Zasady redagowania maili

Katarzyna Tomczyk
rozwiń więcej
Główne punkty wiadomości powinniśmy pogrubić, żeby odbiorcy łatwo było odnaleźć interesujący go fragment. / inforCMS
Aby treść wiadomości była czytelna należy pamiętać o jednej prostej zasadzie - nikt nie lubi czytać długich maili. Istnieją zatem proste sposoby, które pomogą nam tak zredagować nawet bardzo długą wiadomość, żeby przy jej czytaniu odbiorca się nie zmęczył.

Najważniejsze zasady podczas redagowania tekstu:

1. Tekst powinien być podzielony na akapity:

* powitanie powinno znajdować się w osobnej linijce niż wstęp,
* wstęp powinien być oddzielony od pozostałej części tekstu,
* treść maila powinna być podzielona na akapity.

2. Główne punkty wiadomości powinniśmy pogrubić, żeby odbiorcy łatwo było odnaleźć interesujący go fragment.

3. Długie zdania podzielmy na krótsze, żeby przekazywane przez nas informacje nie były zbyt zawiłe.

Polecamy: Segregowanie informacji w wiadomościach

4. Usuwamy zbędne spójniki oraz wyrazy.

5. Używajmy funkcji punktowania.

Tekst moglibyśmy wysłać w postaci:

Witam. Pragnę poinformować, że od 1 grudnia z telefonów firmy PkIMM&Gopp pracownicy będą mogli korzystać wyłącznie w celach służbowych, a osoby, które nie będą przestrzegać nowych zasad, mogą zostać zwolnione z pracy. W firmie PkIMM&Gopp pracuje 400 osób. Około 80% z nich korzysta z telefonów służbowych. Duża część dzwoni z nich w celach prywatnych. Władze firmy obawiają się, że działania te będą się nadal rozwijać. Z powodu korzystania z telefonów służbowych w celach prywatnych w ciągu ostatniego roku firma poniosła wysokie koszty. Pracownicy w sprawach prywatnych dzwonili najczęściej w godzinach: 8:00-10:00 (ok. 300 rozmów dziennie), 14:00-15:00 (ok. 150 rozmów dziennie), 16:00-18:00 (ok. 200 rozmów dziennie).

Polecamy: Jak adresować wiadomości

Taki tekst jest nieczytelny i męczy wzrok. Wystarczy jednak zastosować się do wyżej wymienionych porad, i tekst będzie już wyglądał zupełnie inaczej:

Witam, pragnę poinformować, że od 1 grudnia z telefonów firmy PkIMM&Gopp pracownicy będą mogli korzystać wyłącznie w celach służbowych. Osoby, które nie będą przestrzegać nowych zasad, mogą zostać zwolnione z pracy.

W firmie PkIMM&Gopp pracuje 400 osób. Około 80% z nich korzysta z telefonów służbowych. Duża część dzwoni z nich w celach prywatnych. Władze firmy obawiają się, że działania te będą się nadal rozwijać.

Z powodu korzystania z telefonów służbowych w celach prywatnych w ciągu ostatniego roku firma poniosła wysokie koszty.

Pracownicy w sprawach prywatnych dzwonili najczęściej w godzinach:

• 8:00-10:00 (ok. 300 rozmów dziennie),
• 14:00-15:00 (ok. 150 rozmów dziennie),
• 16:00-18:00 (ok. 200 rozmów dziennie).

Dzięki tym kilku prostym zabiegom odbiorca nie będzie się męczył podczas czytania, a tekst będzie bardziej przejrzysty.

Moja firma
OECD: Polska gospodarka zaczyna się powoli ożywiać. Inflacja będzie stopniowo zwalniać
02 maja 2024

Najnowsza prognoza makroekonomiczna OECD zawiera ocenę globalnej sytuacji gospodarczej oraz szczegółowy opis sytuacji gospodarczej państw członkowskich OECD, w tym Polski.

System kaucyjny do zmiany. Jest nowy projekt
30 kwi 2024

Ministerstwo Klimatu i Środowiska przygotowało projekt nowelizacji ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi. Odnosi się on do funkcjonowania systemu kaucyjnego. Zgodnie z nim kaucja będzie pobierana w całym łańcuchu dystrybucji. Co jeszcze ma się zmienić?

Rewizja KPO przyjęta przez rząd. Co z podatkiem od aut spalinowych?
30 kwi 2024

Rewizja Krajowego Planu Odbudowy (KPO) została przyjęta przez Radę Ministrów - poinformowała na platformie X minister funduszy i polityki regionalnej Katarzyna Pełczyńska-Nałęcz.

Nie tylko majówka. W maju będą jeszcze dwa dni ustawowo wolne od pracy. Kiedy?
30 kwi 2024

Dni wolne w maju. Ci, którym nie udało się zorganizować pięcio- czy nawet dziewięciodniowego długiego weekendu, mogą jeszcze spróbować w innym terminie w tym miesiącu. Kiedy jeszcze wypadają dni ustawowo wolne od pracy w najbliższym czasie? 

Sztuczna inteligencja w branży hotelarskiej. Sprawdza się czy nie?
30 kwi 2024

Jak nowe technologie mogą wpłynąć na branżę hotelarską? Czy w codziennym funkcjonowaniu obiektów hotelowych zastąpią człowieka? Odpowiadają przedstawiciele hoteli z różnych stron Polski, o różnych profilach działalności, należących do Grupy J.W. Construction.

Jak zarządzać budżetem biznesu online, gdy wzrastają koszty?
30 kwi 2024

Biznes e-commerce jest pełen wyzwań, bo wymaga zarządzania na wielu płaszczyznach. Jak zachować ciągłość finansową, gdy operator zmienia warunki współpracy? 

Mikroprzedsiębiorcy poszli po kredyty, ale banki udzieliły ich mniej, niż rok temu
30 kwi 2024

Według informacji przekazanych przez Biuro Informacji Kredytowej, w marcu br. banki udzieliły mikroprzedsiębiorcom o 4,5 proc. mniej kredytów, a ich wartość była niższa o 3,3 proc. w porównaniu do marca 2023 r.

Dane GUS na temat handlu hurtowego i nowych zamówień w przemyśle. Poniżej oczekiwań ekspertów
29 kwi 2024

Z danych GUS na temat handlu hurtowego i nowych zamówień w przemyśle w marcu br. wynika m.in., że typowy dla tego okresu wzrost sprzedaży hurtowej w ujęciu miesięcznym osiąga niższą, od notowanej w tym okresie w ubiegłych latach, dynamikę. Statystyki pokazują również kontynuację trwającego już od lutego 2023 roku okresu ujemnej dynamiki sprzedaży hurtowej w ujęciu rocznym. Marcowe dane na temat nowych zamówień w przemyśle, pokazujące znaczny spadek w stosunku do ubiegłego roku, są kolejnym powodem do niepokoju po ogłoszonych wcześniej przez GUS, rozczarowujących wynikach produkcji przemysłowej (spadek o 6,0% r/r w marcu b.r).

Niższy ZUS będzie sprzyjał decyzjom o otwarciu JDG?
29 kwi 2024

W 2023 r. powstało 302 tys. nowych firm jednoosobowych, a 177 tys. odwiesiło swoją działalność. Jednocześnie z rejestrów wykreślono ich aż 196,5 tys. Czy mniejsze koszty prowadzenia działalności gospodarczej spowodują, że będzie ich otwierać się więcej? 

Dostawa jedzenia w majówkę nie musi być tylko do domu
26 kwi 2024

Majówka w tym roku, przy dobrej organizacji urlopu, może mieć aż 9 dni. Część Polaków decyduje się na taki długi wyjazd, sporo planuje wziąć dodatkowe wolne tylko 2 maja i też wyjechać, część będzie odpoczywać w domu. Będziemy jadać w restauracjach, gotować czy zamawiać jedzenie na wynos?

pokaż więcej
Proszę czekać...