Dokumentacja aplikacyjna powinna być przygotowana starannie oraz z uwzględnieniem wszystkich wymogów określonych w programie - tak aby zagwarantować skuteczne przejście przez etapy oceny wniosku: ocenę formalną, techniczno-ekonomiczną oraz merytoryczną projektu.
Błędy wnioskodawców
Błędy w przygotowanej dokumentacji mogą być przyczyną negatywnej decyzji już na wstępnym etapie oceny formalnej. Przykładowo w latach 2004-2006 zdarzało się, że nawet 50-70 proc. wniosków w ramach jednej rundy aplikacyjnej było odrzucanych z uwagi na błędy formalne (np. w Poddziałaniu 2.2.1. SPO-WKP). Analiza wybranych, najczęściej popełnianych błędów wnioskodawców z poprzednich lat (patrz ramka) ma pomóc w ich uniknięciu w przyszłości.
Cierpliwość i skrupulatność
Kluczem do sukcesu w procedurze ubiegania się o fundusze UE jest przede wszystkim cierpliwość i skrupulatność. Powyżej wskazane błędy nie wynikają jednak tylko z nieuwagi osób przygotowujących wnioski. Częste zmiany wytycznych, instrukcji i wzorów wniosków (czy nawet generatora) dezorganizują pracę i nakładają na osoby przygotowujące wniosek obowiązek ciągłego monitorowania zmian w przepisach.
Zalecane jest bieżące kontrolowanie stron internetowych instytucji udzielających wsparcia, co zdecydowanie ułatwia działanie. Oficjalne komunikaty na bieżąco informują przyszłych beneficjentów o wprowadzeniu zmiany oraz uzasadniają jej dokonanie. Wiele błędów rachunkowych, niespójności danych czy braków w załącznikach wynika m.in. z niewielkiej ilości czasu poświęconego na przygotowanie dokumentacji.
Na co zwrócić uwagę, aby praca nad wnioskiem przebiegała sprawnie? Przede wszystkim należy szczegółowo analizować wymogi programu i działania, w ramach którego przygotowywany jest wniosek. Trzeba zapoznać się z zasadami udzielania pomocy publicznej (uwaga na zmiany od 1 stycznia 2007 r.!). Znajomość szczegółowych zasad ułatwi przygotowanie najważniejszych elementów aplikacji, tj. dobór wskaźników czy kosztów kwalifikowanych.
W przypadku niejasności w obowiązujących wytycznych warto kontaktować się bezpośrednio z instytucją wdrażającą dany program. Warto także śledzić odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, które pojawiają się na stronach internetowych instytucji wdrażających.
Harmonogram prac
Podczas prac nad wnioskiem, mając na uwadze termin składania wniosków, warto przygotować harmonogram prac, powołać koordynatora projektu oraz zespół odpowiedzialny za realizację całego procesu. By uniknąć błędów, należy zarezerwować czas na ostateczną weryfikację dokumentacji (wniosku z załącznikami) oraz jej podpisanie zgodnie z zasadami określonymi w programie.
W ostateczną weryfikację wniosku warto także zaangażować osobę spoza zespołu projektowego, która obiektywnie zweryfikuje przygotowaną dokumentację i bardzo często będzie w stanie wykryć błędy, których osoby długo pracujące nad wnioskiem już po prostu nie widzą.
CZEGO TRZEBA UNIKAĆ
Najczęściej popełniane błędy wskazywane przez przedsiębiorców oraz instytucje wdrażające:
- Niezgodność wersji elektronicznej wniosku z wersją papierową
- Pozostawienie pustych pól we wniosku
- Brak wymaganych załączników lub ich nieodpowiednia forma
- Brak podpisów i pieczątek na dokumentach
- Zbyt późne złożenie wniosku wraz z wymaganymi załącznikami
- Błędy rachunkowe
- Błędne zakwalifikowanie w poczet kosztów kwalifikowanych wydatków niepodlegających wsparciu
- Błędy w wyliczeniu intensywności pomocy
- Niespójności danych liczbowych pomiędzy wnioskiem a załącznikami
ANNA KOZERA
konsultant PNO Consultants