W celu sformułowania zapytania ofertowego jest nam potrzebny szereg niezbędnych informacji o odbiorcach. Informacje takie zazwyczaj czerpiemy z ogłoszeń prasowych, reklam, ulotek, prospektów, folderów, stron internetowych oraz przesłanych przez firmy ofert. Analiza zebranych informacji o możliwościach zakupu poszukiwanych surowców i materiałów jest gwarancją pełnego sukcesu na konkurencyjnym rynku. Treść zapytania ofertowego może mięć charakter wstępny, ogólny lub szczegółowy.
Treść wstępnego zapytania ofertowego może zawierać:
- skierowanie uwagi na rodzaj nawiązania kontaktu oraz wzmiankę o własnej firmie,
- rodzaj towarów lub usług, którymi aktualnie jesteśmy zainteresowani,
- możliwy termin do realizacji zakupu towarów lub usług,
- zapytanie, czy adresat jest zainteresowany współpracą z nami,
- termin oczekiwanej odpowiedzi.
Polecamy: Podpis w korespondencji handlowej
W zapytaniu ofertowym należy podać z jakiego źródła uzyskaliśmy informację o danym producencie.
Ogólne zapytanie ofertowe różni się od wstępnego tym, że służy przede wszystkim przedstawieniu swoich poglądów na temat towarów i usług, które chcemy zakupić. W ogólnym zapytaniu ofertowym zwracamy się z prośbą o nadesłanie nam wszystkich materiałów informacyjnych, takich jak: katalogi, prospekty, cenniki, warunki sprzedaży. W danym zapytaniu ofertowym powinny znaleźć się takie informacje, jak:
- dlaczego zwracamy się właśnie do tej firmy,
- jakie materiały informacyjne nas interesują,
- zapewnienie o możliwości nawiązania długotrwałej współpracy,
- prośba o szybką odpowiedź.
Zapytanie ofertowe ogólne pozwala na uzyskanie informacji o możliwościach nabycia interesującego nas wyrobu lub nawiązania kontaktu handlowego z daną firmą.
Polecamy: Układ treści dokumentu
Zapytanie ofertowe szczegółowe zawiera dokładnie sprecyzowany przedmiot sprawy nie tylko w zakresie ilości, jakości pożądanych towarów i terminu ich dostaw, ale przede wszystkim w zakresie warunków i sposobów zapłaty. Elementy zapytania ofertowego szczegółowego dzieli się na trzy główne części:
- Wstęp – informacja o własnej firmie oraz wzmianka o źródle informacji o odbiorcy z jakiego czerpaliśmy,
- Część zasadnicza – sprecyzowanie sprawy; prośba o cennik, podanie warunków zakupu, próbki, wzory, katalogi; sugestie warunków i sposobu zapłaty; zapytanie o możliwość otrzymania rabatu; informacje dotyczące terminu dostawy.
- Zakończenie – sugestia, że w przypadku otrzymania korzystnej oferty istnieje możliwość dalszej współpracy, prośba o szybką odpowiedź.
Zapytanie ofertowe szczegółowe dotyczy również sprzedaży wyrobów przez znaną sieć dystrybucyjną. Może być ono kierowane do przedsiębiorstw, z którymi chcielibyśmy nawiązać współpracę.
Dane zapytanie ofertowe może być ponadto uzupełnione o:
- prośbę dotyczącą części zamiennych,
- prośbę o sposobie pakowania przesyłki,
- podanie systemu konserwacji,
- możliwość realizacji dostawy w przyszłości,
- referencje adresata i bliższe informacje o nim.