Pracodawca nie musi tworzyć indywidualnych rozkładów czasu pracy (harmonogramów, grafików), jeżeli:
● rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia albo z umowy o pracę (będą to stałe rozkłady wskazujące na wykonywanie pracy w tych samych dniach i tych samych godzinach),
● w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm czasu pracy (zadaniowy czas pracy),
● na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego ruchome rozkłady czasu pracy,
● na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.
W pozostałych sytuacjach pracownik nie ma innych, poza grafikiem czasu pracy, źródeł informacji o tym, kiedy będzie musiał świadczyć pracę. Harmonogramy powinny być zatem tworzone wszędzie tam, gdzie nie ma stałych, ustalonych w przepisach wewnątrzzakładowych lub w inny sposób (np. w porozumieniu zawartym z pracownikiem, dotyczącym stosowania wobec niego indywidualnego rozkładu czasu pracy) godzin i dni pracy.
Harmonogramy mogą być tworzone w formie pisemnej lub elektronicznej na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, przy czym minimalnie muszą obejmować co najmniej 1 miesiąc (art. 129 § 3 Kodeksu pracy). Inne okresy, na jakie powinny być sporządzane harmonogramy, obowiązują w stosunku do kierowców i pracowników instytucji kultury.
Pracownik powinien otrzymać swój grafik co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.
Zasady tworzenia harmonogramów
Osoba przygotowująca harmonogram czasu pracy powinna mieć na uwadze – poza kwestiami zapotrzebowania na pracę czy obsady w poszczególnych dniach i godzinach – także to, że:
● harmonogram musi być zgodny z regulacjami w zakresie rozkładu czasu pracy wynikającymi z przepisów wewnętrznych (najczęściej z regulaminu pracy);
● w harmonogramie tworzonym na cały okres rozliczeniowy (np. wówczas, gdy mamy miesięczne okresy rozliczeniowe) można zaplanować pracę nie dłuższą niż wymiar czasu pracy dla danego miesiąca; tak samo w odniesieniu do dni wolnych – należy zaplanować ich minimalną liczbę odnosząc się do danego okresu rozliczeniowego;
● jeżeli harmonogram dotyczy tylko części okresu rozliczeniowego, to nie ma konieczności, by przewidziany w nim czas pracy był równy wymiarowi dla miesiąca, na który tworzymy harmonogram; podobnie z dniami wolnymi – wymiar i dni wolne muszą się zgadzać łącznie w okresie rozliczeniowym;
● należy wskazać w grafiku dni pracy, godziny rozpoczynania i kończenia pracy;
● planowana dzienna liczba godzin pracy musi być zgodna ze stosowanym systemem czasu pracy (maksymalnie 8 godzin dla systemu podstawowego, wyższe wymiary dzienne przy stosowaniu systemów, w których dopuszczalna jest praca powyżej 8 godzin na dobę);
● jedyna przerwa, która musi być oznaczona w harmonogramie, dotyczy przypadków stosowania przerywanego systemu czasu pracy;
● planowana godzina rozpoczęcia pracy może przypadać w niezakończonej dobie pracowniczej jedynie wówczas, gdy stosowane są ruchome rozkłady czasu pracy;
● pracownik musi mieć zapewnione minimalne odpoczynki dobowe i tygodniowe;
● przy planowaniu pracy w niedziele i święta należy jednocześnie zaplanować (i odpowiednio oznaczyć) dni wolne w zamian za tę pracę;
● co najmniej jedna niedziela na 4 tygodnie musi być wolna od pracy.
Przeczytaj w INFORLEX.PL Biznes cały artykuł: Jak prawidłowo tworzyć harmonogramy czasu pracy
w artykule m.in.:
- Regulacje wewnętrzne w zakresie rozkładu czasu pracy
- Wymiar czasu pracy w grafiku
- Godzina rozpoczęcia pracy w harmonogramie
- Dni wolne w grafiku
- Niedziele i święta a harmonogram czasu pracy