Nosząc się z zamiarem zarejestrowania samodzielnej działalności gospodarczej w Holandii, w pierwszej kolejności trzeba uregulować sprawy pobytu w tym kraju. Z uwagi na to, że zgodnie z definicją unijną przez przedsiębiorczość rozumie się „samodzielne i rzeczywiste wykonywanie działalności gospodarczej za pomocą trwałego urządzenia w innym państwie członkowskim na czas nieokreślony”, wyznacznikiem jest tu stałość działalności gospodarczej. Pobyt zatem będzie z pewnością dłuższy niż 3 miesiące. Przy pobycie dłuższym niż 3 miesiące należy zgłosić się do gminy właściwej dla miejsca swojego zamieszkania w celu wpisania się do ewidencji mieszkańców danej gminy (Gemeentelijke Basisadministratie). Do dokonania meldunku potrzebne będą: akt urodzenia, umowa najmu lub kupna mieszkania a w przypadku osób pozostających w związkach małżeńskich - akt ślubu. Oba wymagane akty muszą być przetłumaczone na język holenderski. Po dokonaniu formalności otrzymuje się odpis z ewidencji ludności (uittreksel van de Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens) ważny 3 miesiące. Należy także wyrobić sobie w lokalnym urzędzie podatkowym BSN-nummer (Burger Service Nummer, zastąpił on SOFI-nummer. BSN to odpowiednik NIP-u, służący do celów ewidencyjnych ludności i dla celów podatkowych).
Polecamy: Ceny transferowe - jak przygotować firmę do kontroli podatkowej
Zanim ruszy się na podbój rynku
Jeżeli jesteś kreatywny, wytrwały i posiadasz zmysł do spraw finansowych - to masz cechy, które w myśl standardów niderlandzkich gwarantują powodzenie prowadzenia działalności gospodarczej w Holandii. W planowaniu własnego biznesu w tym kraju przede wszystkim zaleca się przyszłemu przedsiębiorcy dokładnie rozeznać rynek, na którym będzie działał. Chodzi tutaj o rozeznanie branży, potencjalnych odbiorców, potencjał konkurencji. Informacje te będą pomocne w ustaleniu, na jakie dochody można liczyć przy prowadzeniu planowanej działalności gospodarczej. Przyszły przedsiębiorca musi się też zmierzyć z przygotowaniem trzech rodzajów planów dla swojej działalności: marketingowego, finansowego i biznesowego. Pierwszy powinien określać lokalizację firmy pod kątem widzenia potencjalnych odbiorców i klientów, opis planowanych produktów i usług, ceny produktów i usług, zawierać koncepcję zdobywania rynku, dystrybucji towarów, promocji. Dobry plan finansowy powinien zawierać następujące elementy: ustalenie wysokości środków stałych i obrotowych, koniecznych do podjęcia działalności tzw. investeringsbegroting. Należy również określić wysokość środków własnych, które nie mogą być niższe niż 20% ogólnych kosztów, oraz środków obcych, np. kredytów, pożyczek. W planie finansowym powinien też się znaleźć tzw. budżet operacyjny, czyli ustalenia rentowności przedsiębiorstwa i obliczenie ewentualnych obrotów, kosztów i zysków przedsiębiorstwa. Muszą się w nim znaleźć również informacje dotyczące płynności finansowej - starannie zaplanowane przychody i wydatki, a także prywatne wydatki przedsiębiorcy. Plan finansowy można sporządzić, opierając się na gotowych wzorach, które znajdują się na stronie: http://www.kvk.nl/bedrijf_starten/financien/uw_financieel_plan/. W ostatnim z planów - planie biznesowym - opisujemy dokładnie produkty i usługi w ramach planowanej działalności gospodarczej. Dobrze sporządzony plan biznesowy jest furtką do uzyskania kredytu dla początkujących przedsiębiorców w kwocie do 35 tys euro.
Plan biznesowy powinien się składać z informacji o rynku, z planu marketingowego, planu finansowego oraz wskazywać nazwę firmy.
Bardzo istotna jest nazwa firmy. Agencja Nazw Handlowych Beneluksu www.merkenbureau.nl prowadzi rejestr nazw. Można tam sprawdzić, czy do wybranej nazwy ma prawo ktoś inny. Zarejestrowana nazwa będzie chroniona od dnia rozpoczęcia działalności. Musi być oryginalna, jasna, czytelna, nie wprowadzająca w błąd oraz taka, jakiej nie ma żadna inna firma na rynku.
Rejestracja działalności
Z meldunkiem, numerem BSN oraz trzema planami i nazwą firmy - możemy rozpocząć rejestrację działalności gospodarczej. Prawo holenderskie nakazuje dokonanie rejestracji maksymalnie tydzień przed lub tydzień po rozpoczęciu działalności. Niezależnie od formy organizacyjno-prawnej planowanej działalności rejestrujemy firmę w Izbie Przemysłowo-Handlowej (Kamer van Koophandel KvK www.kvk.nl) właściwej dla miejsca siedziby firmy, która prowadzi rejestr handlowy firm (Handelsregister).
Plan finansowy to przede wszystkim informacje o:
● sprzedawanym produkcie;
● potencjalnych odbiorcach;
● potencjalnych klientach;
● planowanych wynikach finansowych;
● przewidywanych kosztach;
● strategii marketingowej.
W przypadku działalności jednoosobowej (eenmanszaak) rejestracji dokonujemy osobiście. Przedsiębiorca prowadzący tego typu działalność jest jedynym właścicielem swojej firmy, chociaż może zatrudniać inne osoby. Jako właściciel ma prawo do całości zysków. Będąc jedynym właścicielem, odpowiada za zobowiązania firmy całym majątkiem osobistym, a w przypadku małżeństwa - również majątkiem współmałżonka (nie dotyczy to sytuacji, gdy małżonkowie mają rozdzielność majątkową). Opłaca podatek dochodowy od osób fizycznych. Przysługują mu też ulgi podatkowe dla „samozatrudnionych”. Udając się do lokalnej Izby Przemysłowo-Handlowej w celu zarejestrowania firmy jednoosobowej, należy mieć przy sobie ważny dokument tożsamości, np. paszport, holenderską kartę pobytu lub kartę identyfikacyjną albo holenderskie prawo jazdy. Niezbędny będzie również wyciąg z ewidencji mieszkańców, który otrzymaliśmy, meldując się w gminie (uittreksel van de Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens). Jest to podstawowy dokument przy wypełnianiu formularza zgłoszeniowego firmy. Potrzebować będziemy również umowy najmu lokalu na siedzibę firmy i jej kserokopię. W przypadku, gdy prowadzona przez nas działalność jest tego rodzaju, że to my wychodzimy do klienta, jako siedzibę firmy możemy wskazać adres naszego zameldowania w Holandii. Jeśli jest odwrotnie i klient przychodzi do nas, wtedy powinniśmy mieć oddzielny lokal na siedzibę firmy. Z rejestracją działalności gospodarczej wiążą się określone koszty, ale niewielkie. W przypadku firmy jednoosobowej jednorazowa opłata rejestrowa wynosi około 15 euro. Poza tym trzeba uiszczać opłatę kwartalną - w podobnej wysokości, która jest opłatą składkową z tytułu członkostwa w Izbie Przemysłowo- Handlowej. Koszty związane z założeniem i zarejestrowaniem firmy mogą być ujęte w rozliczeniu podatkowym. Wpisu do rejestru handlowego w Izbie Przemysłowo-Handlowej dokonujemy na specjalnym formularzu. O pomoc w jego wypełnieniu można poprosić pracownika Izby. W formularzu należy podać:
● czy chodzi o nowe przedsiębiorstwo czy zmiany dotyczące istniejącej firmy;
● nazwa handlowa firmy;
● forma prawna;
● opis działalności;
● adres i dane kontaktowe (telefon, adres mailowy, inne), liczbę zatrudnionych w pełnym i skróconym wymiarze godzin;
● nazwisko i adres właściciela (dla firmy jednoosobowej); nazwiska i adresy wspólników/partnerów, zarządzających, członków zarządu, pełnomocników (dla spółki).
Zgłoszenie do fiskusa
Zgłoszenie do urzędu podatkowego dokonywane jest automatycznie przy rejestracji firmy w Izbie Przemysłowo-Handlowej. Składa się tam potrzebne deklaracje, niezbędne do wpisu w Rejestrze Handlowym i w urzędzie skarbowym. Automatycznie otrzymuje się KvK-nummr czyli ośmiocyfrowy numer identyfikacyjny który należy zawsze podawać w korespondencji handlowej firmy oraz numer płatnika VAT (BTW-nummer). W ciągu tygodnia urząd skarbowy przesyła potwierdzenie i przedsiębiorca zostaje ujęty w holenderskim systemie podatkowym. Prowadząc działalność gospodarczą, odprowadza się dwa rodzaje podatku. Podatek od dochodu na koniec roku i podatek VAT co kwartał. (Podatek VAT - Belasting over de Toegevoegde Waarde BTW).
Prowadząc działalność jednoosobową, podlegamy opodatkowaniu wg pierwszej podstawy opodatkowania, czyli od dochodu ze źródeł stosunku pracy i mieszkania. Dochód podlegający opodatkowaniu ze stosunku pracy i mieszkania obejmuje całą kwotę składającą się z następujących skadników:
● zyski podlegające opodatkowaniu z działalności gospodarczej;
● wynagrodzenie podlegające opodatkowaniu;
● przychody podlegające opodatkowaniu ze źródeł pozostałych (np. wynagrodzenie za zlecenia, płace z tytułu świadczonych usług oraz posiadanych praw autorskich, ale również w wyjątkowych okolicznościach dochód z tytułu udostępniania składników majątkowych innym podmiotom);
● okresowe wypłaty i świadczenia podlegające opodatkowaniu (np. stypendium na studia);
● dotacje rządowe i środki finansowe na utrzymanie;
● przychody z własnego mieszkania;
● wydatki na ubezpieczenia (np. ubezpieczenia rentowe, renty dożywotnie i renty przejściowe);
● koszty ujemne związane np. z wykupieniem renty.
Stawki podatkowe od dochodu ze źródeł stosunku pracy i mieszkania (podstawa 1)
Obliczenie podatku od dochodu podlegającego opodatkowaniu ze stosunku pracy i mieszkania odbywa się według stawki:
● I próg - 33,65% pierwszej części dochodu do wysokości 17 319 euro, z czego 2,5% stanowi podatek, a 31,15% składki na ubezpieczenie społeczne.
● II próg -41,40% od kolejnej kwoty w wysokości 13 803 euro, z czego 10,25% stanowi podatek i 31,15% składki na ubezpieczenie społeczne.
● III próg - 42% od kolejnej kwoty w wysokości 21 942 euro. Stawka stanowi wyłącznie podatek.
● IV próg - 52% od pozostałej części. Stawka stanowi wyłącznie podatek.
Rozliczenia podatkowe
Termin na rozliczenie się z fiskusem jest w Holandii o miesiąc krótszy niż w Polsce. Przedsiębiorca ma na to czas do 1 kwietnia. Jeśli nie rozliczy się z fiskusem za dany rok podatkowy w terminie, urząd może go upomnieć oraz nałożyć karę finasową.
Jeżeli chodzi o podatek VAT, obowiązek rozliczeniowy występuje raz na kwartał. Urząd skarbowy kwartalnie wysyła do przedsiębiorców deklaracje, które są zobowiązani wypełnić i złożyć w terminie 1 miesiąca od zakończenia okresu rozliczeniowego, za który jest składana. Składając pierwszą deklarację VAT, podatnik musi załączyć faktury zakupowe (do sprawdzenia wynikającego z nich VAT-u naliczonego) oraz faktury sprzedażowe. Kiedy kolejny raz będzie się rozliczać, wystarczy, że zrobi w deklaracji zestawienie faktur, na których podstawie ją sporządził. Standardowa stawka podatku VAT wynosi 19% i ma zastosowanie do większości towarów i usług. Niższa stawka VAT, 6%, stosowana jest w przypadku żywności, wody, książek, gazet, czasopism, dzieł sztuki, reklamy prasowej, materiałów dla niewidomych, leków, transportu pasażerskiego, kosztów zakwaterowania w hotelach, opłat wstępu do muzeów, kin, na imprezy sportowe, parków rozrywki, usług i towarów wykorzystywanych w rolnictwie, usług pracochłonnych.
Ubezpieczenie społeczne
Przedsiębiorcy obowiązkowo muszą opłacać składki na ubezpiecznie zdrowotne i społeczne, które są pobierane razem z podatkiem. Stanowią one ponad 30% kwoty podlegającej opodatkowaniu.
Magdalena Skrzypek-Terlecka