Co robić, a czego nie, aby nie narazić się na ryzyko odmowy wypłaty dotacji bądź konieczność zwrotu unijnego wsparcia?
A jak absolutna konieczność realizacji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie, czyli... Dekalog Beneficjenta:
I Nie rozpoczynaj realizacji projektu wcześniej niż po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie/ podpisaniu umowy o dofinansowanie (określone w regulacjach dot. Programu i Działania, w ramach którego otrzymałeś dofinansowanie). W przeciwnym wypadku wszystkie wydatki w ramach projektu zostaną uznane za niekwalifikowane, co w dalszej kolejności oznacza odmowę wypłaty wsparcia oraz wypowiedzenie umowy.
II Nie dokonuj zmian/ modyfikacji w trakcie realizacji projektu, które miałyby bezpośredni wpływ na jego realizację lub osiągnięcie jego celów bez uprzedniego poinformowania i otrzymania akceptacji ze strony właściwych instytucji (nie dot. przesunięć między poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikowanych do określonego w regulacjach programowych poziomu).
III Wypełniaj obowiązki sprawozdawcze względem Instytucji Wdrażającej (składaj prawidłowe sprawozdania okresowe i końcowe).
IV Przestrzegaj procedur związanych z zamówieniami publicznymi, jeśli Ciebie obowiązują.
V Przy wykorzystywaniu środków pomocowych nie naruszaj obowiązujących przepisów dot. finansów publicznych.
VI Przy realizacji dostaw, usług lub robót budowlanych w ramach projektu, wybieraj i udzielaj zamówień w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji oraz dołóż wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów.
VII Wypełnij prawidłowo wszystkie warunki wypłaty dotacji określone w umowie o dofinansowanie.
VIII Przechowuj całą dokumentację związaną z realizowanym projektem zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, nie krócej jednak niż to zostało określone w umowie o dofinansowanie.
IX Informuj opinię publiczną o tym, że projekt jest współfinansowany ze środków unijnych.
X Osiągnij założone cele projektu i zapewnij trwałość jego efektów!
B jak bankowy rachunek projektowy. Umowa o dofinansowanie zobowiązuje beneficjenta również do rozliczenia projektu zgodnie z zasadami i w terminach w niej określonych, w tym do dokonywania płatności za wykonane usługi, dostawy bądź roboty budowlane za pośrednictwem rachunku bankowego. Wygodnym rozwiązaniem w tym zakresie jest otwarcie wyodrębnionego rachunku bankowego przeznaczonego wyłącznie do obsługi i rozliczenia dotacji oraz samej inwestycji. Wyciąg z takiego rachunku gwarantuje właściwe udokumentowanie poniesionych nakładów, co jest kluczowe z punktu widzenia kwalifikowalności wydatków. Jednocześnie koszty - zarówno otwarcia jak i prowadzenia takiego rachunku oraz opłaty pobierane od dokonywanych transakcji finansowych związanych z projektem - kwalifikują się do refundacji.
C jak czynności kontrolne podejmowane przez upoważnione do tego krajowe i unijne instytucje, których celem jest wykrywanie wszelkich nieprawidłowości pojawiających się w związku z realizacją i rozliczeniem projektów współfinansowanych ze środków pomocowych. Przez nieprawidłowości należy ogólnie rozumieć wszelkie naruszenie przez beneficjenta prawa krajowego dot. pomocy ze środków unijnych bądź prawa wspólnotowego skutkujące narażeniem na szkody budżetu Unii Europejskiej. Jako najczęstsze nieprawidłowości wymieniane są:
- przedstawianie do refundacji kosztów niekwalifikowanych,
- posługiwanie się dokumentami sfałszowanymi i potwierdzającymi nieprawdę.
Warto pamiętać, że dopuszczenie się nieprawidłowości oraz nieusunięcie ich przyczyn i skutków stanowi kolejną podstawę do rozwiązania umowy o dofinansowanie, a co za tym idzie - nieotrzymanie dofinansowania bądź konieczność jego zwrotu.
Należy więc postępować zgodnie z umową o dofinansowanie, zapewnić płynność finansową i prawidłowe rozliczenie projektu oraz nie dopuścić do nieprawidłowości. Wówczas dotacja zostanie wypłacona. Warto pamiętać, że w wielu tych kwestiach może pomóc bank.
Joanna Sonntag
departament kredytów klientów korporacyjnych ING Bank Śląski