Do obowiązków podatników prowadzących działalność gospodarczą należy gromadzenie i przechowywanie dokumentów związanych z prowadzoną działalnością. Przedsiębiorcy, na których przepisy prawa nakładają obowiązek prowadzenia ksiąg podatkowych, przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej księgami podatkowymi są: księgi rachunkowe, podatkowe księgi przychodów i rozchodów, a także ewidencje i rejestry.
Również podatnicy VAT zobowiązani są przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktury korygujące, a także ich duplikaty do czasu przedawnienia się zobowiązania podatkowego. Osoby fizyczne rozliczające podatek dochodowy na zasadach ogólnych także muszą gromadzić kserokopie nie tylko zeznań rocznych, ale także dokumenty potwierdzające wydatki odliczone w ramach ulg podatkowych lub zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
W przypadku likwidacji działalności gospodarczej przedsiębiorca ma obowiązek zawiadomić pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia likwidowanej firmy, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem.
Podatnik, który nie spełnia obowiązku przechowywania ksiąg podatkowych i dokumentów przez wymagany czas, naraża się na sankcje wynikające z kodeksu karnego skarbowego. Grozi mu kara grzywny do 240 stawek dziennych za nieprzechowywanie: księgi rachunkowej, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji oraz rejestru, a także zapisu kasy rejestrującej. Wymierzając sankcje, sąd uwzględnia dochody podatnika, jego warunki rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe. Stawka dzienna nie może być niższa niż 1/30 część minimalnego wynagrodzenia i nie może być wyższa niż jej czterystukrotność.
JAK TO ZROBIĆ...
Termin przechowywania ksiąg podatkowych
PROBLEM: Od 2005 roku prowadzę sklep z porcelaną. Zamierzam zlikwidować działalność z końcem tego roku. Jak długo muszę przechowywać podatkową księgę przychodów i rozchodów?
ROZWIĄZANIE: Przedsiębiorcy zobowiązani do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów muszą przechowywać księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku. Dokumenty związane ze zobowiązaniem podatkowym z 2005 roku (pierwszy rok prowadzenia działalności) trzeba przechowywać do 2011 roku, a dokumenty dotyczące 2008 roku (ostatni rok działalności) - do 2014 roku.
EWA CIECHANOWSKA
ewa.ciechanowska@infor.pl