Rzeczy, na które warto zwracać uwagę przy outsourcingu.
Zawarcie właściwej umowy jest podstawą egzekwowania od dostawcy wcześniejszych ustaleń, poczynionych w trakcie rozmów sprzedażowych. Dlatego warto poświęcić czas na dokładne przeanalizowanie wszystkich punktów. Przy podpisywaniu umowy outsourcingowej firma musi mieć pewność, iż jej interesy zostały zabezpieczone w odpowiedni sposób. Na co więc zwrócić szczególną uwagę zanim złożymy swój podpis na umowie?
- Kto negocjuje umowę - o stronę merytoryczną umowy powinny zadbać osoby, odpowiedzialne za realizację projektu - prezesi, dyrektorzy personalni czy finansowi, wspierani przez prawników.
- Zakres usług - wskazanie szczegółowych czynności w umowie, nawet jeśli w momencie jej podpisywania wydaje się zbędne, stanowi gwarancję na wypadek, gdyby dostawca usług outsourcingowych zażądał dodatkowego wynagrodzenia za czynności, które obejmowała umowa.
- Usługi dodatkowe - warto zapisać w umowie wszelkie możliwe usługi towarzyszące - jeśli w momencie zawierania umowy dokona się odpowiednich zapisów odnośnie przedmiotu umowy, unikniemy w przyszłości sytuacji np. odmówienia przez dostawcę wykonania pewnych czynności.
- Zasady współpracy – precyzyjne określenie np. terminarza wymiany dokumentacji pomiędzy firmą a dostawcą z pewnością usprawni proces przepływu informacji i pozwoli uniknąć wielu nieporozumień.
- Zakres odpowiedzialności - szczegółowe zapisy dotyczące odpowiedzialności są jednym z najważniejszych punktów umowy outsourcingowej!
- Poufność - każdej firmie zależy na tym, aby do jej danych poufnych miało dostęp możliwie jak najmniej osób. Warto więc zabiegać, aby w umowie zostały wskazane konkretne osoby kontaktowe, za pośrednictwem których firma outsourcingowa będzie świadczyła swoje usługi.
- Czas obowiązywania umowy i okres wypowiedzenia – jeśli dostawca proponuje umowę na czas określony, należy zwrócić uwagę, czy zawiera ona klauzulę o możliwości jej wypowiedzenia – jeśli nie, trudno będzie się wcześniej rozstać w sytuacji, gdy będziemy niezadowoleni z jakości usług.
Zobacz serwis: Wybór firmy outsourcingowej