skorzystać z innych odliczeń niż wymienione powyżej, np. z ulgi prorodzinnej, z ulgi internetowej czy z tytułu darowizn,
• uzyskali przychody u kilku pracodawców lub z innych źródeł przychodu niż stosunek pracy, z których zaliczki należy rozliczać samodzielnie, np. oprócz etatu pracownik prowadził w 2009 r. działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych.
Podatek wynikający z PIT-40 jest podatkiem należnym za dany rok, chyba że naczelnik właściwego urzędu skarbowego wyda decyzję, w której określi ten podatek inaczej (art. 37 ust. 1b updof). Roczne rozliczenie podatku za 2009 r. płatnik (pracodawca) powinien sporządzić w terminie do 1 marca 2010 r. (28 lutego przypada w 2010 r. w niedzielę). W tym samym terminie płatnik powinien przekazać egzemplarz rozliczenia PIT-40 pracownikowi oraz urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania pracownika. W przypadku osób objętych ograniczonym obowiązkiem podatkowym egzemplarz PIT-40 należy złożyć do urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych (art. 37 ust. 3 updof). Różnicę między podatkiem z rozliczenia rocznego a sumą wpłaconych zaliczek w trakcie roku podatnik powinien pobrać z dochodu za marzec roku następnego (art. 37 ust. 4 updof).
PRZYKŁAD
Zaliczki wpłacone w 2009 r. wynosiły 1981 zł. Podatek należny w rozliczeniu rocznym PIT-40 wyniósł 1984 zł. Różnicę w kwocie 3 zł płatnik pobierze z dochodu pracownika za marzec 2010 r.
Na wniosek pracownika powstała różnica może być pobrana z dochodu za kwiecień. Jeżeli stosunek pracy z danym pracownikiem ustanie w styczniu lub lutym 2010 r., różnicę należy pobrać w ostatnim miesiącu, za który płatnik pobrał zaliczkę. Pobraną różnicę należy wpłacić na rachunek urzędu właściwego dla płatnika wraz z zaliczkami za dany miesiąc. W przypadku gdy z rozliczenia rocznego wynika nadpłata, należy ją zaliczyć na poczet zaliczki za marzec. Jeżeli dalej pozostaje nadpłata, należy ją zwrócić pracownikowi w gotówce. Zwróconą nadpłatę w gotówce płatnik potrąca z zaliczek na podatek (art. 37 ust. 4 updof).
Sporządzenie rocznego rozliczenia podatku PIT-40 przez płatnika nie pozbawia pracownika prawa do złożenia następnie zeznania rocznego we własnym zakresie. Samodzielnego rozliczenia pracownik dokona na formularzu PIT-37, chyba że dochody ze stosunku pracy łączy z innymi źródłami przychodu, od których płatnik nie pobierał zaliczek, albo chce doliczyć do swoich dochodów dochody małoletniego dziecka - wtedy zeznanie złoży na formularzu PIT-36. Jeżeli pracownik wcześniej został rozliczony przez płatnika w deklaracji PIT-40, do zeznania składanego samodzielnie przenosi kwotę zaliczek:
• pomniejszoną o kwotę z poz. 84 PIT-40, jeżeli z PIT-40 wynikała nadpłata, lub
• powiększoną o kwotę z poz. 83 PIT-40, jeżeli z PIT-40 wynikała kwota do zapłaty.
• art. 37 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 201, poz. 1542
Grzegorz Ziółkowski
doradca podatkowy