Ponoszenie wydatków w związku z nabyciem strojów służbowych jest dość częstą praktyką w działalności gospodarczej. Nie zawsze jednak wydatki z tego tytułu będą stanowić koszt podatkowy. Wszystko zależy od tego jak zakwalifikujemy wydatek na zakup takiego stroju.
Zakup strojów wynikających z BHP jest kosztem podatkowym
Przepisy BHP nakładają na przedsiębiorcę działającego w określonych branżach obowiązek dostarczenia pracownikom odzieży ochronnej. Dotyczy to w szczególności prac w narażeniu na działanie wody, czynników chemicznych, pyłowych, mechanicznych i biologicznych oraz wysokiej i niskiej temperatury. Są to warunki stwarzające ryzyko dla zdrowia i bezpieczeństwa pracowników. W takiej sytuacji zakup np. kombinezonów, rękawic, hełmów będzie stanowił koszt uzyskania przychodów.
Zakup strojów identyfikujących i reklamowych jest kosztem podatkowym
Obowiązek noszenia określonego przez pracodawcę stroju nie zawsze jednak wynika z przepisów BHP. Przedsiębiorcy często wyposażają swoich pracowników mających bezpośredni kontakt z klientem w jednolite stroje. Wtedy taki strój spełniać może dwie funkcje:
- identyfikującą (klient dzięki strojowi pracownika firmy kojarzy jej markę, usługi, a także indywidualizuje firmę itp. Ta funkcja znajdzie zastosowanie np. w przypadku firm kurierskich, banków),
- reklamową (na ubiorze naszyte jest logo firmy).
Z punktu widzenia podatku dochodowego zakup takiego stroju musi być indywidulanie rozpatrywany przez podatnika pod kątem zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych. Wskazać można jedynie ogólne przesłanki wynikające z wydawanych w tym zakresie interpretacji podatkowych, których spełnienie pozwoli zaliczyć taki wydatek do kosztów podatkowych:
- pomiędzy wydatkiem na zakup stroju służbowego, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowo-skutkowy, czyli poniesiony wydatek musi mieć wpływ na uzyskanie przychodu lub też funkcjonowanie firmy. Podatnik musi umieć wykazać, że wydatek związany z takim strojem może mieć wpływ na rozpoznawalność firmy, co pozwoli na pozyskanie nowych klientów, a także może wpłynąć na wzrost sprzedaży.
- obowiązek posiadania takiego ubioru wypływa np. z regulaminu firmy, na rzecz której wykonywana jest praca lub innych zasad działalności takiej firmy.
- strojem firmowym może być tylko taki ubiór, który posiada trwałe cechy charakterystyczne dla określonej firmy np. logo, krój, barwa. Takie trwałe oznaczenie powinno być widoczne, w taki sposób, aby mogło stanowić element o funkcji reklamowej i jednoznacznie identyfikować konkretną firmę.
- pracownik noszący taki strój ma bezpośredni kontakt z klientem.
Polecamy: Co to jest pomoc de minimis i kto może z niej korzystać?
Zakupu strojów reprezentacyjnych nie zaliczysz do kosztów podatkowych
Zakup strojów innych niż identyfikujące i reklamowe a także takich, które nie spełniają powyższych warunków nie może zostać zaliczony do kosztów podatkowych.
Nie ma możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków związanych z zakupem garniturów, garsonek spełniających funkcje reprezentacyjne, np. garnitur dla prezesa, garsonka dla sekretarki prezesa, które z założenia nie tracą charakteru odzieży osobistej.
Bez znaczenia pozostaje także fakt, czy są one opatrzone logo firmy czy też nie, jeżeli osoba, która nosi taki strój nie ma bezpośredniego kontaktu z klientem. W takiej sytuacji garnitur ze stałym oznaczeniem firmy i tak nie będzie spełniał funkcji reklamowej.
Polecamy: Ulga na internet a ekofaktura - porada
Małgorzata Jawińska, księgowa Tax Care
Joanną Szlęzak-Matusewicz, kierownikiem Zespołu Analiz Podatkowych Tax Care