Korespondencja milowa z szefem wymaga od pracownika dużego wysiłku i zastanowienia. Musi on ponadto nauczyć się przestrzegania zasad mailowej etykiety. Jednym z głównych założeń mailowego savoir-vivre’u jest zwracanie się do przełożonego w sposób formalny. W tej korespondencji nie można sobie pozwolić na używanie żartobliwych sformułowań, potocznego stylu wypowiedzi. Nawet jeśli prywatnie jesteś ze swoim bezpośrednim przełożonym „na ty”, maile służbowe formułuj w sposób oficjalny. Może bowiem zdarzyć się, że zechce on przesłać naszą wiadomość dalej np. do swojego zwierzchnika.
Zobacz: Wstawanie przy powitaniu
Jeśli z kolei chciałbyś napisać maila do wyższego kierownictwa, wyślij go również swojemu bezpośredniemu przełożonemu. Powinien wiedzieć o każdym Twoim pomyśle wysyłanym „górze”.
Nie zwracaj się z każdym drobiazgiem do swojego szefa i nie wysyłaj mu zbędnych kopii maili z zapytaniem klientów czy współpracowników. Nie musi on wiedzieć o każdym Twoim posunięciu.
Pamiętaj, że korespondencja mailowa z szefem jest korespondencją oficjalną, w której należy zachować wszelkie formy grzecznościowe. Zatem zawsze rozpoczynaj swój list zwrotem „Szanowny Panie”, a kończ „Z wyrazami szacunku” lub „Z poważaniem”. Zadbaj o swój podpis w skrzynce mailowej, w którym zawarte będą: imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, telefon kontaktowy, ewentualnie faks. Nie pozostawiaj swoich maili bez podpisu, a także bez odpowiednio dobranego tytułu.
Zobacz: Naucz się pracy w zespole