Upowszechnia się ostatnio praktyka wysyłania kontrahentom faktur pocztą elektroniczną. Odbiorcy drukują je i wprowadzają do swojej ewidencji. Z pewnością jest to działanie, które pozwala przyspieszyć rozliczenie transakcji, a także zmniejszyć koszty obsługi.
Dwie formy faktur
Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy faktur: papierową i elektroniczną. Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT regulują przepisy rozporządzenia ministra finansów. Zasady te dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej, jak i elektronicznej, przy czym ta druga forma wymaga wypełnienia dodatkowych warunków.
Według przepisów rozporządzenia w sprawie faktur są one wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury powinien zawierać wyraz oryginał, a kopia faktury i faktury korygującej - określenie kopia. Przepisy uzależniają więc prawo do odliczenia od otrzymania oryginału faktury. To oznacza, że musi to być dokument w formie papierowej, chyba że podatnik wysyła i przesyła faktury w formie elektronicznej według zasad przewidzianych w rozporządzeniu w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.
Prawo do e-faktur
Aby skorzystać z e-faktur, trzeba wystąpić o akceptację tej formy do odbiorcy faktury. Może ona nastąpić w formie pisemnej lub elektronicznej. Faktura może być wystawiana i przesyłana w formie elektronicznej dzień po tym, jak odbiorca faktury dokonał wymaganej akceptacji. Analogiczny termin obowiązuje w przypadku cofnięcia zgody na elektroniczną formę faktury.
Faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.
Ważne
Dla odbiorcy faktury przesłanej elektronicznie, niespełniającej wymogów rozporządzenia w sprawie e-faktur, skutkiem jest brak odliczenia VAT wykazanego w takim dokumencie
Faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem zagwarantowania bezpieczeństwa. Sposoby na zagwarantowanie autentyczności ich pochodzenia i integralność ich treści są dwa. Stosownie do treści par. 4 rozporządzenia faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:
• bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
• poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.
Konieczne warunki
Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, że zasadniczy wymóg stawiany fakturom elektronicznym to wymóg zachowania integralności danych zawartych w fakturze oraz zapewnienie jej autentyczności, a to może być spełnione tylko przy zastosowaniu systemu elektronicznej wymiany danych (EDI) lub bezpiecznego podpisu elektronicznego.
Bez spełnienia tego warunku, na mocy polskiego prawa, faktura nie jest wystawiona i przesłana prawidłowo. W konsekwencji wydruk faktury przesłanej e-mailem z punktu widzenia prawa może zostać uznany przez organy podatkowe za kserokopię, a w konsekwencji odliczenie podatkowe może być kwestionowane.
W przypadku gdy wystawiona została faktura w formie elektronicznej, wówczas faktura korygująca do takiej faktury, jak również jej duplikat powinny również zostać wystawione w formie elektronicznej.
Stanowisko organów
Opinie te potwierdza m.in. naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie w postanowieniu z 16 października 2006 r., nr 1471/NUR2 /443-294/06/ST, w którym stwierdza, że samo wygenerowanie przez kontrahenta faktury w formacie PDF i przesłanie jej drogą e-mailową do spółki nie będzie wystarczające, by potraktować taką fakturę za prawidłowy dokument potwierdzający dokonanie transakcji, bowiem muszą zostać spełnione odpowiednie warunki.
Dodatkowo warto także zwrócić uwagę na pismo tego samego organu z 27 czerwca 2006 r. nr 1471 /NTR1/443-129/06/AM. Naczelnik urzędu wskazał w nim, że w sytuacji gdy nie zostaną zachowane warunki określone w rozporządzeniu w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, wówczas zastosowanie mają przepisy par. 21 ust. 1 i 2 i par. 23 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, tj. określające zasady wystawiania i przechowywania faktur w postaci tradycyjnej (papierowej).
Na zakończenie trzeba jeszcze dodać, że również sądy prezentują podobne stanowisko. Jako przykład można w tym miejscu przytoczyć wyrok WSA z 19 października 2007 r., sygn. akt III SA/Wa 1341/07. Skład orzekający stwierdził, że jeżeli dostawca towaru lub usługi, chcąc obniżyć koszty administracyjne, korzysta przy przekazie faktur z systemów komputerowych, musi uczynić to w trybie rozporządzenia z 14 lipca 2005 r. w sprawie faktur elektronicznych (Dz.U. nr 133, poz. 1119) oraz ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450 z późn. zm.).
Zdaniem sądu organy podatkowe zasadnie uznały, że wystawienie kontrahentowi faktury poprzez systemy elektroniczne, bez stosowania przepisów regulujących tę materię, powoduje, że wystawione faktury nie są dokumentem wprowadzonym do obrotu prawnego. A to pozbawia prawa do odliczenia VAT.
Wystawienie faktury elektronicznej
Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji.
RafaŁ Styczyński
ksiegowosc@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
• Rozporządzenie ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119).