W celu rejestracji podmiotu gospodarczego w formie spółki z o.o., której udziałowcem będzie osoba prawna, niezbędnymi dokumentami są:
- wniosek rejestracyjny;
- protokół, umowa lub inny dokument potwierdzający decyzję o zawiązaniu spółki z o.o.;
- oryginał lub poświadczona notarialnie kopia statutu spółki. Należy pamiętać, że dokument założycielski spółki w postaci statutu wymaga wyłącznie zwykłej formy pisemnej — statutu spółki nie należy sporządzać w formie aktu notarialnego. Statut spółki, jak również umowa założycielska (która nie jest już dokumentem założycielskim), czy uchwała o zawiązaniu spółki mogą być sporządzone w dowolnym miejscu w Polsce lub w Rosji, niezbędnym jest wyłącznie, aby sporządzone zostały w rosyjskiej wersji językowej;
- odpis z zagranicznego rejestru przedsiębiorców spółki (KRS) — wspólnika;
- potwierdzenie dokonania opłaty rejestracyjnej.
Częstym problemem, z którym spotykają się przedsiębiorcy jest kwestia przygotowania dokumentów do rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w taki sposób, aby mogły one być użyte na terenie Federacji Rosyjskiej. W dniu 14 sierpnia 2005 r. weszła w życie, w stosunku do Rzeczypospolitej Polskiej, Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 r.
opublikowana w Dz. U. Nr. 112 z dn. 24 czerwca 2005 poz. 938. Federacja Rosyjska jest również sygnatariuszem tego międzynarodowego dokumentu.
Praktyczne znaczenie wejścia w życie Konwencji polega z jednej strony na zniesieniu wymogu legalizacji polskich dokumentów urzędowych przez urzędy konsularne państwa na terenie, którego dokument będzie przeznaczony do wykorzystania, z drugiej zaś, z dniem wejścia w życie Konwencji, polscy konsulowie urzędujący w krajach będących stronami konwencji zaprzestali legalizacji zagranicznych dokumentów przeznaczonych do wykorzystania w Polsce.
Polecamy: Jak złożyć wniosek rejestracyjny spółki z o. o. w Rosji
W miejsce legalizacji dokumentów dokonywanej do tej pory przez konsulów Konwencja przewiduje jedynie opatrzenie dokumentu specjalnym poświadczeniem — apostille. Za dokumenty urzędowe uważa się dokumenty sądowe, administracyjne, akty notarialne, zaświadczenia urzędowe umieszczone na dokumentach prywatnych. Konwencja nie obejmuje zakresem swojego działania dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych, jak również dokumentów administracyjnych dotyczących bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych.
W związku z tym, wszystkie dokumenty urzędowe, które zostały przygotowane przez spółkę polską, która zamierza otworzyć podmiot gospodarczy na terenie Federacji Rosyjskiej, winna opatrzyć te dokumenty specjalnym poświadczeniem — apostille, a następnie przetłumaczyć te dokumenty przez tłumacza przysięgłego na język rosyjski.
Drugim, zdaniem autora, dużo prostszym rozwiązaniem, jest przygotowanie właściwych dokumentów w Polsce, a następnie wysłanie ich do biura tłumaczeń na terenie Federacji Rosyjskiej, które wykona tłumaczenie i uwierzytelni dokumenty u notariusza. Jest to dużo prostszy i mniej kosztowny sposób przygotowania dokumentów do rejestracji spółki na terenie Federacji Rosyjskiej.
Polecamy: Jakie są dane niezbędne do rejestracji spółki z o. o. w Rosji
Artykuł jest fragmentem książki „Azbuka biznesmena. Działalność gospodarcza w Rosji.” Autorstwa Wydziału Promocji Inwestycji i Handlu Ambasady Rzeczypospolitej w Moskwie.