Przede wszystkim trzeba sobie odpowiedzieć na pytanie – co na pierwszy rzut oka liczy się w e-mailu? Odpowiedź jest prosta, jest to temat. Często zdarza się, że to właśnie temat decyduje o tym, czy nadawca zdecyduje się kliknąć i otworzyć wiadomość, czy też od razu skasuje ją ze swojej skrzynki. Wiele osób nie przywiązuje należytej uwagi do tematu e-maila i zapewne nawet nie wie, jak dużo przy tym traci.
Właściwy temat
Oto kilka wskazówek, które mogą zadecydować o pomyślności wysyłanej drogą elektroniczną wiadomości:
• temat wiadomości powinien być przede wszystkim jasny, konkretny i opisowy; ważne jest, by już w temacie wiadomości zawrzeć jej cel, który ma szansę zainteresować adresata;
• warto zastanowić się, jak najlepiej dotrzeć do nadawcy; język, w którym piszemy temat, odgrywa tutaj istotną rolę; można pisać stylem formalnym albo mniej formalnym, jednak nigdy nie powinno się zbytnio nadużywać zwrotów tzw. podwórkowych; jest to raczej postrzegane jako brak szacunku;
• najlepiej jest wymyślić taki temat, który będzie ciekawy dla większej ilości osób, zwłaszcza jeśli przesyłana przez nas informacja przeznaczona jest do dalszego rozpowszechniania;
• tytuł wiadomości nie powinien obiecywać więcej, niż może dać sama wiadomość; nadawca szybko połapie się w naszym podstępie i jest małe prawdopodobieństwo, że następnym razem zechce ponownie przeczytać naszego e-maila.
Polecamy: W jakich sytuacjach nie wysyłać maila?
Temat dla większej grupy odbiorców
Jest to zadanie o tyle trudne, że wymaga od adresata umiejętnego posługiwania się słowem, tak, by przyciągnąć uwagę jak największego grona osób. Tego typu wiadomości już w samym tytule powinny być zachęcające dla wielu grup, a nie tylko dla jednej konkretnej. Nie powinno się faworyzować żadnej grupy, gdyż ludzie spoza niej uznają, że wiadomość nie jest skierowana do nich i ją skazują.
Temat kierowany do szerszego grona osób powinien być w miarę uniwersalny i przejrzysty, by mógł zainteresować tych, do których wysyłamy e-mail.
Polecamy: Urlop a poczta elektroniczna