Któż z nas nie denerwował się, kiedy podczas okresu urlopowego na co drugi wysłany przez siebie mail, dostawał automatyczne powiadomienie o tym, że adresat naszej wiadomości jest poza biurem. Czy rzeczywiście ustawianie tej opcji dla wszystkich naszych korespondentów jest konieczne?
Okazuje się, że aby komunikat o naszym urlopie był zgodny z etykietą, powinniśmy użyć nieco bardziej zaawansowanych opcji ich wysyłania. Nie powinno bowiem ustawiać się tego samego komunikatu do wszystkich. Ponadto należy powiadamiać o swojej nieobecności tylko tych, którzy powinni o tym wiedzieć. Przykładowo jesteś subskrybentem kilku branżowych newsletterów, ich nadawcom wcale nie zależy na otrzymaniu od Ciebie takiej wiadomości. Pomyśl ile takich komunikatów otrzymują oni w okresie urlopowym, co musi się dziać z ich skrzynką.
Polecamy: Wysyłanie odpowiedzi na e-mail
Ustaw osobny komunikat o swojej nieobecności dla współpracowników, osobny dla strategicznych klientów, oraz osobny dla pozostałych klientów. Wyłącz w ogóle komunikat dla niektórych nadawców.
Prywatna skrzynka mailowa
Czy w prywatnej poczcie także powinno się ustawiać komunikat z informacją, że wyjechałeś na urlop? Czy każda, z osób, która napisze do Ciebie wiadomość powinna o tym wiedzieć? Pomyśl, czy takim posunięciem nie zaszkodzisz sobie? Możesz przez przypadek powiadomić o tym złodziei. Kiedyś dzwonili oni na numer domowy, aby sprawdzić obecność gospodarzy w domu. Teraz wysyłają maile, a komunikat o Twojej nieobecności zapala im zielone światło. Wbrew pozorom adres mailowy nie jest trudny do zdobycia.
Polecamy: Firmowe życzenia wielkanocne
W poczcie prywatnej ogranicz się do wysłania powiadomienia tylko najbliższym przyjaciołom lub częstym korespondentom. Najlepiej jeśli zrobisz to, wysyłając im przed wyjazdem zwyczajnego maila, w którym poinformujesz o okresie swojej nieobecności.
Porządkowanie poczty po powrocie
Po pierwsze nie wpadaj w panikę, kiedy zobaczysz dziesiątki lub setki nieodczytanych maili. Połowa z nich to zazwyczaj spam, więc zostało tylko 50 %. Zacznij odczytywanie swoich wiadomości od najnowszych. Tym sposobem unikniesz jeszcze większych zaległości w niezałatwionych sprawach, niż masz je w dniu powrotu z urlopu.