Poczta elektroniczna zapewnia szybkość i wygodę przekazu informacji, lecz nie jest to najlepszy środek komunikacji w każdym przypadku. Sięgajmy po telefon lub umawiajmy się na spotkanie szczególnie wówczas, gdy znajdziemy się w jednej z następujących sytuacji:
- Przekazywana wiadomość jest nadzwyczaj ważna bądź poufna i nie możemy pozwolić sobie na ryzyko utraty prywatności. Jeśli treść wiadomości pod żadnym pozorem nie może trafić w niepowołane ręce, nie przekazujmy jej w e-mailu — byłoby to bardzo ryzykowne.
- Przekazywana wiadomość nie będzie miła dla odbiorcy, a nie chcielibyśmy, aby odebrano nas jako chłodnych lub obojętnych. Regułą powinno być tutaj to, że złe wiadomości przekazujemy osobiście bądź przez telefon. W ten sposób mamy sposobność nadania jej cieplejszego wydźwięku za pomocą odpowiedniej mimiki, gestów i brzmienia głosu.
- E-mail jest odpowiedni w sytuacji, gdy trzeba zawiadomić dział księgowości w firmie o obowiązkowym zebraniu pracowniczym. Jednak w przypadku konieczności przekazania informacji o redukcji zatrudnienia w tymże dziale daleko bardziej odpowiednie bedzie zorganizowanie spotkania z pracownikami. Wiadomosc rozpowszechniona za pomocą poczty elektronicznej świadczyłaby o tym, ze pracodawca jest chłodny i nie dba o uczucia swoich podwładnych.
- Istnieje ryzyko, ze wiadomość może zostać źle zrozumiana.
- Zależy nam na uzyskaniu natychmiastowej odpowiedzi.
Polecamy: SMS-owa korespondencja
E-mail bardzo szybko dociera do odbiorcy, ale odpowiedź na niego — niekoniecznie. W takim przypadku lepiej będzie zadzwonić lub przekazać wiadomość osobiście.
Zanim napiszemy pierwsze słowo w e-mailu, pomyślmy o treści przekazu oraz o jego odbiorcy. Nie pomijajmy ewentualnych dodatkowych czynników, takich jak bariery językowe, różnice w strefach czasowych i „ukryci” odbiorcy — wszystko to może mieć wpływ na drogę, jaką pokona wiadomość, zanim dotrze do adresata.
Dopiero po przeanalizowaniu wszystkich „za” i „przeciw” podejmujemy decyzje o tym, czy poczta elektroniczna jest rzeczywiście najlepszą formą komunikacji w danym przypadku.
Polecamy: Jak adresować wiadomości
Artykuł jest fragmentem książki "Jak pisać dobre e-maile", Nancy Flynn, Tom Flynn, wydawnictwa Onepress.pl