W związku z takimi działaniami pracodawców pojawiają się pytania o możliwość zwolnienia od podatku przychodu osiąganego z tego tytułu przez pracownika, zaliczenia poniesionych przez pracodawców wydatków do kosztów uzyskania przychodów oraz o skutki w VAT. W raporcie przedstawiamy odpowiedzi na pytania, jakie w tej sprawie wpłynęły do redakcji. W artykule uwzględniliśmy stanowisko organów podatkowych oraz przedstawiliśmy zasady ewidencji w księgach rachunkowych nabywania i przekazywania pracownikom okularów.
Pracodawca ma obowiązek zapewnienia okularów korekcyjnych pracownikom użytkującym w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Prawo do refundacji kosztów zakupu okularów przysługuje także pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy. Jednak warunkiem tego jest praca przy monitorze ekranowym minimum przez 4 godziny dziennie.
Zobacz serwis: Kadry
UWAGA!
Praca przy monitorze ekranowym to także praca przy komputerze przenośnym, tzw. laptopie (stanowisko GIP z 21 grudnia 2012 r. w sprawie finansowania przez pracodawcę zakupu okularów dla pracujących na laptopach).
Orzeczenie lekarskie o konieczności używania okularów korekcyjnych przez pracownika
Pracodawca zapewnia okulary korygujące wzrok na podstawie orzeczenia lekarskiego o konieczności ich używania przez pracownika. Jest ono wystawiane w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, w wyniku badań wstępnych, okresowych lub kontrolnych (dalej: badania profilaktyczne), na które pracownika kieruje pracodawca.
Potrzebę stosowania okularów korygujących wzrok do pracy przy monitorze ekranowym określa lekarz okulista w ramach badań profilaktycznych. Następnie w orzeczeniu lekarskim kończącym badania profilaktyczne lekarz przeprowadzający te badania stwierdza m.in. konieczność stosowania okularów korygujących wzrok. Lekarz przeprowadzający badania pracownika w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej powinien posiadać specjalizację w dziedzinie medycyny pracy (lub medycyny przemysłowej, morskiej i tropikalnej, kolejowej, transportu, lotniczej lub higieny pracy). Ani lekarz rodzinny, ani inny z zakresu medycyny ogólnej, bez specjalizacji, nie może orzekać i przeprowadzać badań profilaktycznych. Zatem zaświadczenie od takiego lekarza w sprawie okularów nie jest podstawą do zapewnienia ich pracownikowi i wypłaty refundacji.
Przekazanie pracownikowi okularów albo zwrot wydatków poniesionych przez niego na ten cel
Przepisy nie określają, w jaki sposób pracodawca powinien zrealizować obowiązek zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok. Przepisy nie wskazują także wysokości dofinansowania do okularów zakupionych przez pracownika we własnym zakresie. Oznacza to, że do decyzji pracodawcy pozostawiono uregulowanie tych spraw w aktach/dokumentach wewnętrznych, np. w regulaminie wynagradzania, w oddzielnym zarządzeniu czy uchwale organu zarządzającego bądź w drodze konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami.
Pracodawca określa sposób zaopatrzenia pracownika w okulary. Może to zrobić poprzez:
● wydanie pracownikowi zaleconych okularów korygujących wzrok,
● pozostawienie w gestii pracownika zakupu zaleconych okularów i dokonanie zwrotu poniesionych na ten cel wydatków.
Pracodawca może ustalić, że zwrot wydatków na zakup okularów nie będzie limitowany. Wówczas pracownikowi będzie przysługiwał zwrot całości wydatków na zakup okularów wynikających z faktury zakupu. Pracodawca może też wyznaczyć maksymalną kwotę zwrotu. Ustalając limit refundacji, warto więc zorientować się w rynkowych cenach szkieł, oprawek i usług w zakładach optycznych na terenie działania firmy. Kwota dofinansowania powinna bowiem pokrywać koszt okularów (przynajmniej średniej jakości), spełniających podstawowe standardy, oraz robociznę.
Przeczytaj w INFORLEX.PL Biznes cały artykuł: Okulary dla pracownika – rozliczenia podatkowe i rachunkowe
W artykule m.in.:
- Czy w związku z zakupem okularów przez pracodawcę dla pracownika powstaje po jego stronie opodatkowany przychód
- Czy w związku ze zwrotem pracownikowi kwoty wydatkowanej na zakup okularów powstaje u niego opodatkowany przychód
- Czy zwolnione od podatku są przychody z tytułu zapewnienia okularów kasjerom
- Czy przychód z tytułu zapewnienia pracownikowi szkieł kontaktowych korzysta ze zwolnienia od podatku
- Czy wydatki na zakup okularów oraz soczewek dla pracowników można zaliczać do kosztów uzyskania przychodów
- Czy z faktury dokumentującej zakup okularów lub soczewek korygujących dla pracownika pracodawca może odliczyć VAT
- Czy finansując zakupy okularów dla pracowników, należy opodatkowywać VAT ich nieodpłatne przekazanie
- Jak ująć w księgach rachunkowych zwrot pracownikowi wydatków dotyczący zakupu okularów (szkieł) korekcyjnych