Przygotowanie do uzyskania statusu Upoważnionego Podmiotu Gospodarczego będzie dosyć pracochłonne i długotrwałe. Przedsiębiorstwo musi wdrożyć lub dopasować już istniejące procedury wewnętrzne, które będą regulowały kompetencje poszczególnych jednostek organizacyjnych firmy. Mając na uwadze wytyczne Komisji Europejskiej, procedury wewnętrzne powinny regulować kompetencje poszczególnych działów przedsiębiorstwa, poczynając od zarządu spółki, poprzez jej newralgiczne działy partycypujące w obrocie handlowym, takie jak działy: finansów, logistyki, systemów informatycznych, ochrony, personalny. System zakładać musi również wdrożenie systemu zbierania i gromadzenia informacji o dostawcach i odbiorcach towarów.
Podmiot, przygotowując się do kontroli ze strony organów celnych, powinien przeprowadzić samoocenę, która umożliwi mu stwierdzenie, czy spółka jest w stanie spełnić określone wymogi dla uzyskania statusu Upoważnionego Podmiotu Gospodarczego, co wiąże się z przeprowadzeniem audytu wewnętrznego i ewentualnych szkoleń.
Instytucja Upoważnionego Podmiotu Gospodarczego została już wprowadzona do Wspólnotowego Kodeksu Celnego i przepisy w tym względzie już obowiązują.
Niezależnie od tego wydaje się, że wprowadzenie wspomnianych przepisów będzie miało największy wpływ na działalność firm logistycznych i spedytorskich. Kwestie związane z zapewnieniem bezpiecznego i chronionego transportu towarów, w tym niedopuszczenie do nieuprawnionego dostępu oraz manipulowania towarami i środkami transportu, zgodnie z wymaganiami certyfikatu UPG będą wymagały nowatorskiego podejścia przez te firmy do wielu spraw związanych ze składowaniem, załadunkiem i transportem towarów.
Mając na uwadze doświadczenia firm wdrażających lub weryfikujących systemy zarządzania jakością w przedsiębiorstwach można przypuszczać, że wdrożenie lub weryfikacja systemu pod kątem spełnienia wymogów certyfikatu Upoważnionego Podmiotu Gospodarczego - UPG, będzie raczej długotrwała. Stąd też już teraz, na bazie istniejących przepisów, jak również planowanych zmian, każda firma dokonująca obrotu towarowego z zagranicą powinna zastanowić się i ewentualnie przeprowadzić wstępną weryfikację wewnętrznych procedur pod kątem przyszłych wymogów i kryteriów wynikających ze statusu Upoważnionego Podmiotu Gospodarczego.
Hubert Jądrzak, partner PricewaterhouseCoopers
Not. KT