Wydawać by się mogło, że stworzenie takiego zespołu jest bardzo prostym zadaniem - wystarczy dobrać kompetentnych pracowników, powierzyć im zadania zgodnie z ich kwalifikacjami i czekać na rezultaty ich pracy. Tymczasem, odpowiednie pokierowanie procesem tworzenia się zespołu jest warunkiem koniecznym, by projekt został zakończony sukcesem.
Od czego więc zacząć? Na początek dobrze jest przyjrzeć się, kim są członkowie przyszłego zespołu oraz w jaki sposób do niego trafiły. Idealną sytuacją jest, gdy wszystkie osoby znalazły się w nim dobrowolnie. Znacznie zmniejsza się wtedy prawdopodobieństwo, że ktoś będzie sabotował decyzje menedżera czy pozostawał bierny. Jeśli natomiast jakaś osoba/y zostaną przymusowo oddelegowane do pracy w zespole, należy się nastawić na trudności z ich strony. Dobry menedżer zawczasu powinien przeprowadzić rozmowę motywacyjną z taką osobą, a w trakcie trwania projektu być czujny na wszystkie przejawy oporu członków zespołu i natychmiast na nie reagować.
Rozpoczynając pracę z przyszłym zespołem, powinno się przede wszystkim zwrócić uwagę na tzw. proces grupowy. Składają się na niego cztery fazy:
· formowania (chaosu, integracji),
· docierania (konfliktu),
· normowania (normalizacji),
· współdziałania (współpracy).
W tym artykule zajmę się wstępną fazą budowania zespołu. To przede wszystkim od pierwszych interakcji między członkami zespołu i ich liderem zależy, czy możliwa będzie konstruktywna współpraca nad powierzonymi zadaniami.
Zobacz: Umiejętność pracy zespołowej a model kapitału ludzkiego
W fazie formowania zespołu członkowie grupy:
· poznają się wzajemnie. Często jest to ich pierwsze spotkanie albo mieli już z sobą kontakt, ale nigdy nie pracowali przy wspólnym projekcie,
· testują nową sytuację. Nie wiedzą dokładnie, na czym będzie polegała praca zespołowa, jaki będzie zakres ich odpowiedzialności. Mogą poszukiwać sensu utworzenia zespołu, zadawać rozliczne pytania o zasady w nim panujące, zobowiązania wobec menedżera i jego członków,
· sprawdzają siebie wzajemnie. W tej fazie członkowie zespołu mają do siebie ograniczone zaufanie i sprawdzają, na co mogą sobie pozwolić wobec innych osób, a także lidera. Szczególnie menedżer kierujący zespołem może być bacznie obserwowany - jak się zachowuje, co mówi, jakie decyzje podejmuje,
· często mają ambiwalentną postawę co do pracy w zespole. Z jednej strony mogą obawiać się, czy podołają nowym obowiązkom, czy praca nad nowym projektem nie zdezorganizuje ich dotychczasowego funkcjonowania zawodowego i prywatnego. Z drugiej, mogą cieszyć się na nowe wyzwania i być pełni optymizmu co do powodzenia projektu.
Co może więc zrobić menedżer, aby przyczynić się do zbudowania dobrze funkcjonującego zespołu?
· Stwórz warunki ułatwiające dobre poznanie się wszystkich członków zespołu. Postaraj się również sam jak najwięcej rozmawiać z pracownikami. To ułatwia otworzenie się członków zespołu na siebie, a także wzajemne poznanie swoich mocnych stron.
· Poznaj oczekiwania uczestników. Wspólnie ustalcie zasady obowiązujące
w zespole (dotyczące pracy samej w sobie, a także komunikacji czy relacji), podział zadań i odpowiedzialności. Możecie stworzyć wewnętrzny kodeks pracy, który zostanie spisany i wręczony każdemu pracownikowi.
· Na tym etapie wyznaczaj członkom zespołu niezbyt złożone zadania, kontroluj postępy w pracy, sprawdzaj, czy ustalone zasady zostały wdrożone. To zapewni Tobie i reszcie zespołu poczucie, że praca nad projektem idzie w dobrym kierunku.
· Postaraj się być nie tylko formalnym kierownikiem, ale także nieformalnym liderem; pomagaj, gdy pojawią się trudności, udzielaj wsparcia, dziel się doświadczeniem. Dzięki temu zyskasz szacunek i posłuch wśród członków zespołu.
· Buduj zaufanie, zachęcając do otwartego wyrażania myśli i uczuć. Efektywna komunikacja i szczerość w zespole zapobiegają pojawieniu się problemów interpersonalnych, a w razie ich wystąpienia ułatwiają sprawne poradzenie sobie z nimi.
· Zadania deleguj w konkretny, zrozumiały sposób. Zachęcaj również do współpracy, pokazując korzyści z niej wynikające. Dzięki temu zredukujesz obawy członków zespołu i pozytywnie wpłyniesz na ich motywację do pracy oraz nadzieje na powodzenie projektu.
Choć nie da się uniknąć wystąpienia konfliktów czy oporu ze strony zespołu, to dzięki wspólnie wypracowanym zasadom, akceptującej atmosferze i wzajemnym zaufaniu łatwiej jest przezwyciężyć te problemy i sprawnie przejść do etapu efektywnej współpracy.
Zobacz serwis: Budowanie zespołu