Każda firma posiada i przetwarza dokumenty zawierające informacje o różnym stopniu poufności, do których należy zaliczyć dokumentację pracowniczą. Bardzo ważną kwestią jest ich odpowiednie zabezpieczenie. Obowiązujące prawo z tego właśnie zakresu, nie przystaje do rzeczywistości, niejednokrotnie doprowadzając do potrzeby ponoszenia przez pracodawców znacznych kosztów związanych z archiwizacją tej dokumentacji. Od 1 stycznia 2019 roku zaczną obowiązywać znowelizowane przepisy prawa, wprowadzające nowe zasady prowadzenia akt pracowniczych.
Zgodnie z nowymi regulacjami, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie określony w sposób jednoznaczny, i będzie on wynosił 10 lat liczonych od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Nowy termin będzie dotyczył dokumentacji pracowników zatrudnionych od 01 stycznia 2019 r. W stosunku do pracowników zatrudnionych od 01 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., skrócenie czasu archiwizacji dokumentacji pracowniczej do 10 lat będzie zależało od decyzji samego pracodawcy.
Krótszy okres przechowywania to jednak nie jedyna zmiana. Pracodawcy będą mogli prowadzić dokumentację pracowniczą w wersji papierowej – jak do tej pory – lub elektronicznej. Uprawnienie do dokonania tego wyboru będzie wynikać wprost z nowego brzmienia art. 94 ust. 9a kodeksu pracy. Jakie korzyści niesie za sobą ta druga forma?
Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019
Roczne koszty administracyjne związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej ponoszone dotychczas przez pracodawców to w skali roku około 130 mln zł – wynika z szacunków Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii. Dzięki zmianie przepisów w zakresie formy prowadzenia dokumentacji, koszty te mają się zdecydowanie obniżyć. Jednak nie jest to jedyny plus.
Wykorzystanie formy cyfrowej ma docelowo ułatwić pracę nad dokumentacją pracowniczą. Wszystkie informacje o pracownikach muszą być jednak w dalszym ciągu przechowywane w sposób gwarantujący im odpowiedni poziom bezpieczeństwa, rozumianego jako zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Elektroniczna wersja dokumentacji pracowniczej będzie zasadniczo odwzorowaniem teczek osobowych w wersji papierowej. Nowa e-Teczka może oznaczać większą efektywność zarówno w przechowywaniu jak i zabezpieczeniu danych zawartych w aktach pracowniczych co jest szczególnie istotne ze względu na wymagania RODO w zakresie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. Warto pamiętać, że programy przygotowane do prowadzenia e-dokumentacji powinny być wyposażone w rozwiązania zapewniające odpowiedni poziom bezpieczeństwa, m.in. odnośnie zabezpieczenia dostępu i kopi bezpieczeństwa danych. W zakresie odpowiednich zabezpieczeń dotyczących elektronicznej formy prowadzenia akt, kluczowym może okazać się nowe Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Projekt aktu przewiduje bowiem szczególne wymagania dotyczące jej prowadzenia i przechowywania – mówi adw. Łukasz Pociecha, ekspert ds. ochrony danych, ODO 24.
Więcej przeczytasz w serwisie: Kadry
Warto również pamiętać o pozostałych zmianach przepisów prawa, które mają dostosować polskie prawo do RODO.
Nowe brzmienie Kodeksu pracy, przewidziane w projekcie ustawy zmieniającej polskie przepisy prawa w zw. z zapewnieniem stosowania przepisów RODO., w art. 22[1] § 1-3 określa nowy katalog kategorii danych osobowych. Są one niezbędne do pozyskania przez pracodawcę - w związku z podejmowaniem przez niego działań - przed zawarciem umowy o pracę oraz po jej podpisaniu. Według przywołanego przepisu, pracodawcy będą mogli żądać podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Zgodnie z uzasadnieniem projektu ustawy zmieniającej dane osobowe, które nie zostały wymienione w katalogu określonym w art. 22[1] § 1-3 kodeksu pracy, pracodawca będzie mógł przetwarzać jedynie, gdy będzie to niezbędne do realizacji ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów prawa lub jeżeli uzyska stosowną zgodę pracownika. Dopuszczenie jej jako podstawy przetwarzania danych pracownika może stanowić istotną zmianę dotychczasowych poglądów w tym zakresie – wskazuje adw. Łukasz Pociecha, ekspert ds. ochrony danych, ODO 24.
Autor: ODO 24