Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć koszty ponoszone przez podatników w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wyjątki od tej zasady zostały przez ustawodawcę określone w wykazie wydatków, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Koszty uzyskania przychodów to nie tylko ponoszone przez podatników wydatki w sensie ekonomicznym, ale również inne faktycznie poniesione koszty związane z prowadzoną działalnością. Do kosztów podatkowych pod pewnymi warunkami zaliczane są także podatki i opłaty. Zasadniczo przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszelkie koszty, pod warunkiem że wykaże ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.
Koszty działania firmy
Kosztami mającymi niewątpliwy wpływ na uzyskiwanie przychodów są koszty ponoszone w celu prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Wprawdzie nie można ich powiązać z konkretnym przychodem, jednak bez nich trudno mówić o właściwym funkcjonowaniu firmy, a zatem również osiąganiu z niej zysków. Do tego rodzaju wydatków można zaliczyć przede wszystkim podatki majątkowe, tj. podatek od czynności cywilnoprawnych, podatek od nieruchomości, cła czy opłatę skarbową.
Kosztami podatkowymi będą również tzw. koszty funkcjonowania zakładu, rozumianego jako miejsce prowadzenia działalności. Chodzi tu zatem o czynsz za lokal, opłaty za energię elektryczną, usługi telekomunikacyjne, gaz czy centralne ogrzewanie.
VAT naliczony i należny
Zasadniczo kosztu uzyskania przychodu nie stanowi VAT naliczony. Podatek naliczony i zapłacony w cenie za towar lub usługę przedsiębiorca może bowiem odliczyć od swojego podatku należnego. W praktyce zdarza się jednak, że odliczenie nie jest możliwe przede wszystkim w sytuacji, gdy podatnik nabywa towar opodatkowany VAT, a sam na skutek zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego sprzedaje ten towar bez podatku. Jeżeli zatem podatnik jest zwolniony z VAT lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odsprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych z tego podatku, może zaliczyć do kosztów podatek naliczony.
To nie jedyny przypadek, gdy ustawodawca zezwala na zaliczenie VAT naliczonego do kosztu uzyskania przychodu. Kosztem podatkowym jest również podatek naliczony, w tej części, w której zgodnie z przepisami ustawy o VAT podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy VAT - jeżeli VAT naliczony nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej. Warto wskazać, że VAT naliczony może powiększyć wartość początkową, w przypadkach gdy: zgodnie z odrębnymi przepisami VAT nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku.
Podatek należny będzie natomiast kosztem w przypadku importu usług oraz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, jeżeli nie stanowi on podatku naliczonego w rozumieniu ustawy o VAT. Kosztem uzyskania przychodu nie będzie jednak podatek należny w części przekraczającej kwotę podatku od nabycia tych towarów i usług, która mogłaby stanowić podatek naliczony.
Zgodnie z ustawą o PIT kosztem może być również podatek należny w przypadku przekazania lub zużycia przez podatnika towarów lub świadczenia usług na potrzeby reprezentacji i reklamy. Jednak w świetle obowiązujących przepisów ustawy o VAT, jeżeli nieodpłatne przekazanie towarów należących do przedsiębiorstwa dokonywane jest na cele związane z jego prowadzeniem, w tym na reklamę lub reprezentację, to nie podlega ono VAT.
Do kosztów podatkowych zaliczana jest także kwota VAT:
• nieuwzględniona w wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji lub
• dotycząca innych rzeczy lub praw niebędących środkami trwałymi lub wartościami niematerialnymi i prawnymi podlegającymi amortyzacji
- w tej części, w jakiej dokonano korekty powodującej zmniejszenie podatku odliczonego zgodnie z art. 91 ustawy o VAT.
Opłaty sankcyjne
Do kosztów podatkowych nie można zaliczyć opłat ponoszonych przez przedsiębiorcę w związku z jego działaniami sprzecznymi z prawem. Chodzi tu zatem o wszelkie opłaty sankcyjne, do których można zaliczyć:
• koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań,
• grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniach: karnym, karnym skarbowym, w sprawach o wykroczenia, administracyjnym oraz odsetki od tych kar i grzywien,
• kary, opłaty odszkodowania oraz odsetki od tych zobowiązań z tytułu: nieprzestrzegania przepisów w zakresie ochrony środowiska, niewykonania nakazów właściwych organów nadzoru i kontroli dotyczących uchybień w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Do kosztów podatkowych przedsiębiorca nie zaliczy również:
• kwot dodatkowych, które zgodnie z przepisami o cenach podlegają wpłaceniu do budżetu państwa,
• kwot dodatkowych opłat rocznych za niezabudowanie bądź niezagospodarowanie gruntów w określonym terminie przewidzianym w przepisach o gospodarce nieruchomościami,
• opłat sankcyjnych, które zgodnie odrębnymi przepisami podlegają wpłacie do budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego,
• dodatkowej opłaty wymierzanej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych na postawie przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych,
• wpłat, o których mowa w art. 21 ust. 1 i w art. 23 ustawy o rehabilitacji zawodowej.
Koszty wynajmującego
Warto wspomnieć również o kosztach podatkowych w przypadku wynajmu nieruchomości przez osoby fizyczne. Jeżeli przychody z tego tytułu rozliczane są według progresywnej skali podatkowej, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć konieczne bieżące opłaty związane z lokalem, a zatem: czynsz, opłaty za energię elektryczną, wodę, gaz czy wywóz nieczystości. Podkreślić jednak należy, że tego rodzaju wydatki można zaliczyć do kosztów podatkowych, pod warunkiem że z zawartej umowy najmu wyraźnie wynika, że zobowiązanym do ich ponoszenia nie jest najemca, lecz wynajmujący.
Kosztem podatkowym wynajmującego mogą być również wydatki ponoszone z tytułu podatku od nieruchomości czy też opłat za wieczyste użytkowanie gruntu. Właściciele budynków mieszkalnych, którzy wynajmują część nieruchomości, muszą jednak pamiętać, że koszt uzyskania przychodów będą stanowiły wydatki odnoszące się wyłącznie do części powierzchni wynajmowanej.
WAŻNE
Podatek od spadków i darowizn nie stanowi kosztu uzyskania przychodu
WAŻNE
Większość organów podatkowych zgodnie twierdzi, że kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki poniesione w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło generowało przychody również w przyszłości
MAGDALENA MAJKOWSKA
magdalena.majkowska@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
• Art. 22, art. 22g ust. 3, art. 23 ust. 1 pkt 14, pkt 15, pkt 16, pkt 25, pkt 26, pkt 29, pkt 43, pkt 50, pkt 59 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).