Dokumentacja – ewidencja przychodów
Jednym z podstawowych obowiązków rozliczeniowych przedsiębiorców, którzy zdecydowali się na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, jest konieczność prowadzenia ewidencji przychodów. Taki obowiązek wynika bezpośrednio z Ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne z 20 listopada 2008 r.
Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!
| Art. 15. 1. Podatnicy oraz spółki, których wspólnicy są opodatkowani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, są obowiązani posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów, prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencję wyposażenia oraz, odrębnie za każdy rok podatkowy, ewidencję przychodów, zwaną dalej "ewidencją", z zastrzeżeniem ust. 3 i 3a. 3. Obowiązek prowadzenia ewidencji nie dotyczy podatników osiągających przychody, o których mowa w art. 6 ust. 1a, jeżeli ich wysokość wynika z umowy zawartej w formie pisemnej. Art. 6. 1a. Opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych podlegają również otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń z tytułu umowy najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy lub innych umów o podobnym charakterze. Dla ustalenia wartości otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń z tytułu tych umów, stosuje się art. 11 ust. 2-2b ustawy o podatku dochodowym. |
Czy ryczałt jest najlepszą formą opodatkowania?
Ewidencja przychodów stanowi zatem podstawę do obliczenia wartości podatku dochodowego, który wynika z uzyskanych przez podatnika przychodów. Warto w tym miejscu zauważyć, że – odmiennie niż przy innych formach opodatkowania – różne czynności wykonywane w ramach jednej firmy mogą podlegać pod różne stawki ryczałtu. Aby wysokość zobowiązania wobec urzędu skarbowego została ustalona poprawnie, niezbędne jest dołożenie wszelkich starań do rozróżnienia poszczególnych przychodów, zróżnicowanych ze względu na stawki podatku.
Takie postępowanie będzie zgodne z innym przepisem, wskazanym w ww. ustawie – mianowicie z art. 12 ust. 3 – w przypadku działalności, w której różne przychody opodatkowane są różnymi stawkami, wysokość ryczałtu ustalana jest na podstawie ewidencji przychodów. Jest tak jednak tylko w sytuacji, kiedy ewidencja przychodów jest prowadzona w sposób umożliwiający ustalenie poszczególnych stawek. Jeśli będzie to niemożliwe, wysokość ryczałtu będzie ustalana obligatoryjnie na poziomie najwyższej podstawowej stawki, czyli 8,5%.
Jeszcze wyższe podatki będą zobowiązani zapłacić ci, którzy nie prowadzą ewidencji przychodów pozwalającej na rozróżnienie stawek, a osiągają m.in. przychody w zakresie wolnych zawodów lub też wymienione w art. 12 ust. 1 pkt. 2 ustawy. Wtedy wszystkie przychody będą opodatkowane odpowiednio stawkami 20% i 17%.
Kiedy przedsiębiorca może ponownie wybrać ryczałt?
Ewidencja przychodów musi być rzetelna
Jak widać, prowadzenie ewidencji przychodów jest dla przedsiębiorcy-ryczałtowca koniecznością, i to działającą na jego korzyść. Dzięki odpowiednim zapisom może on bowiem chociaż część przychodów opodatkować np. stawką 3% zamiast 20% podatku.
Jednak nawet zaprowadzenie ewidencji może czasem okazać się niewystarczające do tego, aby ochroniła ona przed podwyższonymi stawkami podatku. Taka sytuacja będzie miała miejsce w przypadku, kiedy rachunki będą prowadzone w sposób nierzetelny albo wadliwy. Co to oznacza?
Niewadliwa ewidencja przychodów to taka, która jest prowadzona zgodnie z zaleceniami Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych z 17 grudnia 2002 r. Rzetelna ewidencja odzwierciedla natomiast rzeczywiste zdarzenia gospodarcze.
Wybór ryczałtu - krok po kroku
Czy to oznacza, że przedsiębiorca nie ma prawa do żadnej pomyłki? Na szczęście nie do końca – we wskazanym rozporządzeniu wskazano pewien margines błędów, które nie spowodują negatywnych konsekwencji ze strony organów skarbowych:
| § 13. 1. Podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję rzetelnie i w sposób niewadliwy. 2. Za niewadliwą uważa się ewidencję prowadzoną zgodnie z przepisami ustawy i rozporządzenia. Za rzetelną uważa się ewidencję, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. 3. Ewidencję uznaje się za rzetelną i niewadliwą, również gdy: 1) niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodów łącznie nie przekraczają 0,5% przychodu wykazanego w ewidencji za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy, lub 2) brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie ewidencji, lub 3) podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w ewidencji przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej, lub 4) błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody określone w § 3, 4 i 7. |
Jak widać, drobne pomyłki lub też błędy odkryte i poprawione jeszcze przed ewentualną kontrolą raczej nie spowodują poważnych konsekwencji. Ale jakie konsekwencje grożą przedsiębiorcy, który powyższych zasad nie przestrzegał?
Data ujęcia zakupu towarów w KPiR
Co grozi nierzetelnemu ryczałtowcowi?
Okazuje się, że stawka 20% ryczałtu nie jest najwyższą, jaka funkcjonuje w polskim prawie. Istnieją bowiem stawki karne, stosowane w przypadku przedsiębiorców, którzy nie prowadzili ewidencji mimo takiego obowiązku albo prowadzili ją w sposób niepoprawny. W takiej sytuacji organ skarbowy ma obowiązek określenia kwoty przychodu, który nie został zewidencjonowany przez podatnika – jeśli jest to niemożliwe z powodu braku dokumentacji, należy jego wysokość oszacować.
Od przychodu naliczany jest podatek dochodowy – ale nie w stawce tradycyjnie stosowanej dla danej usługi czy towaru. W tym przypadku zgodnie z art. 17 ust. 2 ustawy ryczałt wyniesie pięciokrotność stawek, które byłyby stosowane w normalnej sytuacji. Jednocześnie ryczałt ten może wynieść maksymalnie 75% przychodu (w przypadku przychodów standardowo opodatkowanych stawką 17% lub 20%), który stanowi podstawę jego wyliczenia.
O tym, że właściwe i poprawne prowadzenie dokumentacji księgowej własnej firmy jest konieczne, wie każdy przedsiębiorca. Warto poświęcić chwilę na rzetelne uzupełnienie ewidencji przychodów, szczególnie że w jej przypadków pracy jest i tak mniej, niż np. przy podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Ta chwila może uchronić przedsiębiorcę od poważnych konsekwencji finansowych w przyszłości.
Rozliczenie roczne PIT zamiast zaliczki
Autor: Anna Kubalka specjalista ds. księgowości