Szybkość komunikacji, jaką zapewnia poczta elektroniczna, sprawia, że prowokujące maile rozprzestrzeniają się w sposób natychmiastowy. Jedna obraźliwa wiadomość może się przerodzić w wojnę obelg, która polega na wymianie znieważających komunikatów. To zjawisko nazywa się terminem flame, co oznacza obelgę, znieważenie.
Takie pogwałcenie netykiety, czyli etykiety internetowej, nie tylko źle świadczy o osobie, która rozpoczyna wojnę obelg, lecz także o odbiorcy, który daje się sprowokować.
Za każdym razem, kiedy zamierzamy wysłać komuś wiadomość, powinniśmy zadać sobie pytanie, czy potrafilibyśmy powiedzieć to samo, stojąc twarzą w twarz z odbiorcą maila. Brak bezpośredniego kontaktu nie daje prawa do tego, by powiedzieć komuś coś niemiłego lub wręcz obraźliwego. Dlatego nie powinniśmy traktować poczty elektronicznej jako miejsca na znieważanie drugiej osoby tylko dlatego, że wydaje nam się, że jesteśmy anonimowi. Takie zachowanie jest w istocie tchórzostwem i cechuje głównie ludzi, którzy nie mają odwagi, by bezpośrednio wyjaśnić z kimś jakąś konfliktową sytuację.
Polecamy: Przekazywanie informacji za pomocą e-maila
Drugim pytaniem, jakie powinniśmy sobie zadać przed wysłaniem obraźliwego maila dotyczy reakcji naszych bliskich na takie zachowanie. Powinniśmy się zastanowić, jak oceniliby nas ludzie, z których zdaniem się liczymy, gdyby przeczytali taką znieważającą wiadomość wysłaną z naszej poczty elektronicznej. Czy bylibyśmy zakłopotani? Jeśli odpowiedź na to pytanie jest twierdząca, nie powinniśmy wysyłać takiej wiadomości.
Nie daj się sprowokować
Aby zapobiegać wojnom obelg, najlepiej powstrzymać swoje nerwy zaraz po przeczytaniu pierwszej obraźliwej wiadomości. Jeśli nie odpowiemy nadawcy na jego zaczepkę, istnieje duże prawdopodobieństwo, że taka osoba nie spróbuje po raz kolejny nas obrazić. Celem użytkowników poczty elektronicznej, którzy wysyłają znieważające maile, jest wywołanie kłótni internetowej.
Jeśli pokażemy im, że nie można nas sprowokować, szybko dadzą sobie spokój. W przypadku, gdy mamy problem z powstrzymaniem się od odpowiedzi, najlepiej odejść na chwilę od komputera, by trochę ochłonąć.
Polecamy: Zapytanie ofertowe w korespondencji biznesowej
Jeśli jednak musimy odpowiedzieć na taką wiadomość, powinniśmy to zrobić po odczekaniu paru minut. Im dłużej powstrzymamy się z reakcją, tym bardziej przemyślana i dyplomatyczna będzie nasza odpowiedź. Powinniśmy zadbać przede wszystkim o to, by nasza wiadomość nie naruszała zasad netykiety.
Posługujmy się poprawnym słownictwem, które nikogo nie obraża, lecz wręcz przeciwnie – ukazuje nasz szacunek do adresata bez względu na jego zachowanie w stosunku do nas. W ten sposób pokażemy odbiorcy swoją wysoką kulturę osobistą i uświadomimy mu jego brak dobrych manier. Jeśli nie damy się wyprowadzić z równowagi i na znieważające maile będziemy odpowiadać inteligentnie, grzecznie i z szacunkiem, pokażemy odbiorcy, że to my jesteśmy górą.
Właściwie interpretuj zamiary nadawcy
Zdarzają się takie sytuacje, że wiadomość, którą uznamy za obelżywą jest jedynie niefortunnie wyrażonym żartem słownym. Nadawca mógł nie mieć nic złego na myśli. Dlatego powinniśmy dokładnie przemyśleć taki komunikat, aby nie wysnuć fałszywych wniosków i nie sformułować atakującej odpowiedzi. Ze swojej strony także powinniśmy analizować wysyłane wiadomości pod kątem ich adresata, by nie dopuścić do sytuacji, w której odbiorca źle zinterpretuje nasze niewinne żarty i uzna je za obelgę.