1. Ogólna definicja kosztów podatkowych
Z ogólnych definicji zawartych w art. 22 ust. 1 updof i art. 15 ust. 1 updop wynika, że za koszty uzyskania przychodów można uznać tylko takie wydatki, które charakteryzują się następującymi cechami:
● są funkcjonalnie powiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą,
● pomiędzy poniesieniem danego wydatku a przychodem musi zachodzić wyraźny i widoczny związek przyczynowo-skutkowy, polegający na tym, że poniesienie tego wydatku faktycznie ma (albo przynajmniej potencjalnie może mieć) wpływ na powstanie przychodu lub zwiększenie jego wysokości, bądź też na zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,
● poniesienie wydatku musi znajdować gospodarcze uzasadnienie i to nie z subiektywnego, lecz z obiektywnego punktu widzenia,
● wysokość poniesionego wydatku powinna być adekwatna do przewidywanych korzyści, a więc racjonalna z ekonomicznego punktu widzenia,
● wydatek powinien mieć charakter definitywny i zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
● poniesienie wydatku powinno być odpowiednio udokumentowane,
● dany wydatek nie może figurować w negatywnym katalogu wydatków i kosztów, które niezależnie od celu ich poniesienia, w żadnych okolicznościach nie mogą zostać uwzględnione w kosztach podatkowych (katalog ten jest zamieszczony w art. 23 ust. 1 updof i w art. 16 ust. 1 updop).
2. Koszty reprezentacji
2.1. Poczęstunki i posiłki podczas spotkań biznesowych
Z reguły wydatki na drobny poczęstunek ponoszone w trakcie prowadzenia rozmów czy przedstawiania oferty produktów nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów. Reguła ta jest prawdziwa oczywiście wyłącznie wtedy, gdy wydatek ten spełnia ogólne warunki zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych wskazane w pkt 1 opracowania.
W praktyce jednak konieczne jest też zawsze ustalenie, czy konkretne spotkanie miało na celu przede wszystkim załatwienie spraw związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, czy też było to spotkanie noszące znamiona reprezentacji. Jest to o tyle istotne, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 updop nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Zasadą wynikającą z tego przepisu jest wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie:
● usług gastronomicznych,
● żywności,
● napojów, w tym alkoholowych
– ale tylko w sytuacji, w której koszty te mają charakter reprezentacji.
Pojawia się zatem pytanie, jaki poczęstunek ma charakter reprezentacyjny, a jaki takiego charakteru nie ma. W przepisach nie ma żadnej wymiernej wskazówki, która pozwoliłaby podatnikowi z wszelką pewnością stwierdzić, że dany poczęstunek jest reprezentacją, a inny reprezentacją nie jest.
Ponieważ przepisy ustaw o podatkach dochodowych nie zawierają definicji pojęcia „reprezentacja”, kwestia ta budzi poważne rozbieżności interpretacyjne, zarówno wśród organów podatkowych, jak i w orzecznictwie sądów administracyjnych.
Przeczytaj w INFORLEX.PL Biznes cały artykuł: Koszty podatkowe – wyłączenia i ograniczenia
W artykule omówiono również wydatki na rzecz członków organów osób prawnych, koszty związane z użytkowaniem samochodu oraz kary, odszkodowania i straty.