Każde działanie planowane do zrealizowania i realizowane w ramach projektu zawiera pewne pozycje wydatków, aby zatem być pewnym co do ich zasadności i możliwości refundacji, należy przede wszystkim zrozumieć ogólne zasady kwalifikowania wydatków.
Wydatek musi zostać przewidziany w budżecie projektu oraz zostać zaakceptowany w wyniku oceny merytorycznej przez osoby oceniające zasadność i potrzebę jego poniesienia. Warto w tym miejscu przypomnieć, że fakt przyjęcia budżetu projektu przez instytucję wdrażającą nie gwarantuje uznania wydatku za kwalifikowany. Przyjęcie budżetu i podpisanie umowy daje tylko warunkową zgodę na realizację tego wydatku oraz na wnioskowanie o jego refundację.
Polecamy: Fundusze unijne
Wydatek musi być niezbędny do realizacji projektu, a jego wysokość nie może być zawyżona i musi spełniać wymogi efektywnego zarządzania finansami. Dobrą praktyką w tym zakresie jest zebranie potwierdzeń, że wysokość wydatku jest optymalna pod względem kosztowym, w formie przedstawienia kilku ofert na dany produkt, z których wybrana została oferta najkorzystniejsza pod względem ceny i innych merytorycznie uzasadnionych warunków (np. warunki gwarancji, serwisu etc.). Wydatki muszą zostać w sposób właściwy opisane i udokumentowane.
Uzupełnieniem powyższych zasad jest zakaz podwójnego finansowania wydatku tzn. zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych — wspólnotowych lub krajowych, a w szczególności:
- zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów dofinansowanych w ramach tego samego lub innych programów operacyjnych finansowanych z funduszy strukturalnych,
- zrefundowanie podatku od towarów i usług (VAT), a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa,
- zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej wykorzystanej na współfinansowanie projektów finansowanych ze środków wspólnotowych, a następnie zrefundowanie jego amortyzacji w ramach programu operacyjnego,
- otrzymanie refundacji ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności na wydatek, który wcześniej został sfinansowany z preferencyjnej pożyczki ze środków publicznych oraz niedokonanie niezwłocznego zwrotu refundowanej części tej pożyczki.
Polecamy: Mała firma
Przedstawione powyżej ogólne zasady kwalifikowania wydatków uzupełniane są szczegółowymi przepisami regulującymi wybrane typy pozycji kosztowych.
Artykuł jest fragmentem książki Fundusze unijne - szansa na rozwój małych i średnich przedsiębiorstw autorstwa Rafała Kasprzaka. Wydawnictwo Onepress.pl