Wszystkie czynności, które wykonuje podatnik w ramach prowadzonej działalności gospodarczej muszą zostać właściwie udokumentowane. Właściwie udokumentowana czynność opodatkowana podatkiem od towarów i usług to taka czynność, która została potwierdzona wystawieniem faktury VAT. Jakie warunki powinna spełnić, aby była ważna? Przeczytaj poradę eksperta.
Mówi o tym art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, który brzmi: „Podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.”
Szczegółowe zasady wystawiania faktur reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.
Zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami "FAKTURA VAT".
Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:
1) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
2) numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;
3) numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”;
4) dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;
5) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
6) miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
7) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
8) wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
9) stawki podatku;
10) sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
11) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
12) kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.
Polecamy: Co z sukcesją między przedsiębiorcami?
Ponadto faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu.
Kwoty podatku wykazuje się w złotych bez względu na to, w jakiej walucie określona jest kwota należności w fakturze. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza.
W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku wskazuje się również:
1) symbol towaru lub usługi, określony w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej, jeżeli ustawa lub przepisy wykonawcze do ustawy powołują ten symbol lub
2) przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku, lub
3) przepis dyrektywy, który zwalnia od podatku tę dostawę lub to świadczenie.
Polecamy: Serwis Leasing
Fakturę należy wystawić nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. W przypadku gdy podatnik określa w fakturze, wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy.
Faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.
Wszystkie niezbędne elementy faktury przemawiające za faktem, iż faktura jest ważna zostały wymienione w Rozporządzeniu. W przypadku zamieszczenia wszystkich niezbędnych elementów na fakturze uznaje się ją za ważną. W przypadku braku, któregokolwiek z wymienionych elementów fakturę uznaje się z nieważną.