Podstawą utworzenia spółki jest przygotowanie oraz podpisanie w obecności notariusza stosownej umowy. Następnie dokonywany jest wpis do rejestru na podstawie przygotowanego dokumentu. Adres rejestrowy zakładanej spółki powinien mieć miejsce w Republice Panamy. Zaletą powoływania spółki w tym systemie jest czas - jej założenie zajmuje ok. 4 dni roboczych oraz ok. 10 dni niezbędnych do legalizacji dokumentów.
Wymagane jest uzyskanie zgody na nadanie spółce proponowanej nazwy, gdyż nazwa ta nie może sugerować zwierzchnictwa rządu, ani nie może być identyczna z już istniejącą nazwą innej spółki, bądź zbieżna z nazwą firmy dobrze znanej na rynku. Językiem właściwym dla składanych dokumentów jest język hiszpański z potwierdzonym tłumaczeniem angielskim. Przedstawiana do rejestru nazwa może być wyrażona w dowolnym języku (do formułowania nazwy używany jest alfabet łaciński), rejestr może natomiast wystąpić o przekazanie angielskiego lub hiszpańskiego tłumaczenia.
Specjalnego pozwolenia wymaga rejestracja spółki, w której nazwie pojawiają się takie słowa jak między innymi: bank, pożyczki, kasy oszczędności, reasekuracja, ubezpieczenia na życie i majątkowe, fundusz powierniczy oraz ich pochodne, czy ich obcojęzyczne odpowiedniki. W zakresie wskazanych powyżej celów działalność spółek panamskich i ich rejestracja podlega ograniczeniom.
Polecamy: Czym są nowe rynki sprzedaży
Dla wykazania ograniczenia odpowiedzialności spółek koniecznym jest by nazwy kończyły się formami Corporation, Incorparated, Socieded Anonima czy tez ich skrótami Corp., Inc., SA. Nie mogą być wykorzystywane zwroty Limited / Ltd. Założenie spółki możliwe jest przez co najmniej jednego udziałowca, którego dane (imię, nazwisko), tak jak i dane członków zarządu, nie muszą być ujawniane w publicznych rejestrach.
Brak jest wymogu kapitału minimalnego, natomiast możliwe jest powołanie udziałowców nominalnych, jak również emitowanie udziałów na okaziciela lub imiennych oraz udziałów bez wartości nominalnej. Dyrektorami w spółce panamskiej (wymaganych jest minimum trzech) mogą być zarówno osoby prawne i fizyczne dowolnej narodowości. Nie muszą być one panamskimi rezydentami. W spółce muszą być zatrudnieni co najmniej prezes, sekretarz oraz księgowy, którzy mogą pełnić zarazem role wymaganych trzech dyrektorów. Jedynym publicznie dostępnym dokumentem, który wskazuje status własnościowy spółki są tzw. articles of incorporation, które wskazują pierwszych członków zarządu spółki.
Polecamy: serwis Zakładam firmę
Jednakże takimi członkami zarządu mogą być tzw. dyrektorzy powierniczy, którzy działają na zlecenie osób trzecich nieujawnianych w rejestrach. Jak już wspomniano powyżej dyrektorem jak i dyrektorem powierniczym, może być nie tylko osoba fizyczna, ale również osoba prawna. W zarządzie tej osoby prawnej może zasiadać kolejna osoba prawna, doprowadzając w ten sposób do tego, że osobą fizyczną, która podpisuje articles of incorporation może być miejscowy adwokat, który pod groźbą odpowiedzialności karnej i dyscyplinarnej nie może ujawnić swojego zleceniodawcy.
Zwyczajne Walne Zgromadzenia Akcjonariuszy lub dyrektorów, zgodnie z prawem, nie są wymagane. Jeżeli jednak takie spotkania odbywają się, mogą mieć miejsce w dowolnym zakątku świata, z udziałem przedstawicieli - przez telefon, e-mail lub za pośrednictwem innych środków komunikacji elektronicznej. Wszelkie decyzje zostaną uznane za ważne, niezależnie od tego, czy będą podpisane w różnych terminach lub różnych jurysdykcjach.
Istniejąca spółka musi posiadać Księgę Protokołów z protokołami ze wszystkich posiedzeń udziałowców/członków zarządu w porządku chronologicznym oraz Rejestr Udziałów z informacjami odnośnie własności i emisji świadectw udziałowych.
Spółka nie działająca w Panamie nie ma obowiązku natomiast składania raportów finansowych, czy deklaracji podatkowych. Nie ma także wymogu audytu, zaś księgowość może być prowadzona w dowolnym miejscu na świecie. Dochody lub dywidendy z otrzymanych źródeł poza granicami kraju, nie są opodatkowane nawet jeżeli firma ma siedzibę w Panamie.
Polecamy: Jak założyć firmę za granicą