Warto pod ręką mieć wtedy gotowe zwroty i szablony, których użyjemy w mailu. To skróci czas naszego pisania, a także uchroni nas przed drobnymi błędami, które zakradają się często w pośpiechu. List tradycyjnie zaczynamy od zwrotu grzecznościowego „Dear Mr/Ms/Miss …”.
Krótki wstęp
W części rozpoczynającej mail zazwyczaj odnosimy się do wiadomości, którą otrzymaliśmy wcześniej od adresata naszego maila. Dziękujemy mu w tym miejscu za wiadomość. Możemy też przeprosić za to, że długo nie odpisywaliśmy.
Many thanks for your recent e-mail.
It was nice to hear from you lately.
I’m sorry I haven’t been in touch for such a long time.
I hope you and your family are well.
Cel wiadomości
Maile piszemy z różnych powodów: przepraszamy, zapraszamy kogoś, odpowiadamy na zaproszenie, prosimy o coś, dziękujemy za coś, gratulujemy czegoś, życzymy szczęścia, podajemy informacje.
1. Przekazywanie informacji
I thought you might be interested to hear about…
I thought you might be interested to know that…
Have you hear about …
2. Prośby
W tego rodzaju mailach oprócz wyrażenia swojej prośby, powinniśmy wyrazić także naszą wdzięczność za pomoc.
I’m writing to ask for your help.
I wonder if you could help me.
I wonder if you could do me a favour.
I’d be very grateful if you could …
Polecamy: Wiadomości do odbiorców zagranicznych
3. Przeprosiny
W takim mailu musimy powiedzieć za co przepraszamy i tłumaczymy swoje zachowanie. Możemy także zapytać, czy da się w jakiś sposób, naprawić wyrządzoną krzywdę.
I’m writing to apologise for …but I’m afraid that I …
I’m really sorry that I ...but I …
Please let me know how much it cost and I’ll gladly pay it.
4. Podziękowania
Dziękując komuś za coś, powinniśmy zaznaczyć w swoim mailu, jak bardzo cenna dla nas była czyjaś pomoc.
I’m writing to thank you for …
It was so kind of you to …
I really appreciated…
5. Gratulacje
Gratulując komuś sukcesu powinniśmy podkreślić jego wielki wkład w swój sukces, a także to, że zasłużył na swoje wyróżnienie.
Congratulations on …
Congratulations on passing your driving license.
You are really deserved to succeed after your hard working.
6. Życzenie powodzenia
Good lack in…
I wish you good luck…
Don’t worry, you are the best in …
Polecamy: Życzenia jubileuszowe
7. Zaproszenia
Zapraszając kogoś mailowo np. na urodziny powinniśmy podać w liście wszystkie niezbędne szczegóły związane z przyjęciem: datę, godzinę, miejsce, listę gości, program imprezy, wskazówki jak trafić. Prosimy także o potwierdzenie przybycia.
I’m having a party on …..I hope you’ll able to come.
Would you like to come to my birthday party on … in…
Could you let me know if you can come?
Zakończenie maila
W zakończeniu maila wyrażamy nadzieję na szybką odpowiedź adresata, ślemy mu pozdrowienia, pozdrawiamy za jego pośrednictwem kogoś jeszcze, np. jego rodzinę.
I look forward to hearing from you.
Write son.
See you soon.
Give my regards to …..
Nie możemy także zapomnieć o podpisie, który poprzedzamy zazwyczaj wyrażeniami “Best regards” , „Yours” lub „Love”.
Kilka słów o interpunkcji
Pamiętajmy, że po zwrocie otwierającym mail „Dear …” zawsze stawiamy przecinek. A zdanie, które następuje po nim zaczynamy z wielkiej litery. Przecinek stawiamy również po zwrotach “Best regards” , „Yours”, „Love”, oddzielając je od podpisu.