Podstawowe dokumenty
Ważne jest prawidłowe udokumentowanie zarówno wywozu, jak i dostarczenia towarów do klienta. W art. 42 ust. 3 ustawy o VAT znajduje się lista dokumentów, które łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem WDT do nabywcy w przypadku, gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi). Są to:
- dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z Polski, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju (czyli międzynarodowy list przewozowy stosowany w transporcie drogowym - CMR);
- specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku.
W przypadku kiedy wywozu towarów dokonuje przedsiębiorca lub sam nabywca przy użyciu własnego środka transportu, konieczne są dokumenty zawierające co najmniej:
- specyfikację poszczególnych sztuk ładunku;
- imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby działalności gospodarczej lub miejsca zamieszkania podatnika dokonującego wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz nabywcy tych towarów;
- adres, pod który są przewożone towary, w przypadku gdy jest inny niż adres siedziby działalności gospodarczej lub miejsca zamieszkania nabywcy;
- określenie towarów i ich ilości;
- potwierdzenie przyjęcia towarów przez nabywcę na terytorium państwa członkowskiego innego niż Polska;
- rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary, lub numer lotu – w przypadku gdy towary przewożone są środkami transportu lotniczego.
Brak dokumentacji przy WDT skutkuje opodatkowaniem 23% VAT
Dokumentacja uzupełniająca
Czasem zdarza się jednak, że ze zgromadzonych dokumentów nie wynika jednoznacznie, iż towary faktycznie zostały wywiezione i dostarczone nabywcy. Możliwe jest również zgromadzenie dodatkowej dokumentacji. Zgodnie z art. 42 ust 11 mogą nią być:
- korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie,
- dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu,
- potwierdzenie otrzymania zapłaty za towar,
- dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innego niż Polska.
Stawka 0% VAT dla WDT – warunki zastosowania
E-dokumenty
Co ciekawe, do zastosowania stawki 0% wystarczające mogą być również dokumenty w formie elektronicznej. Takie stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w wydanej w dniu 8 stycznia 2014 r. interpretacji indywidualnej (sygn. ILPP4/443-465/13-5/ISN). W pytaniu podatnika zostało przedstawione zdarzenie przyszłe, odnoszące się do zliberalizowania oraz uproszczenia dotychczas stosowanych zasad wysyłania e-faktur oraz otrzymywania w formie elektronicznej potwierdzeń dostarczenia towarów nabywcy.
Spółka stanęła przy stanowisku, że prawidłowym będzie posiadanie - oprócz specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku oraz korespondencji handlowej - potwierdzenia przyjęcia towarów przez nabywcę przesłanego przez niego w formie e-maila zwrotnego (w przypadku e-faktur) lub w postaci skanu w formacie PDF (w przypadku faktur tradycyjnych) na bezpieczny adres poczty elektronicznej.
Jak udokumentować WDT, żeby móc zastosować 0 % stawkę podatku VAT
Dyrektor IS przychylił się do tego stanowiska, podając w uzasadnieniu: “Zasadniczo dopuszczalna jest każda forma dokumentu, byle uprawdopodobniała ona wywóz towarów z terytorium kraju i ich dostarczenie na terytorium innego państwa członkowskiego. W dobie szeroko rozumianej komunikacji technicznej nie ma podstaw do odmawiania mocy dowodowej dokumentowi przesyłanemu np.: w formie elektronicznej, skanem czy faxem. Dla zastosowania stawki 0% dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów nie jest konieczne zatem posiadanie danego dokumentu w formie papierowej, wystarczy jego wersja elektroniczna.”
Dla zastosowania preferencyjnej stawki VAT 0% przy transakcji WDT konieczne jest zatem skompletowanie wymaganej ustawą dokumentacji. Nie ma natomiast znaczenia, czy podatnik otrzyma ją w tradycyjnej papierowej formie, czy też w wersji elektronicznej.
Autor: Beata Kostrzycka - specjalista ds. księgowości, wfirma.pl